---

O que são e como gerenciar compras complexas

A grande maioria das organizações se concentra em um único objetivo: crescer. Não se trata de tarefa fácil, evidentemente: à medida que o negócio cresce, mais desafios precisam ser resolvidos. ​Larry Greiner​, professor de gestão norte-americano, identificou em 1972  as cinco etapas de crescimento dos negócios – e seu modelo é usado até hoje para antecipar possíveis dificuldades a serem superadas.

No caminho para atingir todas as fases rumo ao “sucesso”, companhias lidam com o aumento da complexidade dentro de suas organizações. Pode-se afirmar que na etapa descrita por Greiner como “crescimento através de alianças”, em que joint-ventures, fusões e aquisições são feitas, manter a identidade original de uma empresa, seus processos e cultura é uma tarefa e tanto.

Do lado “de fora”, executivos se preocupam com a revisão de produtos e serviços, com o objetivo de oferecer ao cliente uma experiência de compra fácil, simples e direta.

Ao combinar ambos os propósitos, é possível entender, em síntese, que à medida em que organizações crescem – e seus planos se tornam mais ambiciosos, com mais pessoas sob uma mesma gestão – a ​complexidade de manter a organização de pé também aumenta. Esse fator, que pode parecer irrisório ou até mesmo “intuitivo” à primeira vista, ganha cada vez mais atenção de empresas e executivos, especialmente no setor de compras.

Mas, antes de entrar a fundo no setor, é preciso entender o que é a complexidade e como ela é definida. No livro ​Managing Complexity,​ ​George Rizevzki a define da seguinte forma:

“A complexidade é uma propriedade de um sistema aberto que consiste em grande número de componentes diversos, parcialmente autônomos, ricamente interconectados, muitas vezes chamados de agentes. Não tem controle centralizado […] é incerto sem ser aleatório”.

Para além do lado negativo de criar incerteza, o autor ressalta que a complexidade traz – como toda crise – uma oportunidade para empresas de diferentes setores. A evolução da tecnologia e da economia, além da globalização, são alguns dos efeitos positivos apresentados como resposta a esse fator ao longo do tempo.

Em termos de setores, a cadeia de suprimentos é citada como um exemplo, no livro, para ilustrar de forma clara como é possível trazer melhorias por meio da superação da complexidade em termos de incerteza e em meio a eventos imprevistos.

Nesta mesma linha, veja também nosso artigo sobre como tornar a cadeia de suprimentos mais resiliente.

Complexidade na cadeia de suprimentos

Dada a importância do setor – e sua subsequente habilidade para lidar com o incerto e, portanto, com o complexo – executivos têm um olhar cada vez mais apurado neste tópico. Se algum dia a gestão da complexidade foi vista como uma tarefa secundária, hoje ela é prioridade.

Em números, ​uma pesquisa realizada com Chief Procurement Officers (CPOs) recentemente mostrou que o “gerenciamento de complexidade” se tornou um dos cinco principais objetivos anuais, como parte de seus programas de metas.

Um estudo aponta que há três tipos de complexidade na cadeia de suprimentos (estática, dinâmica e de tomada de decisão) os quais correspondem à forma como são gerados: uma situação física, características organizacionais, de origem interna ou externa, de oferta ou demanda.

Para resolvê-los, a abordagem comum é a de reduzir ou eliminar a complexidade desnecessária nesse processo, e então lidar com complexidade necessária para voltar a analisá-la. A complexidade “necessária” pode ser definida como o que o consumidor ou o mercado estão dispostos a pagar, ou seja, algo que vai se transformar em uma vantagem competitiva.

Outro estudo oferece uma abordagem mais pragmática, resumindo as fontes de complexidade da cadeia de suprimentos da seguinte forma:

• ​Acomodação do cliente: os clientes esperam uma velocidade e visibilidade cada vez maiores do processo, e variedade e personalização de produtos;
• ​Globalização das operações: à medida que as cadeias de suprimentos se expandem para mercados de clientes globais mais variados, variações substanciais nos processos da cadeia de suprimentos existentes devem ocorrer;
• ​Complexidade do fornecedor: Globalização significa desenvolver e manter estratégias para superar os problemas complexos e muitas vezes sérios associados ao sourcinglocal;
• ​Tendências gerais de negócios e cadeia de suprimentos: O impulso da indústria para cadeias de suprimentos omnicanal é estimulado por preocupações comerciais do dia a dia, como rotatividade de tecnologia ou fusões de empresas.

