Gestão do departamento de compras

Conheça tendências, competências e informações para melhorar a gestão do seu setor de compras, otimizando seu tempo e reduzindo despesas.

 

4 dicas para otimizar o tempo dentro do setor de compras

4 maneiras de melhorar o gerenciamento de compras de materiais indiretos

Solucionando os 5 principais problemas do departamento de compras

O papel da Strategic Force em Compras 4.0

Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras com a Matriz Kraljic

Business Intelligence: qual sua aplicação no departamento de compras?

7 dicas para não extrapolar o orçamento da área de compras

Transformando o setor de compras com planejamento

Benefícios da gestão de contratos em compras

Benefícios de uma trading para o departamento de compras

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4 dicas para otimizar o tempo dentro do setor de compras

Do tempo destinado a reuniões de trabalho, aos estudos e ao momento dedicado à família, muitas atividades competem por nossa atenção durante o dia. E, quase sempre, acabamos com a sensação de que as 24 horas são insuficientes para darmos conta de todos os compromissos.

Por conta disso o economista Daniel Hamermesh, em seu livro Spending Time: the most valuable resource (em português, Passando o Tempo: o recurso mais valioso), define o tempo como a mercadoria mais escassa dos tempos atuais.

Ele vai além, afirmando que mesmo que consigamos ganhar algum tempo morando perto do trabalho ou contratando uma pessoa para executar algumas tarefas que podem ser delegadas, ainda assim sobrará uma lista de atividades intransferíveis – como uma reunião importante com fornecedor, onde ocorrerão negociações complexas, ou o aniversário do filho. E, novamente, o tempo parecerá insuficiente.

Uma das maneiras de superar essa situação é com planejamento e administração eficiente do tempo – o que irá colaborar para uma maior produtividade no setor de compras.

Para fazer com que essa balança penda favoravelmente para o seu lado, confira a seguir algumas dicas para gestão de tempo.

4 dicas para o otimizar o tempo dentro do setor de compras

“Até administrarmos o tempo, não administramos mais nada“. Essa frase do pai da administração moderna, Peter Drucker, resume bem a importância da gestão de tempo e para te ajudar a conseguir uma boa administração em sua agenda, listamos algumas dicas importantes. Acompanhe!

1) Conte com procedimentos sólidos

Quando todo o trabalho dentro do departamento de compras é realizado seguindo normas e processos previamente planejados — embasados tanto em conhecimentos teóricos quanto em experiências práticas — reduz-se os riscos de erros e, por consequência, a necessidade de gastar tempo corrigindo problemas no futuro.

Nesse sentido é importante que o setor de compras:

• Tenha um bom programa de Compliance;
• Esteja atento às contratações e certifique-se de que todos os contratados são, de fato, qualificados para fazer parte da equipe e administrar sua carteira de compras;
• Adote soluções tecnológicas adequadas que automatizem tarefas repetitivas e ofereçam agilidade aos processos e projetos da área. Ferramentas como Evernote (permite criar lista de tarefas e controlar prazos, entre outras funções) ou RescueTime (ajuda a entender hábitos da rotina de trabalho e gera relatórios para análise do usuário), é uma dessas opções – veja outros softwares úteis ao trabalho no setor de compras.

Essas providências, a médio e longo prazo, costumam trazer resultados muito satisfatórios para a produtividade no setor de compras.

2) Contar com um programa de treinamento eficiente e trabalho em equipe

Não basta ter uma equipe competente, é preciso oferecer capacitações constantes que ajudem a desenvolver as habilidades necessárias para a era digital.

Nesse sentido, duas práticas voltadas ao desenvolvimento profissional merecem ser consideradas:

1. Upskilling (aprimoramento): refere-se ao desenvolvimento profissional no campo em que já possui certo domínio, aperfeiçoando e ampliando suas qualificações atuais.
2. Reskilling (requalificação): aprendizado de novas habilidades com o objetivo de realizar tarefas diferentes das que já realiza.

Além disso, a comunicação transparente e clara e colaboradores bem preparados são um grande trunfo na otimização de tempo — visto que o trabalho ganha em qualidade, as dúvidas costumam aparecer em menor número, os eventuais erros são menos recorrentes e as soluções para eles, muitas vezes, partem da própria equipe.

Por isso, invista em bons canais de comunicação, para que toda a equipe conheça os objetivos do setor, o processo de trabalho e tenha espaço para esclarecer dúvidas;

Além disso, uma equipe competente costuma ser mais criativa e pró-ativa. Por isso, é  importante que todos conheçam suas habilidades e a dos demais companheiros de trabalho, havendo confiança entre todos.

3) Adote um método de gestão de tempo

Existem técnicas desenvolvidas especificamente para a gestão de tempo, permitindo alavancar a produtividade no setor de compras. Conheça algumas delas e veja de que modo elas poderão ajudar em seu dia a dia.

3.A) Método GTD (Getting Things Done)

Essa metodologia pressupõe maior controle da rotina para obter melhores resultados. Para isso, é preciso seguir 5 passos:

1. Capturar: reunir tudo o que é importante e organizar em uma lista de tarefas – que pode ser feita no computador ou no papel;
2. Esclarecer: avaliar cada item para definir quais demandam uma ação;
3. Organizar: após a seleção feita na etapa anterior, organize uma listagem agrupando as tarefas conforme semelhanças e, dentro de cada grupo, por prioridade;
4. Refletir: confira semanalmente esse planejamento para garantir que está atualizado e com todas as tarefas necessárias – você pode incluir algo novo ou excluir algum item;
5. Engajar: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.

O mercado oferece ferramentas que ajudam a aplicar o método GTD, entre eles:

• Google Keep: disponível para o navegador Chorme e sistemas operacionais iOS e Android, permite que o usuário crie notas e listas de tarefas com áudio, imagem e os “post-its” virtuais;
• Workflowy:  pode ser usado no site ou baixar o aplicativo que cria listas por categorias, organizando em áreas de responsabilidade que auxiliam definir as prioridades;
• Evernote: armazena diferentes conteúdos, como fotos, desenhos, áudios e vídeos, permitindo organizar as ideias em “cadernos” utilizando o mesmo conceito de mapa mental. Também permite organização através de notas, etiqueta, etc.

3.B) Método Kanban

Essa é uma técnica que consiste no agrupamento de tarefas em um quadro dividido por seções. Exemplo: tarefas a serem iniciadas, tarefas em andamento, tarefas concluídas.

Existem programas de computador que fazem esse trabalho – o Trello é um deles -, mas esse método também pode ser feito manualmente.

Neste caso, é preciso ter um quadro para colocar cartões com um resumo da tarefa, na seção adequada conforme o andamento do processo. Esse quadro pode ser pessoal ou para todo o setor de compras.

Se for a segunda opção, ele deve ser colocado em um espaço onde toda a equipe tenha acesso e os cartões devem ter uma cor específica para cada colaborador, que fica encarregado de alocar seu cartão na seção adequada conforme o andamento da atividade.

Esse método garante transparência à equipe, já que todos sabem o que está desenvolvido, podendo colaborar com os colegas, dando sugestões que possam facilitar e aprimorar as atividades. Também evitam que a mesma tarefa (como cotação de produtos) seja executada em duplicidade.

Dicas importantes para uso do método Kanban:

1. Defina deadlines para cada tarefa;
2. Planeje semanal ou diariamente as tarefas prioritárias a serem executadas no período, só acrescentando outras atividades quando essas, consideradas mais importantes no momento, forem finalizadas!

3.C) Método Pomodoro

Surgido na década de 1980, essa metodologia trabalha com a divisão das tarefas em intervalos de tempo chamados de “pomodoro” (cada um com 25 minutos), tendo como objetivo estimular o foco e a agilidade cerebral – confira artigo sobre Cérebro Trino e veja como usar o conhecimento sobre o cérebro em seu trabalho e relacionamentos.

Coloque a técnica Pomodoro em ação, seguindo as etapas:

1. Listar: elabore uma lista com as tarefas a serem realizadas;
2. Trabalhar sem pausas: após selecionar a tarefa que irá realizar, programe um cronômetro para 25 minutos e trabalhe nela sem interrupções;
3. Relaxar: assim que o tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos, fazendo algo que relaxe;
4. Recomeçar: depois do intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”, sempre realizando intervalos ao final de cada período;
5. Pausar por mais tempo: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa de 30 minutos – em seguida, recomece o processo.
6. Concluir: quando finalizar a tarefa, risque-a de sua lista e parta para a próxima.

Para facilitar a elaboração de sua lista de tarefas e obter melhores resultados com o método Pomodoro, siga o passo a passo a seguir:

4) Conte com os melhores fornecedores

Trabalhar com fornecedores confiáveis é uma das formas mais eficientes de economizar tempo, evitando problemas como atraso na entrega ou aquisição de produtos/materiais errados.

No entanto, pesquisar e selecionar fornecedores é uma tarefa que demanda tempo. Por isso, a estratégia mais eficiente é contar com o apoio de uma empresa especializada em compras de materiais indiretos, como a Soluparts.

Somos uma companhia global, especializada em compras de todos os tipos de materiais industriais, com acesso aos fabricantes mais relevantes e comprometidos do mundo. Fazemos várias cotações, com fornecedores diversos e enviamos aos nossos clientes uma oferta unificada, com as melhores opções em termos de valor e condições comerciais (de todos os materiais solicitados).

Além disso, também trabalhamos com contrato anual – entre em contato para saber mais. Tendo como base uma lista contendo as peças que a empresa poderá precisar no decorrer do ano seguinte, fazemos a cotação de cada item com fornecedores em todo o mundo e enviamos um documento consolidado com todas as informações dos materiais para nossos clientes.

Se, no decorrer do ano, houver demanda de algum dos materiais que constam no planejamento, não será preciso fazer nova cotação, caso o contrato tenha sido fechado. Basta enviar o pedido de compra que providenciamos a aquisição, conforme valor informado anteriormente.

Entre em contato com nosso time para saber mais detalhes sobre o funcionamento e condições do contrato anual. 

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4 maneiras de melhorar o gerenciamento de compras de materiais indiretos

O processo de compras de materiais indiretos, que permitem a existência contínua dos negócios, é imprescindível para o funcionamento de uma organização e exige um gerenciamento adequado para evitar prejuízos – isso porque a falta desses materiais poderá significar interrupções na produção e atraso em projetos.

Neste artigo, vamos abordar os desafios a serem superados para um bom gerenciamento de aquisições de materiais indiretos.

Compras de materiais indiretos: desafios

O estudo da NelsonHall, intitulado Aprimorando e redefinindo o papel da aquisição indireta, revelou que apenas 47% dos executivos da área de compras pesquisados demonstraram alto nível de satisfação com as compras de materiais indiretos em suas empresas – e esse percentual caiu para 45% quando foi analisada a capacidade de gerenciamento da equipe de aquisições de itens indiretos.

Segundo a pesquisa os principais desafios que contribuem para esses números são:

1- Forte exigência para redução de custos

Muitas vezes encarado como área de despesas, o setor de compras é constantemente cobrado para reduzir os gastos organizacionais, o que precisa ser obtido sem representar perda de produtividade para a empresa.

2- Dificuldade em gerenciar fornecedores

Essa etapa do processo de compras é considerada uma das mais complexas, envolvendo pesquisas contínuas, negociações muitas vezes complexas e, como consequência, consumindo grande tempo da rotina do setor de aquisições.

3- Falta de especialização

É muito complexo desenvolver uma equipe de compras de material indireto que tenha especialização em aquisição de produtos tão variados e requisitados com pouca frequência. E essa falta de conhecimento pode gerar problemas como compra equivocada de materiais ou negociação inadequada.

Melhorando o gerenciamento de compras indiretas

Ainda que existam obstáculos a serem superados, como já foi apontado em Departamento de Compras 4.0: desafios e tendências, é preciso encará-los como motivação para aprimorar o trabalho e o gerenciamento de compras indiretas.

Listamos, a seguir, algumas sugestões para melhorar a forma de gerenciar as aquisições de materiais indiretos.

1- Seja parceiro dos outros setores da empresa

É preciso aproximar-se dos outros setores, conquistando sua confiança a partir do entendimento de suas principais necessidades: o que estão tentando alcançar, quais os desafios que enfrentam em sua rotina e como as aquisições influenciam e colaboram nesse sentido?

Investir tempo e esforço para ouvir de verdade e entregar o que eles precisam, levará à percepção de que compras de materiais indiretos é uma operação essencial para todos os setores da organização alcançarem bons resultados.

Também é imprescindível colaborar para a capacitação do time de aquisições, com treinamentos e outros recursos que ofereçam ferramentas para aprimorar o desempenho de todos os colaboradores.

2- Use tecnologia adequada para identificar e consolidar despesas

O uso de uma ferramenta tecnológica holística para rastrear, identificar e categorizar as despesas de compras de materiais indiretos dará ao gestor de aquisições a possibilidade de agregar as necessidades de todos os setores em menos pedidos e, como consequência, obter benefícios como descontos por volume e contratos mais favoráveis.

Para identificar o nível de maturidade digital e as tecnologias mais usadas no setor compras, acesse os artigos O setor de compras na Indústria 4.0 e 4 tecnologias que mudarão o comércio global.

3- Controle o estoque de modo eficaz

A demanda por materiais indiretos pode ocorrer por conta de imprevistos. Mas, geralmente, é derivada do planejamento de manutenção preditiva e vida útil dos equipamentos e peças.

Assim sendo, o controle de estoque requer informações técnicas do estado do equipamento, bem como estatísticas que possam projetar a necessidade de compras de material indireto no futuro. Sempre baseando-se em dados históricos, no nível de criticidade da operação e na dificuldade de aquisição dos itens.

Para isso, podem ser empregados softwares de gestão de estoque, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre outras opções que já abordamos em artigo sobre os benefícios de uma cadeia de suprimentos inteligente – vale a pena ler para obter mais detalhes!

4. Fornecedores: essenciais para um bom gerenciamento de compras de materiais indiretos

Uma relação saudável com fornecedores é essencial para melhorar o gerenciamento de compras de materiais indiretos, exigindo comunicação constante e análises que extrapolam preços e prazos, passando por verificação de riscos que a empresa fornecedora possa oferecer ou requisitos legais e de responsabilidade social e ambiental – entre outros fatores.

Esse acompanhamento permitirá ter uma visão clara das condições atuais e do lugar que os fornecedores ocupam no mercado para garantir sempre o melhor negócio possível e, ainda, identificar pontos de melhoria contínua.

Contar com especialistas na busca pelos melhores fornecedores do mercado internacional, oferece muitos benefícios, como otimização do processo de compras e redução de custos. Além disso, uma empresa especializada em compras de materiais indiretos, também permite ao gestor otimizar seu tempo, focando-o em funções mais estratégicas.