Como profissionais podem se preparar para isso

Estar preparado para as mudanças é essencial – bem como saber implementá-las. De acordo com a  Bain&Company, a redução da complexidade depende das seguintes habilidades de gestores:

• ​Compreender as fontes de complexidade e examinar as compensações entre as operações e sua variedade ou personalização para os clientes;

• ​Identificar oportunidades para simplificar produtos, estruturas organizacionais, processos de negócios e sistemas de informação para economizar custos enquanto fortalece as capacidades básicas e aumenta o foco no atendimento aos públicos-alvo;

• ​Tomar medidas para conter o retorno da complexidade, reexaminando as taxas de obstáculos para novos produtos e outras atividades de expansão;
• ​Simplificar a tomada de decisão, esclarecendo funções e processos.

Dentro da cadeia de suprimentos, consultores destacam “flexibilidade” e “inovação” como fatores presentes para executar essa tarefa, permitindo que companhias as usem como parte importante para se protegerem de fraudes e possam obter mais benefícios. A Soluparts ​se encaixa nesse objetivo, uma vez que tem como missão facilitar o trabalho dos compradores de materiais indiretos por meio de uma ampla rede de contatos

Nesse sentido, o uso de sensores, big data e a atenção à tecnologias como machine learning são pontos fundamentais para profissionais. Dessa forma, é possível organizar a informação que vem de diferentes fontes e ter um senso claro de prioridades x complexidade dentro do ambiente organizacional.

Exemplos disso já são reais: um deles, fornecido pela McKinsey recentemente, mostra que um fornecedor líder de empilhadeiras está investigando como o equipamento pode atuar como um hub de big data que coleta todos os tipos de dados em tempo real, que podem então ser combinados com dados de ERP e Warehouse Management System (WMS) para identificar resíduos adicionais no depósito.

Veja como o Business Intelligence pode te ajudar nesta análise de dados complexa. 

Do ponto de vista pessoal, pontos como o ​acesso às lideranças​, combinado a um pleno entendimento dos clientes e a colaboração com fornecedores são pontos tomados como essenciais para profissionais terem em mente ao lidarem com a complexidade.

Esse é apenas um aspecto desse tema. Organizações podem começar a olhar para isso de forma mais consistente para, enfim, adquirir ganhos significativos com o “mar de dados” aos quais têm acesso.

Em nosso blog, abordamos várias tendências da cadeia de suprimentos para a nova era para você estar à frente das grandes mudanças que estamos vivendo.

Como utilizar conceitos de Economia Circular nas cadeias de suprimentos

6 dicas para desenvolver uma cadeia de suprimentos ágil

Robótica: Papel dos robôs na cadeia de suprimentos moderna

Departamento de compras 4.0: Desafios e tendências

Voltar ao topo

Tudo sobre Purchase to Pay (P2P)

A tecnologia exerce um papel cada vez mais essencial na cadeia de suprimentos, como já mostramos anteriormente neste blog. Já discutimos o papel da tecnologia paramudar o comércio global,cadeia de suprimentos 4.0, além detendências que estão revolucionando as cadeias de suprimento em todo o mundo.

Tomando uma abordagem mais autocentrada a respeito do papel da tecnologia no dia a dia de profissionais de compras, hoje o intuito é esclarecer o que é o Purchase-to-Pay (P2P) além de mostrar seus benefícios.

O que é o purchase-to-pay

Trata-se de todo o processo envolvido na relação entre clientes e fornecedores de suprimentos. Todas as etapas dessa relação – compra, pagamento e recebimento de bens e serviços – estão incluídas neste conceito.

De forma ainda mais prática, pagamentos eletrônicos, emissão de notas fiscais e até mesmo a troca de documentos por vias eletrônicas representam pontos do Purchase-to-Pay.