A Soluparts, com escritórios na Alemanha, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong e Portugal, mantém contato com os principais fornecedores do mundo. Basta o cliente enviar as especificações do material (fabricante e part number) que buscamos as melhores condições do mercado, enviando uma cotação consolidada para otimizar o seu tempo.

Descubra todas as vantagens que só uma equipe especializada pode oferecer para sua empresa. Faça já uma cotação!

 

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Solucionando os 5 principais problemas do departamento de compras

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Você deve concordar que o tédio não existe dentro do departamento de compras. Com responsabilidades que vão de negociações complexas até o gerenciamento de fornecedores, o setor possui papel estratégico dentro de um negócio e uma rotina estressante.

Quando bem planejado e executado, o processo de compras torna-se um importante  aliado para o sucesso da organização, colaborando para uma maior produtividade e também na redução de custos.

Para isso, entretanto, alguns cuidados são essenciais, a fim de evitar os principais problemas relacionados a essa área. Confira, a seguir, os principais deles, com suas respectivas soluções.

1) Pedidos de compras com requisitos pouco claros

Os pedidos de compras normalmente partem do setor que será o usuário final do material solicitado e, nem sempre, essas áreas enviam as informações necessárias (ou corretas) para a pesquisa de preço, negociação e efetivação das aquisições.

No entanto, o departamento de compras precisa que o pedido contenha informações precisas: código da peça, fabricante, quantidade, prazo mínimo e máximo de entrega e o centro de custo onde será direcionado o valor da aquisição – para citar alguns itens.

Essa clareza na emissão de pedido, que fará toda diferença para que ocorra o melhor trabalho possível na seleção e entrega das solicitações, pode ser garantida com o uso de softwares específicos para emissão de pedido – que, também, permitirá benefícios adicionais como:

• panorama geral de todos os pedidos de compras da empresa;
• otimização de tempo;
• acompanhamento em tempo real dos processos.

A escolha da ferramenta ideal deve fazer parte de um processo amplo, onde a a segurança digital também seja considerada  – empresa alguma deseja ver seus dados vazados, gerando prejuízos financeiros e de imagem.

Em relação ao uso de ferramentas tecnológicas, confira nosso Top 10 com softwares para o departamento de compras.

2) Dificuldade de Negociação

O processo de compras exige boas estratégias de negociação, cabendo ao profissional desse departamento saber como negociar valores, prazos e outras condições de pagamento para chegar a um acordo que ofereça as melhores condições possíveis para sua empresa.

Habilidades em negociação podem ser aprendida – ou aprimorada – com a experiência e com uma atenção sempre focada nas tendências do mercado, acompanhando o movimento da economia e a realidade de cada fornecedor.

Pela importância do assunto, criamos uma série de artigos sobre o tema – entre eles:

Negociação avançada: prepare-se para melhores resultados
Usando a emoção para uma melhor negociação
Solucionando conflitos em negociação

3) Equipe sem treinamento 

Para trabalhar bem, qualquer equipe, de qualquer setor, precisa de treinamento e capacitações periódicas — e com o departamento de compras não é diferente. Trata-se de aprimorar as habilidades e conhecimentos dos colaboradores, bem como, mantê-los atualizados a respeito de novos sistemas e formas de operação em determinado segmento da empresa ou, mesmo, mantê-los alinhados às metas e objetivos da organização.

Um programa de treinamento, que pode ser realizado por canais virtuais é uma excelente maneira de garantir melhor desempenho da equipe.

Também é essencial que a equipe esteja por dentro das novidades e das notícias do setor, conhecendo metodologias como Strategic Sourcing, que aprimora muito o processo de aquisição, e esteja focada em gerar resultados e reduzir custos para a empresa.

4) Falta de transparência no processo de compras

Dentre diversos aspectos, o processo de compras envolve o julgamento das melhores propostas de fornecimento de materiais e serviços; a seleção e contratação de fornecedores; além do trabalho com licitações, sempre que for o caso.

A melhor opção para evitar problemas como fraude no processo de compras é a implantação de um eficiente programa de conformidade na empresa – falamos especificamente sobre esse assunto em outro de nossos artigos, confira: Benefícios do Compliance no departamento de compras.

Outro fator importante é fazer uso de indicadores e softwares de Business Inteligence, conforme mostramos em artigo sobre o assunto.

5) Avaliação inadequada dos fornecedores 

Dentre as diversas variáveis dentro do processo de compras, é fundamental considerar a relação custo-benefício em termos de fornecedores. Lembre-se que a qualidade dos produtos ou serviços do seus fornecedores afeta o produto ou serviços da sua empresa – ou seja, por consequência, impacta no andamento e na evolução do negócio. Também por isso, o processo de seleção desses parceiros exige muita atenção e dedicação.

Nesse sentido, na hora de escolher os fornecedores para a sua empresa, pesquise, procure por referências, busque a opinião de outras companhias que já são clientes do fornecedor em questão, e verifique se ele está alinhado às metas e valores do empreendimento no qual você está inserido.

Depois da aquisição dos produtos, dê feedbacks aos parceiros selecionados, observe se eles vão levar isso em consideração e se vão tentar adequar-se aos seus apontamentos (caso existam); avalie, ainda, se o parceiro é flexível em termos de negociação, se existe margem para isso; analise, também, o andamento geral dessa parceira; e implante políticas de melhorias para toda essa parte do processo de compras.

Lembre-se, ainda, que, para evitar ou minimizar os efeitos negativos causados por adversidades como as citadas acima, especialmente no que se refere à relação com fornecedores, você também pode contar com a ajuda de uma empresa especializada em compras de materiais indiretos, que oferece inúmeros benefícios ao seu processo de compras!

 

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O papel da Strategic Force em Compras 4.0

A estratégia competitiva, ou Strategic Force, é um conceito que permite identificar a competitividade e o potencial lucrativo de um negócio.

Desde 1979, com a publicação de um artigo denominado “Como as forças da concorrência determinam a estratégia”, de Michael E. Porter, a definição vem sendo explorada no mundo dos negócios.

Siga na leitura e saiba mais sobre esse conceito e sua aplicação em Compras 4.0.

O que é Strategic Force?

Professor da conceituada Harvard Business School, nas áreas de Administração e Economia, Michael Porter, que também é autor de diversos livros sobre estratégias de competitividade, desenvolveu o conceito que chamou de Strategic Force.

Segundo ele, existem cinco forças competitivas que determinam a rentabilidade potencial de uma indústria ou setor de atividade. Para Porter, o estado da concorrência em um setor depende de cinco forças básicas, conforme esquema abaixo:

Com esse modelo, descrever pontos fortes nos setores e identificar forças competitivas se torna mais fácil para os profissionais de compras e cadeia de suprimentos. Vejamos os pontos mais importantes das cinco forças de Michael Porter:

Força 1 – Intensidade da rivalidade competitiva

A competição permite que os profissionais das indústrias de compras e da cadeia de suprimentos analisem a velocidade do crescimento da indústria.

Por isso é importante utilizar estratégias para acompanhar o crescimento dos concorrentes, sem deixar de lado a evolução do produto no mercado. Para analisar a força da concorrência procure responder as seguintes perguntas:

• Quantos concorrentes sua empresa possui?
• Quem são esses concorrentes?
• Qual a qualidade dos produtos e serviços que eles oferecem?
• Comparando os produtos da concorrência com os seus, quais os pontos fracos e os fortes do concorrente?

Essas informações permitirão identificar o nível de rivalidade e elaborar um plano que contemple preço e campanhas de marketing, por exemplo. Se a concorrência for muito intensa, descontos e divulgação deverão ser mais agressivos, mas com rivalidade competitiva pequena, sua marca provavelmente terá mais espaço e lucros maiores.

Força 2 – Ameaça de novos participantes

Refere-se à probabilidade de seus clientes encontrarem uma maneira diferente de obter os produtos e/ou serviços o que você oferece.

Imaginemos uma empresa que oferece uma solução exclusiva para automatização de um processo importante, tendo uma ampla carteira de clientes. Se, com o tempo, sua clientela achar mais vantajoso terceirizar os serviços do que adquirir a ferramenta, haverá uma ameaça real à lucratividade da organização.

Por isso é tão importante conseguir monitorar os novos participantes no mercado, percebendo seus processos de inovação e tecnologia para a melhora de seus produtos e serviços.

Força 3 – Ameaça de produtos ou serviços substitutos

Avalie constantemente: sua posição pode ser afetada pela capacidade de outras empresas entrarem no seu mercado? É fácil conseguir uma posição no seu setor de atuação? Qual o custo para isso – alto, baixo, médio?

É essencial ter a capacidade de fazer essa análise, identificando maneiras de diversificar ou otimizar o produto/serviço que já é oferecido. Assim, é possível permanecer em alinhamento com as demandas mercadológicas, sem dar brechas para que “produtos substitutos” sejam inseridos no mercado por empresas rivais.

Força 4 – Poder de barganha dos consumidores

As perguntas para identificar o nível de barganha de seus compradores são: Quantos clientes minha empresa possui e qual o tamanho de seus pedidos? Seria difícil para eles deixarem de adquirir meus produtos e serviços e buscar um concorrente? A força que meus clientes possuem é suficiente para influenciar minha empresa e produtos?

As respostas a essas perguntas determinarão se os seus consumidores têm, ou não, força para provocar uma redução em seus preços ou alterar os produtos/serviços oferecidos.

Força 5 – Poder de barganha dos fornecedores

Nessa última força, se considera o poder dos fornecedores e a possibilidade de aumentarem preços. Responda: Quais e quantos são seus fornecedores? O que eles oferecem é algo exclusivo? Quanto custaria mudar de fornecedor?

Claro que, quanto menos fornecedores você tiver e quanto mais dependente sua empresa for deles, maior é o risco que você corre dos preços cobrados serem maiores – o que poderá afetar sua margem de lucro.

Sobre essa questão, sugerimos a leitura desse artigo que mostra os benefícios oferecidos por empresas especializadas em compra de materiais indiretos, entre eles, a capacidade de interagir de modo rápido com fornecedores do mundo inteiro, obtendo melhores preços nas negociações.

Strategic Force em Compras 4.0

A Pesquisa Global SciQuest 2017, realizada pela Cision PR Newswire com mais de 500 profissionais de compras, revelou que o setor está evoluindo, sendo cada vez mais importante para a estratégia organizacional. Entre as informações obtidas pela pesquisa, destacamos:

• 25% dos profissionais acreditam que compras é um centro de lucro em suas empresas;
• 72% disseram que estão acessando dados para ter maior visibilidade do fornecedor e, assim, conduzir suas decisões de negócios;
• 67% dos profissionais de compras afirmaram que esperam maior reconhecimento para o setor, pois há uma exigência de que compras ofereça economia e valor para suas organizações.

E se o escopo do trabalho vem evoluindo, para tornar-se cada vez mais estratégico, o conceito nascido em Harvard se mostra extremamente vantajoso para o departamento de compras 4.0.

A análise e aplicação da teoria de Michael Porter no setor, permite, entre outros benefícios,  examinar o status atual do setor, identificando seus pontos fortes e suas forças competitivas; identificar e minimizar riscos relacionados a fornecedores; observar e compreender o mercado, incluindo a concorrência.

Métodos que ampliem a inteligência do setor de aquisições são mesmo bem-vindos. Entre eles a otimização do processo de compras, através dos serviços de uma empresa especializada em adquirir materiais indiretos.

É o caso da Soluparts, que tem acesso a mais de 15 mil marcas ao redor do mundo e, por isso, oferece as melhores condições comerciais  e maior segurança na aquisição de materiais indiretos para sua empresa.

Experimente nossos serviços: solicite uma cotação!

 

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Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras

Você já ouviu falar em Strategic Sourcing? Esse conceito vem sendo muito difundido entre os profissionais da área de compras e no meio empresarial.

Basicamente, essa metodologia, também conhecida como Estratégias Aplicadas no Supply Chain, pretende analisar o custo total de aquisição de produtos ou serviços através da observação, mapeamento e análise das especificações dos materiais, níveis de serviço e dos fornecedores.

Acompanhe a leitura para entender um pouco mais sobre a Strategic Sourcing e de que modo ela colabora para um processo de compras mais estratégico.

O que é Strategic Sourcing, afinal?

Questões como volatilidade política e econômica, transformação tecnológica, entre outros fatores, tornam o mercado cada vez mais acirrado, sendo imprescindível adotar processos  eficazes de sourcing para maximizar o desempenho e a eficiência dos negócios, destacando-se da concorrência.

Ligada diretamente à saúde financeira de um negócio, a estratégia baseia-se em avaliar todos os ângulos da aquisição de um material ou produto, identificando o impacto gerado nas finanças da organização. Esse método parte da premissa de que, mesmo que a compra seja feita para atender a necessidade de um setor, ela é parte da estratégia geral do negócio.

O uso de Strategic Sourcing permite analisar minuciosamente todos os custos externos e internos que influenciam no valor dos produtos finais – entre eles: logística, armazenamento e aquisição. Dessa maneira, é possível obter, entre outras vantagens:

• Redução de custo nos produtos e serviços comprados;
• Melhoria no tempo de entrega dos fornecedores;
• Aperfeiçoamento da capacidade de negociação com fornecedores e agilizando o fluxo de aquisição.
• Padronização dos processos em função da formalização das rotinas, que passam a ser documentadas;
• Maior conhecimento do mercado fornecedor;
• Racionalização da base de fornecedores;
• Melhoria no relacionamento interno e externo do departamento de compras das organizações.

De maneira prática, com o Strategic Sourcing, as organizações compradoras podem deixar de focar apenas em aspectos transacionais de compras, incorporando maior inteligência no processo como um tudo, incluindo a escolha de fornecedores.

Assim, evita-se problemas como comprar de diferentes empresas fornecedoras a mesma categoria de materiais/produtos, pagando valores diferenciados – o que não é bom para os custos organizacionais.

Como incorporar o Strategic Sourcing

Dada a importância da estratégia, a empresa de consultoria AT Kearney desenvolveu e popularizou sete etapas do processo de Sourcing:

1. Análise das categorias de produtos usadas pelo negócio, padrões de gastos e de processos e departamentos envolvidos

Identificação das áreas de gastos, categorizando-as por conta da criticidade que representam – essa categorização ajudará a estabelecer prioridades no processo de compras. Se preciso, podem ser criados outros critérios de categorização (gastos diretos ou indiretos, internacionais ou domésticos, por exemplo).

2. Desenvolvimento de uma estratégia com base nos objetivos do negócio

A estratégia deve ser baseada nos objetivos da empresa, estabelecendo um fluxo de comunicação no qual todos os interessados ​​na aquisição tenham visibilidade do processo de compras como um todo.

3. Avaliação do mercado e criação de um portfólio de fornecedores

Análise aprofundada dos fornecedores atuais e futuros, verificando sua posição no mercado e avaliando os riscos e oportunidades que oferecem.

4. Elaboração e formalização de documentos para solicitação de proposta

Informar aos fornecedores, além dos dados dos materiais desejados, quais as expectativas de desempenho esperado, permitindo que tenham um claro entendimento do que a organização necessita. Após essas providências, que deve ser repetida com cada um dos fornecedores, resta aguardar o retorno de todas elas e só então selecionar o fornecedor ideal.

Na verdade, esse processo pode ser otimizado no caso de contratação de uma empresa especializada em spare parts, que se responsabiliza pela cotação junto aos principais fornecedores do mundo e que, entre outras vantagens, ainda oferece garantia do fabricante – veja o artigo e descubra a praticidade desse tipo de serviço.

5. Negociação com os fornecedores selecionados a partir de criteriosa análise

Tem por objetivo conseguir o melhor acordo possível para a empresa. Trata-se de uma etapa muito importante e detalhada, por isso sugerimos a leitura dos artigos:

Negociação avançada: prepare-se para melhores resultados
Solucionando conflitos em negociação
Conheça BATNA, o método de negociação avançada da Harvard

6. Escolha de fornecedores e acordos firmados

Esta é a etapa burocrática na qual são redigidos documentos e contratos, ou seja, ela representa o término do processo de compras. Mas, atenção: o Strategic Sourcing não acaba por aqui, já que o relacionamento com os fornecedores é constante, especialmente quando são responsáveis pela entrega de algum recurso estratégico para a organização.

7. Acompanhamento de desempenho e otimização do plano de fornecimento, conforme necessário

Medir efetivamente o desempenho dos fornecedores em relação aos requisitos e objetivos da organização é um trabalho contínuo que ajudará a entender riscos e planejar estratégias para minimizar possíveis interrupções na cadeia de suprimentos.

Entre as formas de acompanhamento, é possível adotar a técnica QBR (Quartely Business Review) que, como o próprio nome diz, consiste em conversar trimestralmente com os principais fornecedores da empresa e discutir temas como redução de custos e aperfeiçoamento do serviço.

Realizar uma pesquisa de satisfação e controle de qualidade com os departamentos que solicitaram os serviços do setor de compras é uma boa maneira de levantar outros dados e avaliar a performance dos fornecedores, bem como identificar se o estabelecido em contrato está sendo cumprido. Esses dados serão muito úteis para a reunião QBR e também para direcionamento de melhorias e busca das melhores soluções para antecipar e/ou resolver problemas.

Fazer uma análise detalhada dos seus fornecedores utilizando a Matriz Kraljic de Strategic Sourcing (abaixo) é outra forma de acompanhar o desempenho dos fornecedores.

Matriz Kraljic de Strategic Sourcing

Após os 7 passos de Strategic Sourcing recomenda-se a formação da chamada Matriz Kraljic estratégica de abastecimento – baixe aqui nossa planilha que ajudará a elaborar sua Matriz Kraljic

Trata-se, basicamente, de um gráfico dividido internamente em 4 quadrantes – veja o modelo abaixo:

Imagem: midassolutions.com.br

 

Preparamos um modelo de Matriz Kraljic para te ajudar a mapear seus fornecedores! Para baixar o material clique aqui!

 

Analisando o eixo Criticidade/Impacto no Negócio, veremos na parte superior os itens de maior peso financeiro para empresa, representando maior importância estratégica para os negócios. Já na parte inferior, temos os itens de menor peso financeiro e de menor relevância para a empresa.

Dificuldade de Obtenção/Complexidade de Mercado é o eixo onde, à direita, temos os materiais inseridos em um mercado mais complexo (poucos fornecedores, preços influenciados, monopólios, cartéis, etc). Do lado esquerdo, por sua vez, vemos os produtos ou serviços que estão em um mercado mais competitivo, com vários fornecedores brigando por contratos de fornecimento.

Posicionar cada produto em um gráfico como esse, ajuda os profissionais de compras a terem uma visão mais ampla das necessidades da empresa e seus respectivos impactos financeiros sobre o negócio.

 

Não esqueça de acessar aqui o material que preparamos para te ajudar no mapeamento de fornecedores!

 

Por isso, a implementação da Strategic Sourcing em uma organização passa pela colaboração e pela conscientização da importância da coleta de dados. Além do manejo de tecnologia, é necessário inteligência operacional – para isso veja o artigo Habilidades essenciais para o gestor de compras 4.0 – e o uso de plataformas e sistemas, como os de Business Intelligence, por exemplo.

 

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Business Intelligence: qual sua aplicação no departamento de compras?

O Business Intelligence (BI) é o processo de coleta, organização, análise e monitoramento de dados e informações relacionadas a um negócio ou departamento.

Esses dados são convertidos em informações aplicáveis para facilitar a tomada de decisões e ajudar as empresas a resolverem problemas – com base em informações precisas e atualizadas em tempo real.

Ajudando a gerenciar a rotina, de forma eficiente e otimizada, o Business Intelligence no departamento de compras 4.0 é muito importante por oferecer o embasamento necessário para:

• Enxergar possíveis falhas nos processos do departamentos de compras;
• Melhorar as estratégias do setor;
• Otimizar negociações.

Deixando o “achismo” de lado, fica mais fácil reduzir a distância para atingir as metas e objetivos do setor e da empresa. Acompanhe no próximo tópico as informações importantes que o setor de compras pode obter com BI.

Informações importantes para um setor compras eficaz

Sabe-se que o volume de dados e informações relacionados a um empreendimento e a cada um de seus setores é muito grande. É preciso filtrá-las, atentando-se aos indicadores principais, aqueles que mais impactam nos resultados do setor.

Para o Business Intelligence no departamento de compras listamos os indicadores mais relevantes a seguir.

1) Lead time (tempo de espera)

O lead time está entre os indicadores mais importantes dentro do departamento de compras. Ele mede o intervalo de tempo entre uma solicitação de compra e o seu atendimento. Ele envolve a criação de um pedido de compra, cotações e escolha do fornecedor, prazo de entrega, recebimento e registro de entrada de cada item.

Vale salientar que o lead time é fundamental na programação das compras. Pensar nele é essencial para evitar que a empresa fique com o estoque desabastecido.

A redução do lead time pode ser conseguida com o mapeamento de todo caminho que o pedido percorre até chegar ao fornecedor, promovendo melhorias, inclusive com o uso de tecnologias adequadas.

2) Payment terms (prazo médio de pagamento)

O prazo médio de pagamento é o indicador que, como o próprio nome diz, mede o prazo médio de pagamento aos fornecedores. A função desse dado é colaborar para um eficiente controle do fluxo de caixa do negócio.

3) Custo por pedido

Dentro do Business Intelligence no departamento de compras, também é importante estar atento ao indicador nomeado de “custo por pedido”. É comum o departamento de compras negociar melhores preços e bons prazos de pagamento com seus fornecedores quando realizam pedidos em maior volume.

Algumas estratégias nesse sentido, que ajudam a melhorar a eficiência no departamento de compras, são:

• Efetuar os pedidos para determinado fornecedor em um único dia do mês;
• Buscar adquirir o máximo possível de produtos de um mesmo fornecedor;
• Analisar se vale a pena aumentar a quantidade de itens por pedido para conseguir um melhor preço — claro, se isso for positivo para as necessidades de estoque;
• Contar com a colaboração de uma empresa especializada em compras de materiais indiretos que possa unificar pedidos de diferentes fabricantes e procedentes de continentes distintos. 

4) Performance dos fornecedores

A performance dos fornecedores é o indicador que mede, justamente, a eficiência deles em diversos quesitos – entre eles:

• Disponibilidade e qualidade dos produtos;
• Preços e condições de pagamento;
• Prazos de entrega;
• Qualidade de atendimento no pré e pós-venda;
• Comprometimento em cumprir o que foi combinado.

Aqui, o mais indicado é que se faça uma análise periódica e o monitoramento constante da performance de cada fornecedor, observando todos os quesitos citados acima (dentre outros, como responsabilidade social e ambiental). Isso ajuda a manter parcerias com os melhores fornecedores.

5) Evolução do preço 

Medir a evolução do preço dos produtos adquiridos pelo departamento de compras da empresa significa comparar os valores anteriores com os atuais praticados pelos fornecedores (caso haja essa variação).

A intenção desse indicador dentro do Business Intelligence é analisar as oscilações nesse sentido e verificar se elas são justificadas — bem como, se existe algum período de compra que proporciona maiores vantagens financeiras para o negócio.

6) Saving em compras (economia feita)

O saving em compras é o indicador que representa a economia feita na aquisição de um material, sendo criado para apurar ganhos com negociação em compras.

Além dos valores, a variável de tempo e prazos de pagamento também precisa ser considerada. Como exemplo, podemos pensar na interrupção de produção por conta da falta de uma peça não solicitada pela fábrica com a antecedência necessária.

Qual o prejuízo diário da empresa com essa paralisação? Quanto será economizado se o departamento de compras conseguir uma entrega urgente que acabe com a interrupção? Esses números devem ser contabilizados no indicador que mostra a redução de custos proporcionada pela ação do setor de compras – sobre custos, leia nosso artigo sobre como equilibrar melhor as finanças organizacionais, sabendo escolher entre Opex e Capex.

 

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Colocando o BI em prática

O especialista em compras, Gerard Chick afirma que o uso de BI permitirá que “os profissionais de aquisição trabalhem de modo proativo, ficando à frente do jogo”. Mas, para obter vantagem competitiva não basta ter informações atualizadas em mãos, é preciso condensá-las e saber analisá-las para que possa ser útil no momento de decisão.

E é aqui que entra o BI, evitando uma atuação pautada em tentativas e erros e o desperdício de tempo e de dinheiro – dois desafios que compras precisa enfrentar continuamente.

Na prática, o Business Intelligence no departamento de compras deve seguir as etapas que seguem:

A- Coleta e organização de dados

Nesta etapa, devem ser definidos os objetivos e selecionados os indicadores que servirão de base para o processamento das informações. Depois, todos os dados precisam ser registrados no banco de dados de maneira organizada, para facilitar as buscas posteriores. Uma maneira de fazer isso é ordenando esses dados em diferentes grupos de informação: tipo de material, quantidade, preço, fornecedores, etc.

Um fator importante a ser observado é a escolha da ferramenta certa para coleta de dados – além daquelas desenvolvidas para registrar informações específicas do setor de compras, existem soluções voltadas a monitorar redes sociais, sites e notícias, por exemplo.

Dependendo das necessidades do negócio pode ser necessário uma série de plataformas disponíveis no mercado, por isso, contar com apoio de profissionais experientes que conheçam as tecnologias existentes e as características da empresa é a forma mais adequada de fazer a escolha ideal.

B- Análise de dados

Depois de alimentar o banco de dados, é preciso interpretar informações, definindo métricas e elaborando dashboards para facilitar a visualização dos dados – eis uma das habilidades que o profissional de compras precisa dominar nos dias atuais para ser bem sucedido nessa tarefa.

O uso de soluções tecnológicas específicas para BI é essencial nesta etapa, uma vez que são programadas para fornecer relatórios pautados nas métricas definidas pelos usuários – desempenho de fornecedor, preço, prazo, etc.

Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, SAS Business Intelligence, SAP Business Objects e Domo são alguns exemplos de plataformas de BI. Na hora de escolher uma delas, você precisa analisar as demandas da sua empresa e a verba disponível para esse investimento.

Aproveite e confira aqui quais são os 10 softwares que facilitam a rotina do setor de aquisições!

C- Compartilhamento de dados

Após obtenção das informações, os relatórios extraídos do software de BI devem ser compartilhados com todos os interessados, colaborando para decisões mais ágeis e assertivas. Também deve-se monitorar o desenvolvimento da estratégia de Business Intelligence, adequando-a à eventuais mudanças ocorridas na empresa/setor de aquisição.

Business Intelligence no departamento de compras ajuda a acompanhar desempenho de fornecedores

Aplicar o Business Intelligence ao setor de compras, significa sair do escuro e trabalhar à luz de fatos, fornecendo elementos concretos para uma das etapas mais complexas: analisar o desempenho dos fornecedores.

Trata-se de um processo no qual a falta de informações concretas pode interferir diretamente nos resultados da empresa. Mas o BI ajuda em uma maior transparência, em função das facilidades que oferece.

• Análise e aperfeiçoamento de parcerias: o comprador precisa de produtos de qualidade, entregues dentro do prazo estipulado e o BI oferece dados em tempo real para que a avaliação seja efetuada de modo correto e rápido;
• Monitoramento do desempenho do fornecedor: O Business Intelligence  permite insights que vão colaborar para que o fornecedor saiba onde pode melhorar os seus serviços e assim, tornar-se um parceiro;
• Aumentar a transparência no processo de compras: o BI organiza todos os dados que envolvem cada transação de compras, oferecendo comparações entre os fornecedores em cada indicador definido, gerando transparência ao processo de compras dentro da própria empresa e com os fornecedores.

Sem informações concretas, as tomadas de decisões em compras, muitas vezes, seguem o feeling. As ferramentas, no entanto, expandem a avaliação de fornecedores – não apenas relacionadas ao menor preço, mas também envolvendo outras métricas significativas como qualidade e entrega pontual!

Sobre o aprimoramento no processo de compras, sugerimos a leitura dos artigos:

Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras
O papel da Strategic Force em Compras 4.0

O Business Intelligence oferece maior eficiência do processo de compras. Eficiência que também pode ser obtida ao contar com o apoio de uma empresa especializada no fornecimento de spare parts, como a Soluparts.

Somos uma companhia global, com escritórios tanto no Brasil, quanto na Alemanha, em Portugal, em Hong Kong e nos Estados Unidos. Facilitamos todo o processo de aquisição de materiais indiretos da sua empresa, pois temos acesso a milhares de produtos e fornecedores do mundo todo.

Para entender melhor como a Soluparts  pode contribuir com o departamento de compras de sua empresa, entre em contato com a nossa equipe!

 

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7 dicas para não extrapolar o orçamento da área de compras

No contexto corporativo, o planejamento orçamentário está ligado, de maneira intrínseca à manutenção e crescimento de uma empresa.  

No departamento de compras, particularmente, a cobrança para redução e controle de gastos, por parte da diretoria é enorme. A lucratividade de toda a empresa depende da boa gestão do departamento e das atividades diretamente ligadas a ele, como logística e manutenção. Assim, os profissionais de compras deixam de atuar apenas no processo de aquisição e passam a participar ativamente da discussão orçamentária.