Dentro do P2P estão incluídos, ainda, o purchase-to-pay (basicamente, a parte isolada de como uma organização adquire bens e serviços necessários para sua produção) e o sourcing-to-pay (que controla a parte de contas a pagar e vê a operação de forma mais estratégica do ponto de vista de gastos).

Para entender um pouco melhor o que isso significa, veja abaixo quais são cada uma das etapas do P2P e como elas trazem mais efetividade para o dia a dia de profissionais de supply chain.

Etapas do P2P

1.   Suprimentos

O processo começa com o departamento de compras sendo requisitado por outras equipes dentro da companhia – manutenção, por exemplo – para encontrar peças ou serviços de um determinado fornecedor. A partir daí, pode-se iniciar a compra com uma RFQ ou o acionamento de fornecedores já conhecidos pela empresa.

2.   Contratos

Depois do fim da primeira etapa, começam as negociações para fechar o contrato, acertando pontos como o prazo de entrega, preço, condições e prazos de pagamento, Incoterms e afins.

3. Ordens de Compra

Findas as negociações de contratos, começam a ser emitidas as ordens de compra, frequentemente de modo eletrônico.

4.   Recebimento de itens

Os produtos requisitados são checados pelo fornecedor e enviados para o cliente, evitando que itens com defeito (ou em quantidades erradas) sejam recebidos.

5. Faturamento

A partir do momento em que os itens são recebidos e checados, o faturamento (novamente, eletrônico), pode começar.

6.   Análise dos gastos

Como parte do processo, as companhias devem ter um controle rígido sobre os gastos feitos com fornecedores. Realizar gastos racionais é a melhor maneira de garantir a sustentabilidade da área dentro de qualquer empresa.

Como se trata de uma ação que envolve múltiplos agentes em diferentes pontos de contato, há que se coordenar muito bem toda a relação para que o objetivo final seja atingido sem apresentar grandes prejuízos de aumento de complexidade para dentro da cadeia de suprimentos.

Contar com um parceiro capaz de entender todas as necessidades de seu departamento de compras e conseguir os melhores preços do mercado global é fundamental. Por isso, a Soluparts se dedica ativamente a construir o melhor ambiente possível para que seus clientes possam encontrar as peças de que necessitam, com todas as garantias e os melhores preços.

Dessa forma, profissionais de compras podem economizar tempo e ter, além do apoio tecnológico, um verdadeiro parceiro para executarem suas compras da forma mais rápida e eficaz possível.

O papel da tecnologia

Todas as etapas envolvidas acima podem contar com o apoio de soluções digitais para serem conduzidas de forma ágil e de modo a minimizar erros. Os chamados “sistemas de compra eletrônicos” são de grande valia neste contexto – se empregados da forma correta, podem trazer economia de até 80% para o setor de compras!

Especialistas apontam que o payback deste tipo de solução deve acontecer bem rápido dentro de diferentes companhias. A parte mais delicada deste processo é, justamente, o início: garantir que a cultura da área se adapte a essas novas etapas e que entenda de forma completa e eficaz o funcionamento dos novos softwares que farão parte do seu dia a dia.

De acordo com Fernando Motta, líder da área de Process Intelligence da gA, companhia global de tecnologia que utiliza plataformas digitais para capacitar grandes empresas, alguns dos pontos que podem ser aprimorados pelo uso de softwares como esse são:

• Redução significativa de retrabalho no departamento de compras;
• Eliminação do atraso de aprovação de pedidos, uma vez que o software direciona os documentos direto aos responsáveis e acompanha suas aprovações de forma automática;
• Redução de divergências entre pedidos e faturas;
• Além de eliminação de atrasos em pagamentos.

Por fim, como esses trâmites envolvem uma quantidade significativa de dados, é possível realizar um processo de analytics completo para entender onde é possível gerar mais eficiência e entender mais a respeito dos produtos comprados e sua demanda, se tornando um auxílio verdadeiro e capaz de colaborar em todos os setores da empresa.

Benefícios

Além do ganho de eficiência já descrito anteriormente, outros benefícios podem ser atrelados ao procurement-to-pay. O principal deles seria a visibilidade que a cadeia de suprimentos passa a ter dentro da empresa, com uma comunicação facilitada entre ela e as demais áreas de negócios, sendo possível gerenciar de forma mais eficaz pontos como preços e estoque.