Neste texto, discutiremos a importância da elaboração de um orçamento para a área de compras. Além disso, traremos algumas dicas sobre como se manter fiel a ele e até reduzir custos (um grande desafio, diante da realidade complexa, volátil, dinâmica e competitiva de uma empresa). 

 

Por que o orçamento de compras é importante? 

Os especialistas que discutem o tema citam alguns pontos relacionados à relevância de um orçamento para compras:

• Informa a estratégia de compras, deixando claro o que é possível ou não comprar, de acordo com o orçamento estabelecido;
• Ajuda a mensurar os gastos, sinalizando quando há problemas com as finanças, se há um gasto além do previsto que pode prejudicar o processo de aquisição, ou se existem peças sendo compradas com o valor acima da média do mercado;
• Garante transparência entre as áreas da empresa, podendo o departamento de compras ficar responsável por suas finanças;
• Auxilia em um gerenciamento mais efetivo das finanças das aquisições, já que um orçamento permitirá a alocação apropriada de recursos para projetos de compras;
• Provê insights para a tomada de decisões. Informações dos orçamentos de compras (tendências de gastos) podem te ajudar a fazer tomar melhores escolhas.
• Em função das vantagens anteriormente descritas, o orçamento para a área de compras é primordial para a redução de despesas de curto, médio e longo prazo. 

 

Dicas para se manter fiel ao orçamento de compras 

Para obter sucesso na elaboração e no acompanhamento das informações relativas ao orçamento de compras, há uma série de orientações que podem ser seguidas:

1. Identifique os produtos que precisam ser comprados

Defina quais peças deverão ser compradas, qual a quantidade, quando precisarão ser usadas e quanto está disposto a pagar. Pesquise opções de fornecedores e considere aqueles que possuem uma boa reputação, bons preços, serviço ao consumidor e melhor tempo de resposta.  Por fim, feche negócio com o fornecedor que oferecer as melhores condições.

Este processo pode se tornar cansativo, já que envolve etapas de negociação, mas é extremamente necessário!

A gestão de estoque, que se estende para outra filiais ou outras plantas, também é muito importante para manter o orçamento da área. Antes de comprar uma peça cujo uso é baixo, vale verificar se ela está em estoque em outras filiais e, em caso positivo, solicitar a peça para a filial que a necessita.

Quando essa checagem de estoque não é feita da maneira correta, corre-se o risco de que peças sejam sucateadas – e esse é a principal causa de gastos desnecessários e desperdícios.

Vale lembrar que materiais indiretos de baixa rotatividade guardados em depósitos imobilizam verba e diminuem o capital de giro, podendo levar à perda de boas oportunidades de compra por falta de capital disponível. 

2. Obtenha a aprovação de outras partes interessadas

Promova a credibilidade e a legitimidade do orçamento, ao envolver outras áreas estratégicas (como contabilidade e finanças), que poderão sugerir economias.

Algumas empresas têm o orçamento anual definido pela diretoria financeira e, durante o mês, uma reunião é feita com todo o departamento de compras e a diretoria para acompanhamento de despesas. Da mesma forma, outra reuniões internas do departamento são necessárias para o estudo de estratégias de redução de gastos – esses encontros periódicos com foco no orçamento são importantes para manter as despesas  sob controle!

3. Planeje seus gastos com antecedência

A pessoa responsável pela área de compras precisa saber o valor disponível para a compra de um item específico, e deve deixar claro aos fornecedores o quanto ela está disposta a pagar por determinado produto.

O planejamento aqui é essencial também para entender qual deve ser a condição negociada para tal entrega. Uma compra feita com antecedência de alguns meses, permite que o preço baixo seja priorizado em detrimento do lead time, por exemplo.

Já uma peça comprada de última hora, mesmo que seja muito necessária para a produção, acaba saindo a um preço maior – sem contar que o preço do frete urgente acaba saindo mais caro. 

Um planejamento bem feito permite, ainda, a consolidação de carga, diminuindo o preço do envio do material. Isso porque é feito um embarque único de todas as peças – mas, para isso é importante ter um parceiro que forneça várias marcas e seja capaz de guardar seus produtos no depósito para um embarque único, algo que a Soluparts oferece.

4. Tenha uma margem para flexibilizar o orçamento

Essa margem irá ajudar a ajustar o orçamento da área de compras diante de incertezas e riscos como aqueles relacionados a projetos, aquisições e entregas. É importante manter as partes interessadas cientes dessas mudanças, para que eles entendam a situação real e o quanto dessa margem já foi usada. Essa cautela é fundamental em tempos de crise econômica como a que estamos vivendo no momento.

5. Documente e acompanhe os termos com seus fornecedores 

Essa etapa é imprescindível para auxiliar no controle dos acordos firmados, mantendo, consequentemente, o orçamento atualizado.

Entre os pontos essenciais deve ficar bem claro o que o fornecedor deve oferecer (e qual o preço, condições de pagamento e prazos de entrega), condições no caso de quebra contratual e a garantia de confidencialidade – confira na íntegra artigo sobre os benefícios da gestão de contratos em compras.

6. Use a tecnologia a seu favor

Use softwares que atualizem gastos, em tempo real e ajudem a rastrear pedidos e aprovações. Desta forma, as informações ficarão mais organizadas e os profissionais poderão se focar em atividades menos operacionais e realizar um trabalho mais analítico, buscando otimizar os processos, reduzir despesas e, consequentemente, aumentar o lucro da empresa. Veja o nosso artigo sobre os 10 softwares para o departamento de compras para dicas.

Alguns softwares da área de compras emitem pedidos de compra automáticos para peças que são compradas regularmente – como de três em três meses -, com base no último preço ofertado pelo fornecedor. É necessário acompanhar esses pedidos de perto para que seja possível renegociar os preços, que tendem a aumentar dependendo do contrato.

O ideal é procurar entender porque o possível aumento aconteceu e de que forma vai impactar nos gastos – esse reajuste pode ser por conta de tarifas, por exemplo.

Mantenha cotações e contatos de outros fornecedores que tenham essa mesma peça para acioná-los, caso o preço aumente a ponto de não ser mais viável sua compra com a mesma empresa. Como podemos notar, renegociaçãoe controle de contrato são muito importantes e precisam ser acompanhados.

Além disso, crie em seu software de Business Intelligence, um dashboard exclusivo para analisar as métricas relacionadas à redução de despesas e controle de orçamento.

7. Tenha uma equipe que entenda de orçamento

Grandes empresas oferecem a seus profissionais da área de compras treinamentos sobre fluxo de caixa, gestão financeira e orçamento para qualificá-los a tomar decisões importantes para controle de gastos.

Conhecer a fundo o funcionamento da supply chain e ter conhecimentos de logística é fundamental. Procure entender também o ciclo de produtividade e lucro gerado por cada peça adquirida. Isso vai te ajudar a definir a prioridade e urgência de uma compra específica e os Iconterms e condições de pagamentos ideais para ela. Por exemplo, se a válvula que você comprou precisa produzir por X meses para gerar Y de lucro em 180 dias, e esse valor pagar a válvula, você pode negociar o pagamento para 180 dias após embarque da mesma. 

Conclusão 

Neste artigo, discutimos a importância de controlar de perto o orçamento da área de compras. O crescimento de uma empresa, no mundo de hoje, é complexo e traz vários desafios, tornando o planejamento orçamentário peça importante para seu sucesso e rentabilidade.

É importante haver um diálogo frequente entre a equipe de compras e o departamento financeiro, para existir um alinhamento entre todos. Além disso, é necessário manter a flexibilidade, o controle e a transparência sobre as decisões tomadas.

A efetivação de estratégias de redução de gastos nas organizações as deixa mais competitivas, por possibilitar investimentos em seu crescimento e em pessoas, como: 

• Renovação de maquinário;
• Capacitação de colaboradores;
• Melhoria e ampliação da estrutura física.

 

Para a realização de compras com bons preços, uma ótima opção é contar com uma empresa como a Soluparts. Nossa equipe de especialistas em compras de materiais indiretos consegue sempre as melhores propostas comerciais para sua empresa.

Oferecemos também o  Contrato Anual: a partir de sua assinatura, os preços cotados de cada peça permanecem inalterados pelo período de um ano, garantindo mais liberdade para realizar as compras no período que preferir. 

Isso te ajuda a mapear e planejar os custos aproximados de spare parts para o próximo ano, permitindo um melhor controle de seu orçamento.

 

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Transformando o setor de compras com planejamento

Em um mundo ágil como o que vivemos, no qual a dinâmica e os paradigmas das cadeias de suprimentos mudam rapidamente, a transformação digital em qualquer setor, inclusive no setor de compras, é inadiável.

Mas para essa transformação ser bem sucedida e ampliar a competitividade e o potencial lucrativo de um negócio, precisamos nos perguntar: como promover essa mudança estrutural em um setor que, normalmente, possui métodos tradicionais e necessita investir na atualização e qualificação de seus colaboradores?

Elaborando um bom planejamento de compras que garanta maior previsibilidade das demandas, maior agilidade e melhores condições de negociação – especialmente, quando opta-se por um contrato anual com fornecedores, que mantém os valores das cotações das peças inalterados durante o período contratado.

 

Benefícios do planejamento de compras

O planejamento do setor de compras, é fundamental para a saúde financeira e do fluxo de caixa de uma organização. Garante que a produção nunca irá parar por falta de peças e que, quando necessário, haverá sempre peças no estoque. Além disso, evita-se sucateamento de peças, desperdícios, gastos desnecessário – como com frete aéreo no caso de compras de última hora – e nem falta de caixa para alguma compra fundamental.

Um planejamento capaz de oferecer ao setor de compras maior visibilidade das aquisições oferecerá muitos benefícios. Entre eles:

• Evitar gastos extras, que estouram o orçamento da área;
• Maior eficiência: Evita retrabalho, esquecimento de materiais a serem adquiridos e impede que o mesmo material seja cotado por mais de um colaborador;
• Permite a consolidação de pedidos, facilitando a negociação de preços e prazos de pagamento e embarque, gerando economia;
• Evita atrasos na chegada dos materiais;
• Avaliar a necessidade de conhecimento técnico para dar suporte ao processo de aquisição. Principalmente quando a capacidade técnica interna do departamento de compras não está disponível ou for insuficiente;
• Monitorar o processo de compras para analisar o desempenho real em relação às atividades planejadas e, assim, promover ajustes – de modo contínuo e ágil;
• Permitir que o departamento de compras atenda com mais qualidade e rapidez necessidades adicionais que não foram previstas no planejamento inicial;
• Aumentar a transparência e a previsibilidade do processo de compras.

 

Papel da escolha do fornecedor no planejamento de compras

Um planejamento de compras só será eficaz se incluir a etapa de qualificação de fornecedores, evitando vários inconvenientes relacionados a contratos fechados com empresas inadequadas.

E problemas com fornecedores ocorrem com mais frequência do que se imagina. Uma comunidade virtual dedicada a profissionais de compras, a Sales Hacker, avaliou o relacionamento com seus fornecedores. Entre os resultados obtidos, destacamos dois dados muito preocupantes:

• 84% dos compradores profissionais informaram que sempre ou frequentemente não recebem retorno dos fornecedores em relação às suas consultas para compra de materiais diversos;
• Em relação ao pós-venda, 76% admitem que a falta de retorno ocorre sempre ou com frequência quando pedem informação ao vendedor sobre qualquer aspecto do produto adquirido – e muitas vezes já pago.

Muitas vezes, a descoberta de um serviço ruim, seja na qualidade, preço, pontualidade, ética ou transparência, só acontece depois de contratado. Por isso é tão importante pesquisar a reputação do fornecedor antes de fechar o contrato, usar técnicas de negociação avançadas e criar indicadores de desempenho para analisar os serviços oferecidos.

Uma opção ainda mais prática é contar com serviços de empresas especialistas na aquisição de materiais, que podem oferecer muitas vantagens à organização.

 

Contrato de compras anual: vale a pena?

A opção de contrato de compras anual com um fornecedor específico ajuda a planejar a maior parte das compras do próximo ano e fechar seus valores, garantindo que está tudo dentro do orçamento. Além disso, essa modalidade permite a otimização da rotina, já que as mesmas cotações feitas no momento do contrato ser fechado não precisam ser repetidas quando a peça torna-se necessária. Ele é nossa dica de ouro para planejar estrategicamente as compras de seu departamento, de curto, médio e até longo prazos. 

Especialista em spare parts, a Soluparts oferece o contrato anual. Para isso, é preciso que seja feito um levantamento das aquisições realizadas no período anterior, bem como reuniões com todos os setores da empresa para entender a demanda individual de cada um deles no próximo ano.

Com essa lista de materiais indiretos, enviada pelo cliente, a equipe da Soluparts faz a cotação de cada um dos itens, consolidando-os em um documento único – utilizado para elaboração do contrato. Dessa forma, no decorrer do ano vigente, ao haver demanda de alguma das peças listadas não há a necessidade de enviar um novo pedido de cotação – basta enviar o pedido de compra, tendo como grande benefício a agilidade na aquisição das peças.

No Contrato Anual Soluparts, o preço das peças se mantêm inalterado por um ano. Assim, o comprador transforma-se em um gestor de contrato, ganhando tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.

 

Se você ainda tem alguma dúvida de como funciona e quais os benefícios do Contrato Anual, preparamos um infográfico para te ajudar, clique aqui para baixar.

Para entender como iniciar a elaboração de um contrato anual para sua empresa, fale com nossos especialistas em spare parts.

 

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Benefícios da Gestão de Contratos em Compras

No momento atual de crise econômica que o mundo está vivendo, a área de compras passa por vários desafios.

Entre eles incluem-se a crescente pressão para reduzir custos e otimizar o desempenho financeiro e operacional, o aumento da complexidade e volume de contratos a serem administrados, a necessidade de automatizar os processos relativos a esta área e o surgimento de novos requisitos regulatórios (por exemplo, a LGPD).

Esses fatores torna fundamental que os processos de aquisição e contratação conversem de maneira muito próxima. Esta afirmação, feita pelo Chartered Institute of Procurement and Supply, deixa clara a relevância deste tema para as organizações.

Além disso, este cenário exige que o profissional de compras desenvolva cada vez mais determinadas soft skills (como discernimento, pensamento estratégico, analítico, bom senso, inteligência cultural e emocional) para administrar demandas relativas ao gerenciamento de contratos.

Neste texto, discutiremos quais são os benefícios de uma gestão de contratos em compras, além de apresentarmos estratégias sobre como adotá-la de maneira bem-sucedida no dia-a-dia de sua empresa.

A importância da gestão de contratos em compras

Resumidamente, o processo de gestão de contratos pode ser entendido como a interação entre os fornecedores e compradores que garante a execução das obrigações (por ambas as partes) em uma relação de compra.

Há cinco pontos essenciais que devem ser contemplados nesse processo, sendo no setor de compras ou qualquer outro:

1. Bens e serviços: deixar bem descrito o que será fornecido pelo fornecedor, evitando ruídos de interpretação;
2. Preços e pagamento: definir quais são os custos de cada produto ou serviço, como e quando será pago e quais são as penalidades caso ocorram atrasos;
3. Confidencialidade e informações proprietárias: decidir quem possuirá a propriedade intelectual, caso tenha sido desenvolvido algo em parceria. Além disso, no caso de informações que não podem ser divulgadas, é essencial que haja cláusulas de confidencialidade para proteger a empresa que a detém, da melhor forma possível, contra vazamentos;
4. Isenção de responsabilidade: limitar a capacidade da outra parte entrar com uma ação judicial e recuperar possíveis danos – veja mais detalhes sobre esse item no Incoterms 2020;
5. Violações e quebras de contrato: estabelecer as condições, caso alguma das partes decida encerrar o vínculo contratual.

Além disso, de acordo com artigo do Purchasing and Procurement Center, o processo de gerenciamento de contratos inclui as seguintes etapas:

• Administrar a entrega de serviços, a fim de garantir o cumprimento dos prazos definidos;
• Estabelecer uma relação profícua entre fornecedores e compradores;
• Gerenciar o contrato em si, garantindo que as cláusulas sejam fieis à negociação e respeitadas por todos. Certificar-se de que as atividades de compras sigam o que foi combinado;
• Procurar melhorias, aumentando a eficiência e a lucratividade, consequentemente;
• Implementar mudanças quando for necessário, já que, em contratos de longo prazo, são comuns alterações relativas às atividades, solicitações e produtos disponíveis.

Há também estratégias a serem adotadas que auxiliam na melhor gestão de contratos em compras:

Centralizar as informações

Utilizar softwares de gerenciamento de contratos para arquivamento organizado de informações é uma ótima opção, já que permite ter um repositório único de documentos relacionados. Caso esta gestão seja feita por áreas diferentes (Compras e Jurídico), é importante garantir que haja coordenação e comunicação entre elas.

Promover auditorias

Cruciais para melhorar a performance (pontualidade, controles de qualidade, preços e cronogramas de pagamento) do fornecedor e garantir que a organização esteja atuando de acordo com as regras definidas e regulações – veja os benefícios do compliance em compras.

Aperfeiçoar o gerenciamento de riscos

Atrasos nas entregas das compras, pagamentos atrasados, contagem equivocadas de inventários, entre outros riscos, podem ser evitados se houver uma gestão eficiente do contrato com o fornecedor.

Dica prática para gestão de contratos: elaborar checklists

Realizar checklists é uma eficiente forma para descrever aspectos e boas práticas relativas ao gerenciamento de contratos. O checklist pode ser dividido em três colunas, contemplando as atividades a serem executadas, os stakeholders envolvidos e a frequência para a realização delas (utilize a periodicidade que faz mais sentido para a sua rotina de trabalho: diária, quinzenal, mensal, semestral, anual, no início ou fim do contrato).

Para otimizar o tempo do setor de compras e deixar a listagem de atividades mais organizada, o ideal é que elas sejam divididas em quatro principais blocos. Veja abaixo os tópicos e algumas sugestões de tarefas a serem contempladas no checklist:

1. Planejamento e preparação

Definição de políticas e procedimentos para o gerenciamento do contrato (por exemplo: estabelecer as responsabilidades das partes, avaliar a necessidade de treinamento para a equipe, criar um plano de ação e elencar os possíveis riscos).

2. Período de pré-contrato

Fase após a negociação, em que o documento é revisado novamente a fim de detectar possíveis erros, evitando riscos para a empresa. Além disso, nesta etapa é importante garantir que os documentos relacionados ao contrato estejam consistentes e que todas as partes recebam as versões atualizadas.

3. Período do contrato

Refere-se ao momento em que o contrato está ativo. Deve-se atentar para sua otimização dele e a detecção de tendências e oportunidades para contratos futuros. É importante que os documentos estejam nas ferramentas de gerenciamento e a sua execução seja acompanhada através de indicadores de performance.

4. Período de pós-contrato

Etapa em que o contrato não está mais ativo, considera as tarefas relativas ao seu encerramento e a elaboração de relatórios finais de avaliação.

Conclusão

Neste texto, trouxemos alguns aspectos relacionados à gestão de contratos em compras (sua importância, estratégias e dicas práticas para adotá-lo), que ajuda compras a promover a otimização operacional e financeira de seu setor.

O profissional de compras deve estar atento a estratégias que garantam os melhores produtos e serviços por um preço justo, com o cumprimento das responsabilidades formalizadas durante a contratação.

Soluparts oferece o Contrato Anual de Compras. Com ele, o cliente garante os preços cotados por um ano – a partir da assinatura do documento – e só precisa enviar o pedido de compra da peça desejada quando ela foi necessária, aumentando a produtividade, reduzindo custos e otimizando o tempo do profissional da área.

Fale com nossos especialistas e saiba como simplificar a gestão de contratos em compras: CONHEÇA O CONTRATO ANUAL

 

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Benefícios de uma trading para o departamento de  compras

Optar pela compra de produtos em outros países através de uma Trading Company oferece muitas vantagens. Destacamos as principais delas a seguir.

1. Otimiza o processo de compras e reduz custos

Adquirir os melhores produtos, obtendo o melhor preço, é essencial para toda empresa, mas é uma tarefa que demanda tempo e empenho do departamento de compras, principalmente para as companhias com grandes demandas.

Uma trading otimiza o seu tempo ao possibilitar que você possa concentrar todas suas demandas em apenas uma empresa. Não importa se a demanda é de 1 ou 300 itens, a trading recebe sua cotação e realizará todo o trabalho de buscar a melhor oferta junto a fabricantes internacionais e lhe oferecer a melhor proposta comercial.

2. Dá acesso aos melhores fornecedores do mundo

Tradings – em especial as que possuem escritórios nos principais mercados mundiais -, garantem que qualquer marca e produto que sua empresa necessite possam ser encontrados dentro das melhores condições possíveis – a Soluparts, inclusive, consegue buscar até materiais considerados obsoletos. Aqui não é só a quantidade, mas a qualidade dos fornecedores selecionados que conta!

3. Melhora a comunicação e eleva o nível de negociação

Negociar com os fornecedores pode ser um processo árduo, especialmente quando não se domina o idioma e a cultura do local onde está situado o fornecedor.

Tradings contam com profissionais multiculturais e experientes, aptos a efetuar negociações em diversos idiomas. Outro diferencial desses profissionais é o elevado nível de relação com os fabricantes que estão negociando, garantindo os melhores preços e condições de mercado.

4. Permite comprar quantidades menores e agiliza o recebimento dos materiais comprados

Uma trading possibilita a compra de peças em qualquer volume, evitando a aquisição de produtos em quantidade superior à real necessidade e a formação de estoques volumosos. Dessa forma, mantém os gastos do departamento de compras dentro do orçamento e evita custos com locação com depósito.

A trading também permite:

• Compra Spot – realizada pontualmente, mediante a necessidade da empresa;
• Compras por contrato – lista de materiais previamente cotados e com prazo de validade da cotação estendido ( 2 a 3 anos ). Esta modalidade transforma o comprador em um gestor de contrato, reduzindo muito o volume de cotações SPOT e otimizando o processo de compra.

5. Possibilidade de consolidação de carga

Contar com uma trading é essencial para facilitar a logística, uma vez que ela reunirá diferentes produtos, de diferentes fornecedores, em um só depósito, oferecendo uma armazenagem segura, enquanto aguarda que a empresa compradora providencie a retirada dos materiais.

O recebimento e consolidação de cargas por uma trading garante total segurança no processo uma vez que todos os itens são cuidadosamente conferidos a fim de garantir que, ao serem exportados, sejam exatamente os itens necessitados pelo cliente. Além de toda esta segurança, permite também significativa redução dos custos logísticos através da redução de despesas com fretes internacionais e custos alfandegários.

Soluparts, uma trading global

A Soluparts é capaz de oferecer cotações dos fabricantes mais relevantes do mundo – leia artigo que mostra nossos diferenciais e saiba como podemos otimizar a rotina de seu departamento de compras.

Somos um fornecedor especializado em todos os tipos de materiais industriais e possuímos escritórios no Brasil, na Alemanha, em Portugal, em Hong Kong e nos Estados Unidos.

Acesse o nosso site e conheça melhor a Soluparts! Aproveite para fazer uma cotação com a nossa equipe!

 

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Purchasing department management

Find out about trends, skills and information to improve the management of your purchasing sector, optimizing your time and reducing expenses.

 

4 tips to optimize time within the purchasing sector

4 ways to improve the management of indirect materials purchases

Solving the 5 main problems of the purchasing department

Strategic Sourcing: improving the purchasing process

The role of Strategic Force’s in Procurement 4.0

Business Intelligence: what is your application in the purchasing department?

7 tips to not exceed the purchasing area budget

Transforming the purchasing sector with planning

Benefits of contract management in purchasing

Benefits of a trading company for the purchasing department

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4 tips to optimize time within the purchasing sector  

 

From the time allotted to work meetings, studies and the time dedicated to the family, many activities compete for our attention during the day. And almost always we end up with the feeling that 24 hours are not enough to take care of all the commitments.

Because of this, the economist Daniel Hamermesh, in his book Spending Time: the most valuable resource, defines time as the most scarce commodity of today.

He goes further, stating that even if we manage to gain some time living near work or hiring a person to perform some tasks that can be delegated, there will still be a list of non-transferable activities left – such as an important meeting with a supplier, where complex negotiations will take place, or a child’s birthday. And again, time will seem insufficient.

One way to overcome this situation is with efficient time planning and administration – which will contribute to greater productivity in the purchasing industry.

To get that balance right for you, check out some time management tips below.

4 tips to optimize your time within the purchasing sector

“Until we can manage time, we can manage nothing else”. This quote from the father of modern administration, Peter Drucker, sums up the importance of time management and to help you get good administration on your agenda, we list some important tips. Check it out!

1) Count on solid procedures

When all the work within the purchasing department is carried out following previously planned standards and processes – based on both theoretical knowledge and practical experience – the risks of errors are reduced and, consequently, the need to spend time correcting problems in the future.

In this sense, it is important that the purchasing department:

• Has a good Compliance program;
• Be aware of the hiring process and make sure that all the hires are, in fact, qualified to be a part of the team and manage your purchase portfolio;
• Adopt appropriate technological solutions that automate repetitive tasks and offer agility to the processes and projects in the area. Tools such as Evernote (allows creating task lists and controlling deadlines, among other functions) or RescueTime (it helps understand routine work habits and generates reports for user analysis), is one of these options – see other software useful to work in the purchasing sector.

These measures, in the medium and long term, usually bring very successful results for productivity in the purchasing sector.

2) Counting on an efficient training program and teamwork

It is not enough to have a competent team, it is necessary to offer constant training that helps to develop the necessary skills for the digital era.

In this sense, two practices aimed at professional development deserve to be considered:

1. Upskilling: refers to professional development in the field in which you already have a certain domain, improving and expanding your current qualifications.
2. Reskilling: learning new skills in order to perform tasks different from those you already do.

Moreover, transparent and clear communication and well prepared employees are a great asset in optimizing time – since the work gains in quality, doubts usually appear in smaller numbers, possible mistakes are less recurrent and solutions for them often come from the team itself.

Therefore, invest in good communication channels, so that the whole team knows the objectives of the sector, the work process and has space to clarify doubts;

Moreover, a competent team is usually more creative and proactive. Therefore, it is important that everyone knows your skills and those of your fellow workers, and there is trust between everyone.

3) Adopt a time management method

There are techniques specifically developed for time management, that leverage productivity in the purchasing sector. Get to know some of them and see how they can help in your day-to-day.

3.A) GTD Method (Getting Things Done)

This methodology assumes greater control of the routine to obtain better results. To do this, it is necessary to follow 5 steps:

1. Capture: gather everything that’s important and organize it into a task list – which can be done on the computer or on paper;
2. Clarify: evaluate each item to define which ones demand an action;
3. Organize: after the selection made in the previous step, organize a list grouping the tasks according to similarities and, within each group, by priority;
4. Reflect: check this planning weekly to make sure it’s up to date and with all the necessary tasks – you can include something new or delete some items;
5. Engage: it’s time to actually perform the selected tasks in your lists.

The market offers tools that help apply the GTD method, among them:

• Google Keep: available for Chrome, iOS and Android, it allows the user to create notes and task lists with audio, image and virtual “post-its”;
• Workflowy: It can be used on the site or on the app that creates lists by categories, organizing into areas of responsibility that help define priorities;
• Evernote: stores different content such as photos, drawings, audios and videos, allowing the organization of ideas in “notebooks” using the same concept of mind map. It also allows organization through notes, label, etc.

3.B) Kanban Method

This is a technique consisting of grouping tasks in a table divided into sections. Example: tasks to be started, tasks in progress, tasks completed.

There are computer programs that do this work – Trello is one of them – but this method can also be done manually.

In this case, you must have a board to place cards with a summary of the task in the appropriate section as the process progresses. This board can be personal or for the whole purchasing sector.

If it is the second option, it should be placed in a space where the entire team has access and the cards should have a specific color for each employee, who is in charge of allocating his or her card in the appropriate section according to the progress of the activity.

This method ensures transparency to the team, since everyone knows what is being developed and can collaborate with colleagues, giving suggestions that can facilitate and improve the activities. They also avoid the same task (such as product quotation) being performed in duplication.

Important tips for using the Kanban method:

1. Set deadlines for each task;
2. Plan weekly or daily priority tasks to be executed in the period, only adding other activities when these, considered most important at the time, are completed!

3.C) Pomodoro Method

Created in the 1980’s, this methodology works with the division of tasks in time intervals called “pomodoro” (each one with 25 minutes), aiming to stimulate brain focus and agility – check out the article about the Triune Brain and see how to use the knowledge about the brain in your work and relationships.

Put the Pomodoro technique in action, following the steps:

1. List: make a list of the tasks to be performed;
2. Work without pauses: after selecting the task you will perform, program a timer for 25 minutes and work on it without interruptions;
3. Relax: as soon as the time is up, take a 5 minute break, doing something that relaxes you;
4. Restart: after the break, resume the activities for one more “pomodoro”, always taking breaks at the end of each period;
5. Pause for longer: after four “pomodoros”, take a 30 minute break – then restart the process.
6. Finish: when you finish the task, cross it off your list and move on to the next one.