Outro ponto que merece atenção é a tomada de decisão mais assertiva a partir da análise de dados que os procedimentos são capazes de construir. Dessa forma, profissionais de compras podem ser agentes que contribuem ativamente para a saúde financeira não só de seu setor, mas de toda a companhia.

Por fim, a otimização do desempenho operacional é um resultado de todo esse processo. A partir da agilidade conquistada com novas metodologias e a inserção de softwares capazes de as auxiliarem, compradores passam a ter mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas e podem contribuir de forma mais significativa para o avanço das companhias em que atuam.

Para se atualizar sobre as últimas tendências de mercado para a cadeia de suprimentos, continue lendo nosso blog:

7 Estratégias para tornar o seu departamento de compras mais resiliente

A importância da economia compartilhada para as cadeias de suprimentos modernas

Como tornar as cadeias de suprimentos mais éticas

Como utilizar conceitos de economia circular nas cadeias de suprimentos

Voltar ao topo

Como analisar o custo total de propriedade no setor de compras

O conceito que examina todos os custos relacionados à aquisição, transporte e armazenamento de produtos na cadeia de abastecimento é conhecido como custo total da propriedade (ou TCO, do inglês Total Cost of Ownership).

 

Esse cálculo permite que os compradores diferenciem o preço de compra do custo de longo prazo na aquisição de um produto, que se relaciona a gastos de manutenção e reparo do mesmo no futuro.

Na década de oitenta, uma empresa de TI realizou esse estudo de custo para calcular os gastos referentes ao suporte dado aos clientes pela empresa após a venda de hardwares e softwares, descobrindo que ele chegava a custar entre 5 e 8 vezes o preço de compra. Neste artigo, vamos apresentar as principais contribuições desse conceito para o departamento de compras.

Conceitos e Tendências

O conceito de custo foi criado na década de 40 pelo Gartner Group, empresa norte-americana de consultoria de Tecnologia da Informação. À época, o objetivo da metodologia era quantificar o desempenho qualitativo da organização como um todo, entretanto com o passar dos anos ela foi evoluindo e passou a abranger outros setores e a ganhar novas facetas.

No departamento de compras em particular, o cálculo de TCO inclui os custos direto e indireto da compra de um produto e se estende além do processo de aquisição para incluir aqueles incorridos em toda a cadeia de suprimentos para garantir uma integração harmoniosa na montagem final, são contabilizados o transporte, taxas, custos alfandegários, seguro e embalagem, dentre outros como as despesas de estoque considerando três fatores principais: espaço ocupado, manuseio e depreciação.

Quando pensamos em valores aplicados no setor de compras, ou seja, seu orçamento, vale lembrar que muito embora o preço final de cada compra seja importante, não levar em conta o TCO de uma aquisição pode impactar significativamente dos gastos anuais – uma vez que metodologias como a análise de Variação do Preço de Compra (ou Purchase Price Variance, em inglês), tendem a desconsiderar entre 20% e 40% dos custos reais de uma aquisição, na medida em que normalmente não incluem fatores como as despesas com transporte e muitas outras relacionadas ao envio do produto até seu destino final.

Há alguns custos adicionais que nos permitem calcular o custo total de propriedade (TCO):

Custos de aquisição

A análise se inicia com o preço negociado do item excluindo qualquer valor em desconto relacionado à compras em alto volume e pagamento dentro do prazo, por exemplo.

Custo das Transações

Os custos das transações não são facilmente visíveis, eles representam serviços prestados pelos fornecedores, incluindo os processos de cálculo de estoques ótimos, requisições de material, preparação e transmissão da ordem de pedido para o fabricante, documento de embarque, manuseio e recebimento do produto.

Custo de oportunidade 

Este é o item mais negligenciado do custo total de propriedade. Onde você gera mais valor? Quais oportunidades são perdidas se você se distanciar de suas competências essenciais?