To make it easier to draw up your task list and get better results with the Pomodoro method, follow the step-by-step below:

4) Count on the best suppliers

Working with reliable suppliers is one of the most efficient ways to save time, by avoiding problems such as late delivery or purchasing the wrong product/material.

However, searching for and selecting suppliers is a time-consuming task. Therefore, the most efficient strategy is to count on the support of a company specialized in indirect material procurement, such as Soluparts.

We are a global company, specialized in purchases of all types of industrial materials, with access to the world’s most relevant and committed manufacturers. We make several quotations, with various suppliers and send our customers a unified offer, with the best options in terms of value and commercial conditions (of all materials requested).

We also work with annual contracts – please contact us to find out more. Based on a list of parts the company may need during the following year, we quote each item with suppliers around the world and send a consolidated document with all the information about the materials to our customers.

If, during the year, there is demand for any of the materials included in the planning, it will not be necessary to make a new quotation, if the contract has been closed. All you have to do is send us the purchase order that we have arranged for the purchase, as previously informed.

Please contact our team for more details on the operation and conditions of the annual contract.

TALK TO US

 

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4 ways to improve the management of indirect materials purchases

The process of purchasing indirect materials, which allows the continued existence of business, is essential to the functioning of an organization and requires proper management to avoid losses – this is because the lack of these materials may mean interruptions in production and delays in projects.

In this article, we will address the challenges one must overcome for a good management of indirect material procurement.

Purchasing indirect materials: challenges

The NelsonHall study, titled Improving and redefining the role of indirect procurement, revealed that only 47% of purchasing executives surveyed showed a high level of satisfaction with the purchase of indirect materials at their companies – and this percentage dropped to 45% when the management capacity of the indirect procurement team was analyzed.

According to the survey, the main challenges that contribute to these numbers are:

1- Strong demand for cost reduction

Often viewed as an area of expense, the purchasing sector is constantly charged to reduce organizational spending, which must be achieved without representing a loss of productivity for the company.

2- Difficulty managing suppliers

This stage of the purchasing process is considered one of the most complex, involving continuous research, often complex negotiations and, as a consequence, consuming a great deal of time in the procurement routine.

3- Lack of expertise

It is very complex to develop an indirect material procurement team that specializes in purchasing such varied and infrequently requested products. And this lack of knowledge can generate problems such as mistaken purchase of materials or inadequate negotiation.

Improving indirect purchasing management

Although there are obstacles to overcome, as already pointed out in Procurement Department 4.0: challenges and trends, it is necessary to see them as motivation to improve the work and management of indirect material purchasing.

Below are some suggestions for improving the way indirect procurement is managed.

1- Be a partner of the other sectors of the company

It’s necessary to get closer to other sectors, gaining their trust by understanding their main needs: what they are trying to achieve, what challenges they face in their routine, and how do acquisitions influence and collaborate in this regard?

Investing time and effort to really listen and deliver what they need will lead to the realization that indirect material procurement is an essential operation for all sectors of the organization to achieve good results.

It is also essential to collaborate to train the procurement team, with training and other resources that provide tools to improve the performance of all employees.

2- Use appropriate technology to identify and consolidate expenditures

The use of a holistic technology tool to track, identify and categorize the expenses of indirect material purchases will give the procurement manager the ability to add the needs of all sectors into fewer orders and, as a consequence, obtain benefits such as volume discounts and more favorable contracts.

To identify the level of digital maturity and the technologies most commonly used in the purchasing sector, check out our articles: The purchasing sector in Industry 4.0 and 4 technologies that will change global trade.

3- Control the stock effectively

The demand for indirect materials may occur due to unforeseen circumstances. But it is usually derived from predictive maintenance planning and the service life of equipment and parts.

Therefore, inventory control requires technical information on the condition of the equipment, as well as statistics that can project the need for indirect material purchases in the future. This must always be based on historical data, the criticality level of the operation and the difficulty of acquiring the items.

For this, stock management software can be used or RFID tags, intelligent sensors, among other options that we have already addressed in an article about the benefits of an intelligent supply chain – worth reading for more details!

4. Suppliers: essential for good indirect materials purchasing management

A healthy relationship with suppliers is essential to improve the management of indirect material purchases, which requires constant communication and analysis that transcends prices and deadlines, such as verification of risks that the supplier company may offer or legal requirements and social and environmental responsibility – among other factors.

This monitoring allows a clearer vision of the current conditions and the place that suppliers occupy in the market to always guarantee the best possible business and also to identify points for continuous improvement.

Counting on specialists in the search for the best suppliers in the international market offers many benefits, such as optimization of the purchasing process and cost reduction. In addition, a company specialized in indirect material purchases also allows the manager to optimize his time, focusing on more strategic functions.

Soluparts, with offices in Germany, Brazil, United States, Hong Kong and Portugal, maintains contact with the world’s main suppliers. All you need to do is send us the specifications of the material (manufacturer and part number) and we will find the best conditions in the market, sending you a consolidated quotation to optimize your time.

Discover all the advantages that only a specialized team can offer your company. Request a quotation now!
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Solving the 5 main problems of the purchasing department

You can probably agree that boredom does not exist within the purchasing department. With responsibilities ranging from complex negotiations to supplier management, the industry has a strategic role within a business and a stressful routine.

When well planned and executed, the purchasing process becomes an important ally for the success of the organization, contributing to greater productivity and also reducing costs.

However, due to its importance, certain precautions are essential in order to avoid the main problems related to this area. Check out, below, the main ones, with their respective solutions.

1) Purchase orders with unclear requirements

Purchase orders usually come from the industry that will be the end user of the ordered material, and not always do these areas send the necessary (or correct) information for price research, negotiation and procurement.

However, the purchasing department needs the order to contain precise information: part number, manufacturer, quantity, minimum and maximum delivery time, and the cost center where the value of the acquisition will be directed – to name a few items.

This clarity in the issuance of the order, which will make all the difference so that the best possible work occurs in the selection and delivery of requests, can be guaranteed with the use of specific software for issuing the order – which, also, will allow additional benefits such as:

• overview of all the company’s purchase orders;
• time optimization;
• real-time monitoring of processes.

The choice of the ideal tool should be part of a broad process, where digital security is also considered – no company wants to see its data leaked, leading to financial and image losses.

Regarding the use of technological tools, check our Top 10 software for the purchasing department.

2) Difficulty in Negotiation

The purchasing process requires good negotiation strategies, and it is up to the professional of this department to know how to negotiate values, deadlines and other payment conditions in order to reach an agreement that offers the best possible conditions for your company.

Negotiation skills can be learned – or improved – with experience and with an attention always focused on market trends, following the movement of the economy and the reality of each supplier.

Due to the importance of the subject, we have created several articles on the subject – among them:

Advanced Negotiation: Prepare yourself for great results
Using emotions for a better negotiation
Resolving conflicts in negotiation

3) Untrained staff

To work well, any team, from any industry, needs regular training and capacity building – and with the purchasing department it’s no different. It is about improving employees’ skills and knowledge, as well as keeping them updated about new systems and ways of operating in a certain segment of the company, or even keeping them aligned with the goals and objectives of the organization.

A training program, which can be conducted through virtual channels, is an excellent way to ensure better team performance.

It is also essential for the team to be up to date with the novalties and news in the sector, by getting to know new methodologies such as Strategic Sourcing, which greatly improves the acquisition process, and is focused on generating results and reducing costs for the company.

4) Lack of transparency in the purchasing process

Among several aspects, the purchasing process involves the judgment of the best proposals for the supply of materials and services; the selection and contracting of suppliers; and the work with bids, whenever appropriate.

The best option to avoid problems such as fraud in the purchasing process is the implementation of an efficient compliance program in the company – we talk specifically about this subject in another of our articles, check it out: Benefits of Compliance in the Purchasing Department.

Another important factor is to make use of Business Intelligence indicators and software, as we show in the article on this subject.

5) Inadequate evaluation of suppliers

Among the several variables within the purchasing process, it is essential to consider the cost-benefit ratio in terms of suppliers. Remember that the quality of your suppliers’ products or services affects your company’s product or services – in other words, it impacts the progress and evolution of the business. This is also why the process of selecting these partners requires a great deal of attention and dedication.

In this sense, when choosing suppliers for your company, search for references, seek the opinion of other companies that are already customers of the supplier in question, and check whether it is aligned with the goals and values of the venture in which you are inserted.

After acquiring the products, give feedback to the selected partners, observe if they will take this into consideration and if they will try to adapt to your notes (if any); also evaluate if the partner is flexible in terms of negotiation, if there is room for this; analyze, also, the general progress of this partner; and implement improvement policies for this whole part of the purchasing process.

Also, remember that to avoid or minimize the negative effects caused by adversities such as those mentioned above, especially regarding the relationship with suppliers, you can also count on the help of a company specialized in indirect material procurement, which offers numerous benefits to your purchasing process!

 

Soluparts is a global company – with offices in Brazil, Germany, Portugal, Hong Kong and the United States – that is able to connect your company to the most relevant manufacturers in the world. We specialize in purchasing all types of industrial materials and have access to thousands of products and suppliers worldwide. Learn more about our value proposition!

To better understand how Soluparts can facilitate your company’s purchasing process, please contact our team!

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Strategic Sourcing: improving the purchasing process

Have you ever heard of Strategic Sourcing? This concept has become very widespread among professionals in the purchasing area and in the business environment.

Basically, this methodology intends to analyze the total cost for the aquisition of products or services through observation, mapping and analysis of the specifications of materials, service levels and suppliers.

Read down below so you can understand a little more about Strategic Sourcing and how it helps you to have a more strategic purchasing process.

What is Strategic Sourcing after all?

Issues such as political and economic volatility, technological transformation, among other factors, make the market increasingly competitive. For this reason, it is essential to adopt effective sourcing processes to maximize business performance and efficiency, which helps you stand out from the competition.

Directly linked to the financial health of a business, this strategy is based on evaluating all angles of the acquisition of a material or product, by identifying the impact generated on the organization’s finances. This method starts from the premise that even if the purchase is made to meet the needs of an industry, it is part of the overall strategy of the business.

The use of Strategic Sourcing allows a thorough analysis of all external and internal costs that influence the value of the end products – among them: logistics, storage and procurement. In this way, it is possible to obtain, among other advantages:

• Cost reduction in purchased products and services;
• Improvement in the delivery time of suppliers;
• Improvement of the negotiation capacity with suppliers and speeding up the acquisition flow.
• Standardization of processes according to the formalization of routines, which are now documented;
• Greater knowledge of the supplier market;
• Rationalization of the supplier base;
• Improvement in the internal and external relationship of the organizations’ purchasing department.

In a practical way, with Strategic Sourcing, purchasing organizations can stop focusing only on transactional aspects of purchasing, incorporating greater intelligence into the process as a whole, including the choice of suppliers.

This avoids problems such as buying the same category of materials/products from different suppliers, paying different amounts – which is not good for organizational costs.

How to incorporate Strategic Sourcing

Given the importance of strategy, the consulting firm AT Kearney developed and popularized seven steps in the Sourcing process:

1. Analysis of the product categories used by the business, spending patterns and processes and departments involved

Identifying areas of spending by categorizing them because of their criticality – this categorization will help prioritize the purchasing process. If necessary, other categorization criteria can be created (direct or indirect, international or domestic expenditures, for example).

2. Development of a strategy based on business objectives

The strategy must be based on the objectives of the company, establishing a communication flow in which all those interested in procurement have visibility into the purchasing process as a whole.

3. Market evaluation and creation of a supplier portfolio

In-depth analysis of current and future suppliers, checking their market position and assessing the risks and opportunities they offer.

4. Preparation and formalization of documents for proposal request

Inform suppliers, of expected performance expectations, in addition to the desired material data, allowing them to have a clear understanding of what the organization needs. After these arrangements, which must be repeated with each of the suppliers, the only thing left for you to do is wait for their offer and only then select the ideal supplier.

In fact, this process can be optimized by hiring a company specialized in spare parts, which is responsible for the quotation with the main suppliers in the world and which, among other advantages, still offers the manufacturer’s warranty- see the article and discover the practicality of this type of service.

5. Negotiation with selected suppliers based on careful analysis

It aims to get the best possible deal for the company. This is a very important and detailed step, so we suggest reading the article: Advanced Negotiation: prepare yourself for great results

6. Choice of suppliers and agreements signed

This is the bureaucratic step in which documents and contracts are written, that is, it represents the end of the purchasing process. But be aware: Strategic Sourcing does not end here, since the relationship with suppliers is constant, especially when they are responsible for delivering strategic resource to the organization.

7. Performance monitoring and supply plan optimization when needed

Effectively measuring supplier performance against the organization’s requirements and objectives is an ongoing job that will help you understand risks and plan strategies to minimize possible supply chain disruptions.

Among the forms of monitoring, it is possible to adopt the QBR (Quartely Business Review) technique, which, as the name says, consists of talking quarterly with the main suppliers of the company and discuss topics such as cost reduction and improvement of service.

Doing a satisfaction and quality control survey with the departments that requested the services of the purchasing sector is a good way to collect other data and evaluate the performance of suppliers, as well as identify whether the contract is being fulfilled. This data will be very useful for the QBR meeting and also for directing improvements and seeking the best solutions to anticipate and/or solve problems.

Making a detailed analysis of your suppliers using the Strategic Sourcing matrix (below) is another way to track supplier performance.

Strategic Sourcing Matrix

After the 7 steps of Strategic Sourcing we recommend the formation of the so-called strategic sourcing matrix – download here our spreadsheet that will help you design your matrix!

It is basically a chart divided internally into 4 quadrants – see the model below:

Image: forbes.com

 

We have prepared a Matrix model to help you map your suppliers! To download the material click here! 

 

Analyzing the Criticality/Business Impact axis, we will see at the top the items of greater financial weight for the company, representing greater strategic importance for the business. At the bottom, we have the items with less financial weight and less relevance to the company.

Difficulty in Obtaining/Complexity of Market is the axis where, on the right, we have the materials inserted in a more complex market (few suppliers, influenced prices, monopolies, cartels, etc). On the left side, we see the products or services that are in a more competitive market, with several suppliers fighting for supply contracts.

Positioning each product on a chart like this helps purchasing professionals to have a broader view of the company’s needs and their respective financial impacts on the business.

 

Don’t forget to access here the material we prepared to help you with supplier mapping!

 

Therefore, the implementation of Strategic Sourcing in an organization requires collaboration and awareness of the importance of data collection. In addition to technology management, operational intelligence is required – see the article Essential skills for the 4.0 purchasing manager – and the use of platforms and systems, such as Business Intelligence, for example.

Take the opportunity to try Soluparts’ services, a specialist in indirect material procurement, that counts on the world’s leading suppliers. We negotiate the best prices and payment conditions to optimize your company’s purchasing process: request a quote with Soluparts!

 

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The role of Strategic Force’s in Procurement 4.0

Competitive strategy, or Strategic Force, is a concept that allows the identification of the competitiveness and profitable potential of a business.

Since 1979, with the publication of an article entitled “How Competitive Forces Shape Strategy” by Michael E. Porter, the definition has been explored in the business world.

Read below and learn more about this concept and its application in Procurement 4.0.

What is Strategic Force?

Professor at the renowned Harvard Business School, in the areas of Administration and Economics, Michael Porter, who is also the author of several books on competitiveness strategies, developed the concept he called Strategic Force.

According to him, there are five competitive forces that determine the potential profitability of an industry or sector of activity. For Porter, the state of competition in a sector depends on five basic forces, as outlined below:

With this model, describing strengths in sectors and identifying competitive strengths becomes easier for purchasing and supply chain professionals. Let’s look at the most important points of Michael Porter’s five strengths:

Strength 1 – Intensity of competitive rivalry

Competition allows professionals in the purchasing and supply chain industries to analyze the speed of growth in the industry.

That is why it is important to use strategies to accompany the growth of competitors, without leaving aside the evolution of the product in the market. To analyze the strength of the competition, try to answer the following questions:

• How many competitors does your company have?
• Who are these competitors?
• What is the quality of the products and services they offer?
• Comparing the competitor’s products with yours, what are the competitor’s strengths and weaknesses?

This information will allow you to identify the level of rivalry and develop a plan that includes price and marketing campaigns, for example. If the competition is very intense, discounts and advertising should be more aggressive, but with little competitive rivalry, your brand is likely to have more space and higher profits.

Strength 2 – Threat of new participants

It refers to the likelihood that your customers will find a different way to get the products and/or services you offer.

Imagine a company that offers a unique solution for automating an important process, with a wide portfolio of customers. If, over time, your customers find it more advantageous to outsource the services than to purchase the tool, there will be a real threat to the profitability of the organization.

That’s why it’s so important to be able to monitor new market participants, and understand their innovation processes and technology to improve their products and services.

Strength 3 – Threat of substitute products or services

Evaluate constantly: can your position be affected by the ability of other companies to enter your market? Is it easy to get a position in your industry? What is the cost for this – high, low, medium?

It is essential to have the ability to do this analysis, and identify ways to diversify or optimize the product/service that is already offered. Thus, it is possible to remain in alignment with market demands, without giving gaps for “substitute products” to be inserted in the market by rival companies.

Strength 4 – Consumer bargaining power

The questions to identify the bargaining level of your buyers are: How many customers does my company have and how big are their orders? Would it be difficult for them to stop acquiring my products and services and seek a competitor? Is the strength my customers have enough to influence my company and products?

The answers to these questions will determine whether or not your customers have the strength to lower their prices or change the products/services offered.

Strength 5 – bargaining power of suppliers

In this last strength, the power of suppliers and the possibility of increasing prices are considered. Try answering: Who and how many are your suppliers? Is what they offer something exclusive? How much would it cost to change suppliers?

Of course, the fewer suppliers you have and the more dependent your company is on them, the greater the risk you run of higher prices being charged – which could affect your profit margin.

On this issue, we suggest reading this article which shows the benefits offered by companies specialized in the purchase of indirect materials, among them, the ability to interact quickly with suppliers around the world, which helps you obtain better prices in negotiations.

Strategic Force in Procurement 4.0

The Global SciQuest 2017 Survey, conducted by Cision PR Newswire with over 500 purchasing professionals, revealed that the sector is evolving and is increasingly important to organizational strategy. Among the information obtained by the survey, we highlight:

• 25% of the professionals believe that purchasing is a profit center in their companies;
• 72% said they are accessing data to have greater visibility of the supplier and thus conduct their business decisions;
• 67% of purchasing professionals said they expect greater recognition for the sector, as there is a requirement for purchasing to offer savings and value to their organizations.

And if the scope of the work is evolving to become increasingly strategic, the concept born at Harvard shows itself to be extremely advantageous for the 4.0 purchasing department.

The analysis and application of Michael Porter’s theory in the sector allows it, among other benefits, to examine the current status of the sector, pinpoint its strengths and competitive forces; identify and minimize risks related to suppliers; observe and understand the market, including competition.

Methods that extend the intelligence of the procurement industry are indeed welcome. Among them the optimization of the purchasing process, through the services of a company specialized in acquiring indirect materials.

This is the case of Soluparts, which has access to over 15,000 brands around the world and therefore offers the best commercial conditions and greater security in the purchase of indirect materials for your company.

Try our services: request a quote!

 

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Business Intelligence: what is your application in the purchasing department?

 

Business Intelligence (BI) is the process of collecting, organizing, analyzing and monitoring data and information related to a business or department.

This data is converted into applicable information to facilitate decision-making and help companies solve problems – based on accurate, real-time information.

By helping to manage routine, efficiently and optimally, Business Intelligence in Purchasing 4.0 is very important because it provides the necessary foundation for:

• To see possible failures in the purchasing department’s processes;
• Improving the sector’s strategies;
• Optimize negotiations.

Leaving assumptions aside, it is easier to reduce the distance to achieve the goals and objectives of the sector and the company. Follow in the next topic the important information that the purchasing industry can obtain with BI.

Important information for an effective purchasing sector

It is known that the data and information volume related to an enterprise and to each of its sectors is very large. It is necessary to filter it, paying attention to the main indicators, those that have the greatest impact on the sector’s results.

For Business Intelligence in the purchasing department we list the most relevant indicators below.

1) Lead time

Lead time is one of the most important indicators within the purchasing department. It measures the time interval between a purchase request and its execution. It involves the creation of a purchase order, quotations and choice of supplier, delivery time, receipt and entry record for each item.

It is worth noting that the lead time is fundamental in programming purchases. Thinking about it is essential to avoid keeping the stock depleted.

The reduction of lead time can be achieved by mapping the entire route the order takes to reach the supplier, and promoting improvements, including the use of appropriate technologies.

2) Payment terms

The average payment term is the indicator that, as the name says, measures the average payment term to suppliers. The purpose of this data is to collaborate for an efficient control of the business cash flow.

3) Cost per order

Within Business Intelligence in the purchasing department, it is also important to be aware of the “cost per order” indicator. It is common for the purchasing department to negotiate better prices and good payment terms with their suppliers when placing orders in larger volumes.

Some strategies in this regard, which help improve efficiency in the purchasing department, are:

• Place orders for a particular vendor on a single day of the month;
• Seek to purchase as many products from the same vendor as possible;
• Analyze whether it is worth increasing the quantity of items per order to achieve a better price – of course, if this is positive for stock requirements;
• Counting on the collaboration of a company specialized in indirect material purchasing that can unify orders from different manufacturers and coming from different continents.

4) Supplier performance

The performance of suppliers is the indicator that measures their efficiency in several issues – among them:

• Availability and quality of products;
• Prices and payment conditions;
• Delivery times;
• Quality of service in pre and post-sale;
• Commitment to comply with what was agreed.

Here, the most indicated is to make a periodic analysis and constant monitoring of each supplier’s performance, observing all the issues mentioned above (among others, such as social and environmental responsibility) [sustainable purchasing link]. This helps to maintain partnerships with the best suppliers.

5) Price Evolution

To measure the price evolution of the products purchased by the company’s purchasing department means to compare the previous values with the current ones practiced by suppliers (if there is such variation).

The intention of this indicator within Business Intelligence is to analyze the oscillations in this sense and verify if they are justified – as well as, if there is any purchase period that provides greater financial advantages to the business.

6) Saving in purchasing

Saving in purchasing is the indicator that represents the cost reduction made in the acquisition of a material, created to calculate gains with negotiations in the procurement department.

In addition to the costs, the variables time and payment terms must also be considered. As an example, we can think of the interruption of production due to the lack of an unsolicited part by the factory with the necessary anticipation.

What is the daily loss of the company with this stoppage? How much will be saved if the purchasing department gets an urgent delivery that ends the stoppage? These figures should be accounted for in the indicator that shows the cost reduction provided by the purchasing department’s action – on costs, read our article on how to better balance organizational finances, knowing how to choose between Opex and Capex.

Putting BI into practice

Purchasing expert Gerard Chick says the use of BI will allow procurement professionals to work proactively, staying ahead of the game. But to gain competitive advantage it is not enough to have up-to-date information on hand, you have to condense it and know how to analyze it so that it can be useful for the decision-making process.

And this is where BI comes in, by avoiding trial-and-error and waste of time and money – two challenges that the procurement department continually faces.

In practice, Business Intelligence in the purchasing department must follow the steps that follow:

A- Data collection and organization

At this stage, the objectives must be defined and the indicators that will serve as a basis for processing the information must be selected. Then, all data needs to be recorded in the database in an organized manner, to facilitate subsequent searches. One way to do this is by sorting this data into different groups of information: material type, quantity, price, suppliers, etc.

An important factor to note is choosing the right tool for data collection – in addition to those developed to record information specific to the purchasing sector, there are solutions aimed at monitoring social networks, websites and news, for example.

Depending on the needs of the business it may be necessary to have a series of platforms available in the market, so having the support of experienced professionals who know the existing technologies and the characteristics of the company is the most appropriate way to make the ideal choice.

B- Data Analysis

After feeding the database, you need to interpret information, define metrics, and make dashboards to make it easier to visualize the data – this is one of the skills that the purchasing professional needs to master today to succeed in this task.

The use of BI-specific technology solutions is essential at this stage, as they are programmed to provide reports based on user-defined metrics – vendor performance, price, timeframe, etc.

Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, SAS Business Intelligence, SAP Business Objects and Domo are some examples of BI platforms. When choosing one of them, you need to analyze the demands of your company and the available budget for this investment.

C- Data sharing

After obtaining the information, the reports extracted from the BI software should be shared with all stakeholders, which contributes to more agile and assertive decisions. The development of the Business Intelligence strategy must also be monitored, and adapted to any changes that may occur in the company/procurement sector.

Business Intelligence in the purchasing department helps track supplier performance

Applying Business Intelligence to the purchasing sector means coming out of the dark and working in the light of facts, by providing concrete elements for one of the most complex steps: analyzing supplier performance.

It is a process in which the lack of concrete information can directly interfere in the company’s results. But BI helps in a greater transparency, considering the facilities it offers.

• Partnership analysis and improvement: the buyer needs quality products, delivered on time, and BI offers real-time data for a correct and fast evaluation;
• Supplier performance monitoring: Business Intelligence enables insights that will collaborate so that the supplier knows where he can improve his services and thus become a partner;
• Increase transparency in the purchasing process: BI organizes all data that involves each purchasing transaction, offering comparisons between suppliers on each defined indicator, generating transparency to the purchasing process within the company and with suppliers.

Without concrete information, purchasing decisions often are made by what feels right. The tools, however, expand supplier evaluation – not only related to the lowest price, but also involving other significant metrics such as quality and on-time delivery!

On the improvement of the purchasing process, we suggest reading the articles:

Strategic Sourcing: improving the purchasing process

The Role Of Strategic Force’s In Procurement 4.0

Business Intelligence offers greater efficiency in the purchasing process. Efficiency that can also be obtained by having the support of a company specialized in providing spare parts, such as Soluparts.

We are a global company with offices in Brazil, Germany, Portugal, Hong Kong and the United States. We facilitate the entire process of acquiring indirect materials from your company, as we have access to thousands of products and suppliers worldwide.

To better understand how Soluparts can contribute to your company’s purchasing department, please contact our team!

 

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7 tips to not exceed the purchasing area budget

In the corporate environment, budget planning is intrinsically linked to the maintenance and growth of a company.

In the purchasing department, particularly, the collection for reduction and control of expenses, on the part of the management is enormous. The profitability of the whole company depends on the good management of the department and the activities directly linked to it, such as logistics and maintenance. Thus, the purchasing professionals stop acting only in the acquisition process and start to participate actively in the budget discussion.

In this article, we will discuss the importance of budgeting for the purchasing area. Also, we will bring some tips on how to stay in line with it and even reduce costs (a great challenge, facing the complex, volatile, dynamic and competitive reality of a company).

 

Why is the purchasing budget important?

The experts who discuss the subject point out some factors related to the relevance of a budget for purchases:

• It informs the purchasing strategy, making clear what is possible or not to buy, according to the established budget;
• It helps to measure spending, signaling when there are problems with finances, if there is a spending beyond the forecast that can hinder the acquisition process, or if there are parts being purchased with the value above the market average;
• It ensures transparency between the areas of the company, and the purchasing department can be responsible for their finances;
• It assists in a more effective management of the acquisition finances, since a budget will allow the appropriate allocation of resources for purchasing projects;
• It provides insights for decision making. Purchasing budget information (spending trends) can help you make better choices.
• Because of the advantages described above, budgeting for the procurement area is essential for reducing short, medium and long term expenses.

 

Tips to stay within your purchasing budget

In order to obtain success in the elaboration and monitoring of information regarding the purchasing budget, there are several guidelines that can be followed:

1. Identify the products that need to be purchased

Define which parts should be purchased, how much, when they will need to be used and how much you are willing to pay. Search supplier options and consider those that have a good reputation, good prices, customer service and better response time. Finally, close the deal with the supplier that offers the best conditions.

This process can become tiring, as it involves negotiation steps, but it is extremely necessary!

Stock management, which extends to other branches or other plants, is also very important to maintain the budget of the area. Before buying a part whose use is low, it is worth to verify if it is in stock in other branches and, if so, request the part to the branch that needs it.

When this stock check is not done in the correct way, there is the risk that parts are scrapped – and this is the main cause of unnecessary expenses and waste.

It is worth remembering that low turnover indirect materials stored in fixed assets deposits decrease the working capital and can lead to the loss of good purchase opportunities due to lack of available capital.

2. Get approval from other stakeholders

Promote budget credibility and legitimacy by involving other strategic areas (such as accounting and finance), which may suggest savings.

Some companies have the annual budget defined by the financial board and, during the month, a meeting is held with the entire purchasing department and the board to follow up on expenses. Similarly, other internal department meetings are needed to study spending reduction strategies – these periodic budget-focused meetings are important to keep expenses under control!

3. Plan your expenses in advance

The person responsible for the purchasing area needs to know the amount available to purchase a specific item, and they should clarify to the suppliers how much they are willing to pay for a certain product.

Planning here is also essential to understand what the negotiated condition for delivery should be. A purchase made a few months in advance allows the low price to be prioritized over lead time, for example.

A last-minute purchase, even if it is very necessary for the production, ends up having a higher price – not to mention the price of urgent freight, which ends up being more expensive.