O conceito de custo de oportunidade se refere a uma possível perda de rendimentos, se o fornecedor escolhido para a aquisição de determinada produto, não dispõe de materiais de qualidade, para os quais será preciso uma manutenção a curto prazo. Neste ponto vale analisar os benefícios entre um fornecedor mais caro mas com um serviço ou produto de melhor qualidade ou um custo de compra menor.

Custos logísticos

É preciso considerar o custo de transporte e armazenamento do produto, tanto internacional quanto doméstico, além de ficar atento ao tempo necessário para a sua chegada ao destino final.

Flutuações sazonais de demanda e oferta e condições climáticas adversas sazonais que podem afetar a disponibilidade de espaço e seu custo e disponibilidade de transporte devem também ser analisados.

Custos da flutuação da moeda

Na compra de produtos de país estrangeiro com o pagamento na moeda daquele país, o histórico de flutuação da moeda deve ser levado em consideração. Para poder se precaver contra esta variação, é possível optar por comprar na moeda estrangeira ao preço atual do momento da emissão de ordem de compras.

Custos de regulamentação comercial

É imprescindível listar os incentivos e restrições comerciais oferecidos pelos países em que o fornecedor se localiza, inclusive aqueles estabelecidos por meio de acordos comerciais entre países ou grupos de países.

Outros valores que devem ser considerados são as despesas de importação e exportação, no qual inclui encargos alfandegários, direitos de importação e serviços de corretagem alfandegária (na origem e no destino).

Como aplicar esse cálculo no departamento

O profissional de compras precisa listar todos os custos mencionados acima, sendo eles favoráveis ou não, do fornecedor e do material indireto, para mapear e analisar o TCO. Essa análise de dados, trará mais assertividade às atividades e decisões do departamento de compras como escolha da origem de fabricação, distribuição dos materiais, melhor fornecedor e as vantagens de aquisição.

Com esta avaliação é possível determinar fornecedores de menor custo e maior qualidade, ou seja, que dão mais retorno para a empresa.

Assim que obtiver as informações corretas, será possível a elaboração de um relatório completo com o Custo Total de Propriedade para melhorar as decisões e maximizar os resultados do setor. Abaixo os 3 principais passos para definir seu Custo Total de Propriedade:

1) Organize os objetivos que pretendem atingir com o TCO
2) Defina quais são os custos relevantes
3) Escolha um período para o cálculo

Agora você entende a importância desses indicadores, pode contar com uma empresa como a Soluparts, especializada em negociar com os principais fornecedores do mundo, obtendo melhores condições comerciais na aquisição de materiais indiretos.

Oferecemos garantia de fabricante e trabalhamos para evitar qualquer tipo de transtorno em uma eventual troca de peça. Converse com um de nossos especialistas para mais informações.

Voltar ao topo

Reparar a peça de reposição ou comprar outra?

Atuar como comprador de peças de reposição em grandes indústrias requer uma atenção redobrada e um maior esforço para que a produção não seja impactada. Quando o setor de compras recebe uma demanda da área de manutenção, tem-se a opção de repor o material ou mandar aquele com defeito direto ao fornecedor ou fabricante para reparo, mas essa escolha requer que alguns pontos sejam considerados.

Quando a área de manutenção solicita uma peça, a primeira pergunta a se fazer é se ela é consumível ou não. As consumíveis são aquelas que não são substituídas ou que são finalizadas durante o processo. Já as sobressalentes são aquelas que são substituídas e não desaparecem da máquina durante o processo. Elas têm um registro mestre de material. No caso de componentes consumíveis, é preciso fazer a solicitação de aquisição, já as de reposição você pode optar por solicitar reparo ao fornecedor.

Nos últimos anos, mais empresas passaram a optar por consertar peças ao invés de substituí-las. Entretanto, para decidir se ela será reparada ou não, uma série de variáveis devem ser avaliadas e alguns cálculos feitos, para saber qual opção é mais vantajosa para a empresa naquele momento em termos de tempo de entrega, custos, etc. Neste texto, levantamos alguns pontos que devem fazer parte dessa análise.

Checar o tempo de garantia da peça

O primeiro ponto a ser verificado é se o material está dentro da garantia, em caso afirmativo pode ser que você consiga uma substituição gratuita dependendo do acordo fechado no momento da compra.

Caso a troca seja uma opção, é necessário analisar sua viabilidade que inclui pontos como tempo e custos de logística de envio e entrega, por exemplo. Em alguns casos, o fabricante busca o material defeituoso e entrega um novo sem custo, em outros casos, pode ser necessário arcar com algum custo de frete. Busque entender o que não está coberto nesta garantia, algumas partes ou componentes podem não estar incluídas.

Vale a pena reparar ou comprar outra

Quando uma peça precisa ser substituída e está fora da garantia, surge a dúvida se vale realmente a pena repará-la ou se é melhor comprar outra. Para isso, é importante fazer a análise de viabilidade que deve conter variáveis como a vida útil da nova peça.

Faça o orçamento do reparo e multiplique pelo número de anos que uma nova duraria. Se o valor do reparo for maior do que o preço do produto novo, vale a pena repor ao invés de consertar. Algumas empresas consideram que caso o valor da manutenção seja 60% do valor de uma nova, a aquisição deve ser feita.

O Custo do Ciclo de Vida (CCV) ouLife Cycle Cost (LCC), conta com vários custos associados ao ciclo de vida de um equipamento, sendo eles os custos de aquisição e os custos de sustentação. Ao adquirir o material, inevitavelmente, haverá custos em função de suas atividades de compra, operação e manutenção.

Logística da entrega da peça

Para o conserto a peça precisará ser enviada para a fábrica e devem ser considerados e calculados todos os gastos envolvidos na análise do custo-benefício. Compare a logística da entrega da peça nova versus daquela a ser reparada. Avalie com o fornecedor se ela precisará ser importada, o tempo para entrega e o valor do frete.

Como já abordado no blog, há inúmeros motivos para importar um material indireto em comparação a adquirir localmente, entre eles uma melhor qualidade do produto: você pode adquirir um material indireto produzido a partir de tecnologias e processos mais avançados. Há ainda condições mais vantajosas que devem ser consideradas no processo de importação e na maioria dos casos, o custo da peça é bem inferior em comparação ao mercado local.

Bom relacionamento com fornecedores

Na hora de tomar uma decisão para providenciar uma peça nova ou reparo da atual, é essencial contar com obom relacionamento construído com seus fornecedores, eles que ajudarão a repor algo de maneira mais ágil e sem dores de cabeça.

Antes de fechar um contrato, é importante discutir e até incluir cláusulas sobre garantia, trocas e reparos, para que, caso o material apresente defeitos ou o conserto seja necessário, seja resolvido da melhor maneira possível.

Entenda as necessidades da equipe de manutenção

É preciso entender todas as necessidades desse setor e para isso é importante conhecer bem os três tipos distintos demanutenção: preventiva, corretiva e preditiva. Para os três tipos de serviço, a equipe de compras será acionada, para garantir que a manutenção seja eficaz e ocorra no menor espaço de tempo possível entender as prioridades de cada demanda é fundamental. A sinergia entre as áreas ajudará a entender quando é viável apenas reparar uma peça ou quando uma nova é necessária.

Compete ao comprador acompanhar a vida útil estimada dos equipamentos e componentes, bem como manter contato constante com os operadores para verificar se as formas de uso recomendadas pelos fornecedores estão sendo seguidas. Isso é crítico em uma abordagem preventiva, pois permite prever com mais assertividade o momento ideal para uma intervenção da equipe de manutenção.

Conclusão

A missão do comprador é encontrar a peça e tê-la na planta em tempo hábil a fim de reduzir o risco de interrupções prolongadas na operação. Cabe a ele também trabalhar junto com outros setores para acelerar a manutenção do maquinário.

Neste artigo, discutimos alguns pontos que devem ser verificados para decidir se é mais vantajoso para a empresa reparar determinada peça ou comprar uma nova. Em cada caso é necessário uma análise cuidadosa de vários fatores (custos e lead time, por exemplo) incluindo os riscos envolvidos em cada alternativa. Manter uma gestão de estoque eficiente é essencial para essa avaliação. O número de materiais em estoque pode ser um fator essencial para sua tomada de decisão.

Um bom relacionamento com fornecedores de qualidade é um ponto chave na reposição ou reparo de peças. Uma entrega atrasada pode prejudicar dias de produção, gerando prejuízos desnecessários.