A well-planned budget allows load consolidation, which decreases the price of material shipment. This is because a unique shipment is made of all the parts – but, for this it is important to have a partner that supplies several brands and that is able to keep the products in a warehouse for a unique shipment, something that Soluparts offers.

4. Have a margin to make your budget more flexible

This margin will help adjust the purchasing area’s budget when faced with uncertainties and risks such as those related to projects, acquisitions and deliveries. It is important to keep stakeholders aware of these changes, so that they understand the real situation and how much of this margin has already been used. This caution is fundamental in times of economic crisis like the one we are living at the moment.

5. Document and monitor the terms with your suppliers

This step is essential to assist in the control of the agreements signed, which consequently keeps the budget updated.

Among the essential points it should be clear what the supplier should offer (and what the price, payment conditions and delivery terms are), conditions in case of breach of contract and the guarantee of confidentiality – check out the full article on the benefits of contract management in purchasing.

6. Use technology to your advantage

Use software that updates spending in real time and helps track orders and approvals. This way, the information will be more organized and the professionals will be able to focus on less operational activities and perform a more analytical work, seeking to optimize processes, reduce expenses and, consequently, increase the company’s profit. See our article about the 10 softwares for the purchasing department for tips.

Some purchasing department software issues automatic purchase orders for parts that are purchased regularly – for example every three months – based on the last price offered by the supplier. It is necessary to follow these orders closely so that it is possible to renegotiate the prices, which tend to increase depending on the contract.

It is ideal to try to understand why the possible increase happened and in what way it will impact on the expenses – this readjustment can be due to tariffs, for instance.

Keep quotations and contacts of other suppliers that have this same piece to contact them in case the price increases to the point of it not being feasible to purchase with the same company. As we can see, renegotiation and contract control are very important and need to be monitored.

In addition, create in your Business Intelligence software, a unique dashboard to analyze metrics related to expense reduction and budget control.

7. Have a team that understands budget

Large companies offer their purchasing professionals training on cash flow, financial management and budgeting to qualify them to make important decisions to control spending.

Knowing the operation of the supply chain and having logistics knowledge is fundamental. Also try to understand the productivity and profit cycle generated by each part purchased. This will help you define the priority and urgency of a specific purchase and the ideal Incoterms and payment conditions for it. For example, if the valve you purchased needs to produce for X months to generate Y of profit in 180 days, and this amount pay the valve, you can negotiate the payment for 180 days after shipping it.

 

Conclusion

In this article, we discuss the importance of closely controlling the purchasing area budget. The growth of a company, in today’s world, is complex and brings several challenges, which makes budget planning an important part of its success and profitability.

It is important to have a frequent dialogue between the purchasing team and the financial department in order to have an alignment among all. In addition, it is necessary to maintain flexibility, control and transparency over the decisions made.

The effectiveness of strategies to reduce spending in organizations makes them more competitive, by enabling investments in their growth and in people, for example:

• Renewal of machinery;
• Training of employees;
• Improvement and expansion of the physical structure.

 

To make purchases with good prices, a great option is to count on a company like Soluparts. Our team of experts in indirect material procurement always gets the best commercial proposals for your company.

We also offer an Annual Contract: from your subscription, the prices quoted for each piece remain unchanged for a period of one year, which assures more freedom to make purchases in the period you prefer.

This helps you to map and plan the approximate costs of spare parts for the next year, allowing better control of your budget. Try these benefits and keep your budget under control: Learn more about our Annual Contract.

We also do spot sales: request a quote with us today.

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Transforming the purchasing sector with planning

In an agile world like the one we live in, in which the dynamics and paradigms of supply chains change rapidly, digital transformation in any sector, including the purchasing sector, is unavoidable.

But for this transformation to be successful and expand the competitiveness and profitable potential of a business, we need to ask ourselves: how to promote this structural change in a sector that normally has traditional methods and needs to invest in updating and qualifying its employees?

Elaborating a good purchase planning that ensures greater predictability of demands, greater agility and better negotiation conditions – especially when opting for an annual contract with suppliers, which keeps the value of the parts quotations unchanged during the contracted period.

 

Benefits of purchasing planning

Planning in the purchasing sector is fundamental for the financial and cash flow health of an organization. It ensures that production will never stop due to lack of parts and that, when necessary, there will always be parts in stock. In addition, it avoids scrapping of parts, waste, unnecessary expenses – such as air freight in the case of last-minute purchases – and no lack of cash for any fundamental purchase.

Proper planning is capable of offering the procurement sector greater visibility of purchases, which can provide many benefits. Some of them are:

• Avoiding extra expenses, which blows the department’s budget;
• Greater efficiency: it avoids rework, forgetting materials to be purchased and prevents the same material from being quoted by more than one employee;
• Allowing the consolidation of orders, which makes negotiating the prices and deadlines for payment and shipment easier, and generates savings;
• Avoiding delays in the arrival of materials;
• Evaluating the need for technical knowledge to support the acquisition process. Especially when the internal technical capacity of the purchasing department is not available or is insufficient;
• Monitoring the purchasing process to analyze actual performance regarding planned activities and thus promoting adjustments – continuously and agilely;
• Allowing the purchasing department to meet additional needs with more quality and speed that were not foreseen in the initial planning;
• Increasing the transparency and predictability of the purchasing process.

 

The role of supplier choice in procurement planning

Procurement planning will only be effective if it includes the supplier qualification stage, which can avoid several inconveniences related to contracts closed with inadequate companies.

And problems with suppliers happen more often than you might think. A virtual community dedicated to purchasing professionals, Sales Hacker, has evaluated the relationship with its suppliers. Among the results obtained, we highlight two very worrying data:

• 84% of professional buyers reported that they always or often do not receive feedback from suppliers regarding their inquiries to purchase various materials;
• In relation to after-sales, 76% admit that the lack of return always or frequently occurs when they ask for information from the seller about any aspect of the purchased product – and many times already paid.

Many times, the discovery of a bad service, whether in quality, price, punctuality, ethics or transparency, only happens after being hired. That’s why it’s so important to research the supplier’s reputation before closing the contract, use advanced negotiation techniques and create performance indicators to analyze the services offered.

An even more practical option is to count on the services of companies specialized in the acquisition of materials, which can offer many advantages to the organization.

 

Annual purchase contract: is it worth it?

The option of an annual purchase contract with a specific supplier helps to plan most of next year’s purchases and close their values, ensuring that everything is within budget. Also, this modality optimizes the purchaser’s routine, since the same quotations made when the contract was closed don’t need to be repeated when the part becomes necessary. Having an annual contract is our golden tip to strategically plan your department’s purchases, from short, medium and even long term.

Soluparts is a spare parts specialist that offers an annual contract. In order to close said contract, it’s necessary to make a survey of the acquisitions made in the previous period, as well as meetings with all sectors of the company to understand the individual demand of each one of them in the next year.

With this list of indirect materials, sent by the client, Soluparts’ team quotes each one of the items, consolidating them in a single document – which is used for contract elaboration. This way, during the current year, when there is demand for any of the listed parts, there is no need to send a new quotation request – just send the purchase order, which greatly benefits the process of purchasing parts as it becomes more agile.

In Soluparts’ Annual Contract, the price of parts remains unchanged for one year. Thus, the buyer becomes a contract manager, and gains time to handle other strategic tasks.

 

If you still have any questions about how it works and what are the benefits of the Annual Contract, we have prepared an infographic to help you, click here to download.

To understand how to start drafting an annual contract for your company, talk to our spare parts specialists.

 

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Benefits of contract management in purchasing

In the current moment of economic crisis that the world is experiencing, the purchasing area is going through several challenges.

These include the increasing pressure to reduce costs and optimize financial and operational performance, the increase in the complexity and volume of contracts to be managed, the need to automate processes related to this area and the emergence of new regulatory requirements.

These factors make it essential that procurement and contracting processes converge very closely. This statement, made by the Chartered Institute of Procurement and Supply, clarifies the relevance of this issue for organizations.

In addition, this scenario requires procurement professionals to increasingly develop certain soft skills (such as judgment, strategic thinking, analytical thinking, common sense, cultural and emotional intelligence) to manage demands related to contract management.

In this text, we will discuss the benefits of contract management in purchasing, in addition to presenting strategies on how to adopt it successfully in your company’s day-to-day.

 

The importance of contract management in purchasing

In short, the contract management process can be understood as the interaction between suppliers and buyers that guarantees the performance of obligations (by both parties) in a purchasing relationship.

There are five essential points that should be contemplated in this process, whether in the purchasing sector or any other department:

1. Goods and services: accurately describe what will be provided by the supplier, which avoids misinterpretation;
2. Prices and payment: define what are the costs of each product or service, how and when it will be paid and what are the penalties in case of delays;
3. Confidentiality and proprietary information: decide who will own the intellectual property if something has been developed in partnership. In addition, in the case of information that cannot be disclosed, it is essential that there are confidentiality clauses to protect the company that owns it, in the best possible way, against leaks;
4. Disclaimer: limit the other party’s ability to file a lawsuit and recover possible damages – see more details on this item at Incoterms 2020;
5. Violations and breaches of contract: set conditions if either party decide to terminate the contract.

In addition, according to the Purchasing and Procurement Center article, the contract management process includes the following steps:

• Manage the delivery of services in order to ensure compliance with the deadlines set;
• Establish a fruitful relationship between suppliers and buyers;
• Manage the contract itself, ensuring that the clauses are in line with the negotiation and respected by all. Make sure that the purchasing activities follow what has been agreed upon;
• Seek improvements, consequently increasing efficiency and profitability;
• Implement changes when necessary, as in long-term contracts, changes regarding activities, requests and available products are common.

There are also strategies that can be adopted that help in the better management of purchasing contracts:

Centralize information

Using contract management software for organized archiving of information is a great option, since it allows having a single database of related documents. If this management is done by different areas (Purchasing and Legal), it is important to ensure coordination and communication between them.

Promote audits

Audits are crucial to improve supplier performance (punctuality, quality controls, pricing and payment schedules) and ensure the organization is acting in accordance with defined rules and regulations – see the benefits of compliance in purchasing.

Improve risk management

Delays in the delivery, late payments, mistaken inventory counts, among other risks, can be avoided if there is an efficient management of the contract with the supplier.

 

Practical tip for contract management: prepare checklists

Performing checklists is an efficient way to describe aspects and good practices related to contract management. The checklist can be divided into three columns, contemplating the activities to be performed, the stakeholders involved and the frequency to perform them (use the periodicity that makes more sense for your work routine: daily, biweekly, monthly, semiannually, annually, at the beginning or end of the contract).

In order to optimize the purchasing sector’s time and make the list of activities more organized, it is ideal that they be divided into four main blocks. See below the topics and some suggestions of tasks to be contemplated in the checklist:

1. Planning and Preparation

The definition of policies and procedures for contract management (e.g., establishing the responsibilities of the parties, assessing the need for staff training, creating an action plan, and listing possible risks).

2. Pre-contract period

Phase after the negotiation, in which the document is revised again in order to detect possible errors, which avoids risks for the company. In addition, at this stage it is important to ensure that the documents related to the contract are consistent and that all parties receive the updated versions.

3. Contract period

It refers to the moment when the contract is active. One should pay attention to its optimization and the detection of trends and opportunities for future contracts. It is important that the documents are in the management tools and their execution is monitored through performance indicators.

4. Post-contract period

Stage in which the contract is no longer active. It considers the tasks related to its closure and the elaboration of final evaluation reports.

 

Conclusion

In this article, we brought some aspects related to contract management in purchasing (its importance, strategies and practical tips to adopt it), which helps the procurement team to promote the operational and financial optimization of its sector.

The purchasing professional must be attentive to strategies that guarantee the best products and services for a fair price, with the fulfillment of the responsibilities formalized during the contracting process.

Soluparts offers the Annual Purchase Contract. With it, the client guarantees the prices quoted for one year – from the signature of the document – and only needs to send the purchase order of the desired part when it was necessary, increasing productivity, reducing costs and optimizing the time of the professional in the area.

Talk to our specialists and learn how to simplify contract management in purchasing: CHECK OUT THE ANNUAL CONTRACT

 

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Benefits of a trading company for the purchasing department

Opting to buy products in other countries through a Trading Company offers many advantages. We highlight the main ones below.

1. It optimizes the purchasing process and reduces costs

Acquiring the best products at the best price is essential for every company, but it is a task that demands time and effort from the purchasing department, especially for companies with high demands.

Trading companies optimize your time by enabling you to concentrate all your demands on just one company. No matter if the demand is for 1 or 300 items, trading companies receive your quotation and will do all the work to seek the best offer from international manufacturers and offer you the best commercial proposal.

2. It gives you access to the best suppliers in the world

Trading Companies – especially those with offices in the main world markets – ensure that any brand and product your company needs can be found under the best possible conditions – Soluparts can even search for materials considered obsolete. Here it is not only the quantity, but the quality of the selected suppliers that counts!

3. It Improves communication and raises the level of negotiation

Negotiating with suppliers can be a difficult process, especially when the language and culture of the place where the supplier is located is not mastered.

Trading companies relie on multicultural and experienced professionals who are able to negotiate in several languages. Another differential of these professionals is the high level of relationship with the manufacturers who are negotiating, guaranteeing the best prices and market conditions.

4. It allows you to buy smaller quantities and speeds up the receipt of purchased materials

A trading business allows you to buy any volume, which avoids the purchasing team to buy over the real need and formulate volumous stocks. 

the purchase of parts in any volume, avoiding the purchase of products in excess of the real need and the formation of volumous stocks. This way, it keeps the purchasing department’s expenses within budget and avoids costs with deposit rental.

A Trading Company also allows:

• Spot purchase – made on time, according to the company’s needs;
• Purchase by contract – list of materials previously quoted and with extended quotation validity ( 2 to 3 years ). This modality turns the buyer into a contract manager, greatly reducing the volume of spot quotations and optimizing the purchase process.

5. It makes load consolidation a possibility

Relying on a trading company is essential to facilitate logistics, since it will gather different products, from different suppliers, in a single warehouse, offering a safe storage, while waiting for the purchasing company to arrange the removal of the materials.

The reception and consolidation of loads by a trading company guarantees total security in the process since all items are carefully checked in order to guarantee that, when they are exported, they are exactly the items needed by the client. Besides all this security, it also allows significant reduction of logistic costs through the reduction of international freight and customs costs.

Soluparts, a global trading company

Soluparts is able to offer quotations from the most relevant manufacturers in the world – read an article that shows our differentials and learn how we can optimize the routine of your purchasing department.

We are a supplier specialized in all types of industrial materials and have offices in Brazil, Germany, Portugal, Hong Kong and the United States.

Visit our website and get to know Soluparts better! Take the opportunity to quote with our team!

 

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