Uma boa opção é contar com uma empresa como a Soluparts, especializada em negociar com os principais fornecedores do mundo, obtendo melhores condições comerciais na aquisição de materiais indiretos.

Oferecemos garantia de fabricante e trabalhamos para evitar qualquer tipo de transtorno em uma eventual troca de peça. Converse com um de nossos especialistas para mais informações.

Voltar ao topo

---

A melhor maneira de mensurar o desempenho do departamento de compras

O departamento de compras é um dos mais importantes dentro de qualquer negócio, sendo extremamente estratégico. É esperado que a área gere valor para a organização. Exatamente por isso, precisa sempre procurar novas maneiras de melhorar os processos de compras e aperfeiçoar seus KPIs.

Os KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) fazem parte de um tipo de gestão de processos que surgiu nos anos 90 e é uma das melhores maneiras de acompanhar o desempenho e evolução de qualquer setor.

Na área de compras, a métrica mais importante e mais usada para medir o sucesso do departamento é a economia com os suprimentos adquiridos. Essa redução de custos é normalmente medida comparando diretamente os preços praticados em um período anterior com os novos de um mesmo material.

Várias práticas podem ser adotadas para reduzir custos: simplificar o gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor, aumentar a eficiência alavancando a análise de métricas da cadeia de suprimentos, negociando contratos de médio a longo prazos ou orientar a equipe sobre como economizar custos de maneira eficaz.

Porém, há uma série de métricas que podem ser utilizadas para saber como a equipe está contribuindo para a evolução do negócio. O acompanhamento desses indicadores ajudam a responder perguntas como:

• O que precisa ser otimizado?
• Como nos comparamos com outras organizações?
• Estamos atingindo resultados?
• Estamos evoluindo?

Salim Khalife, fundador, presidente e CEO da Paramount WorkPlace recomenda algumas formas de mensurar, como: Lead time, desempenho do fornecedor, cycle time, gastos sob gestão, economia de custos e porcentagem de POs, conforme já discutido em nosso blog.

Neste artigo, listamos alguns outros indicadores que vão levar a mensuração da sua área de compras para um nível mais avançado e estratégico. Confira!

Lucratividade

Um dos mais importantes KPIs de compras é o ROI de aquisição. Ele determina a lucratividade dos investimentos do departamento e para calculá-lo você precisa dividir a economia de custo anual pelo custo interno anual de aquisição e expressá-lo como uma proporção.

O ROI da área de compras deve ter um retorno expressivo, e defini-lo 10 vezes mais alto do que os investimentos internos para o departamento é uma boa meta.

Atenção, esse KPI é diferente do ROI calculado com a fórmula ROI = (ganho do investimento – custo do investimento) / custo do investimento.

Compras de emergência

A taxa de compra de emergência é um KPI focado em pedidos não planejados. Esses pedidos geralmente são feitos quando há escassez de produtos em estoque e a compra e reposição de determinada peça deve ser imediata.

Esse indicador tem um fator tempo, ou seja, é medido ao longo de determinado período e é expresso como uma porcentagem entre as compras de emergência e o total de compras. O objetivo é manter o índice o mais baixo possível evitando gargalos da cadeia de suprimentos, faltas no portfólio de produtos e gastos extras como fretes mais rápidos, por exemplo.

Esse indicador irá mostrar o quão efetivo é oplanejamento da área e se é necessário ajustar estratégias futuras. Um planejamento bem feito é essencial para a redução dos custos e maior qualidade das compras do setor, impactando diretamente no lucro da organização.

Para melhorar o funcionamento do seu departamento e resolver seus principais problemas, recomendamos este artigo.

Qualidade de fornecedores

A qualidade dos fornecedores pode ser medida através de vários parâmetros, como: análise de confiabilidade, prazos e qualidade de entrega, tempo de comunicação, qualidade dos produtos fornecidos, competitividade de preços, número de pedidos pendentes ou em atraso, qualidade do relacionamento, entre outros. Esses critérios devem ser definidos de acordo com as prioridades e metas do seu departamento.

O controle dos padrões de desempenho de seus parceiros refletem não só na otimização dos processos do departamento, mas também na produção, evitando atrasos, desperdícios e maquinário parado.

A qualidade média dos serviços prestados por fornecedores pode ser aprimorada por meio de novos critérios para a escolha de novos fornecedores ou por meio de renegociação com aqueles existentes.

Outra dica é fazer uma análise SWOT de cada fornecedor antes de fechar contrato, para se prevenir de possíveis riscos relacionados ao acordo, conforme explicamos neste artigo.

Eficácia de compra

Um método popular de avaliação da eficácia da compra é revisar as taxas de giro do estoque. O índice mede o número de vezes, em média, que o estoque é usado, ou girado, durante determinado período.

A mensuração nesse caso pode trazer melhorias relacionadas a:

• Redução de estoque morto
• Economia com gastos de armazenamento
• Diminuição de compras emergenciais ou não previstas.

Com esse indicador é possível medir a liquidez do estoque, mas é fundamental se atentar às compras sazonais que podem tornar essa medida imprecisa. Uma solução seria ter um indicador de eficácia separado para as compras sazonais.

Melhorias de transporte

Os custos de transporte são uma parte significativa dos gastos gerais de logística, mas muitas vezes negociados e definidos pelo comprador. Dessa maneira, conseguir abaixar os preços de frete na negociação com transportadoras ajudam na redução de custos totais do departamento de compras, auxiliando em sua avaliação de eficácia.

Entra nessa negociação a escolha do Incoterm incluído na ordem de compra. Algumas empresas têm Incoterms padrões usados na maior parte das ordens, mas uma avaliação cautelosa das possibilidades pode te ajudar a economizar.

Tente sempre se planejar para fazer mais consolidações de cargas, comprando mais materiais de um mesmo fornecedor ou de uma mesma localidade em um curto espaço de tempo, assim, apenas um embarque será feito e os custos totais de transporte serão reduzidos.

Nesse processo, nunca deixe de comparar os valores dos fretes oferecidos pelo fornecedor à tabela de preços dos fretes disponibilizados pela logística da sua empresa, optando pelo mais em conta.

Para uma melhor mensuração é preciso automatizar

Além de definir indicadores para avaliar o desenvolvimento das atividades da área e identificar gargalos em processos, é preciso que esses dados estejam corretos e sempre disponíveis para acompanhamento. A melhor maneira de fazer isso é através da automação da cadeia de suprimentos.

A automação melhora não só o gerenciamento de dados, mas também reduz custos e impede fraudes, minimizando os riscos das operações e posteriores frustrações. Utilize ferramentas para otimizar cada etapa e coletar, analisar e monitorar dados de todo o processo.

Para melhor interpretar as informações geradas através de dados, sugerimos o uso de softwares de Business Intelligence para centralizar todas as informações que precisam ser analisadas e usadas em tomadas de decisão. Dessa maneira, será possível enxergar possíveis falhas nos processos do departamento e implementar melhorias com maior precisão e facilidade.

Conclusão

O desenvolvimento de uma mensuração eficaz para a equipe de compras, nem sempre é uma tarefa fácil. Depende de análises do funcionamento do departamento e definição das principais prioridades, metas e objetivos.

Depois de identificar as reais necessidades do negócio e compreender a natureza dos indicadores-chave de desempenho de compras, é fácil escolher aqueles que estão em sintonia com os objetivos definidos.

Acompanhar os indicadores e KPIs com a sua equipe os tornará capazes de entender melhor os hábitos de compra da empresa, o desempenho dos fornecedores e se os procedimentos estão funcionando como deveriam. Assim, torna-se mais fácil fazer eventuais mudanças de pessoal, realocar recursos, mitigar riscos e evitar gargalos, em suma: avaliar os problemas, encontrar soluções e otimizar o departamento.

Em nosso blog, você encontra dezenas de conteúdos que te ajudam a otimizar e modernizar seu departamento de compras. Temos também uma série sobre negociações e sobre desenvolvimento de carreiras. Confira!

Para entender melhor como a Soluparts  pode contribuir com o departamento de compras de sua empresa,entre em contato com a nossa equipe!

Voltar ao topo

---