O processo de compras de materiais indiretos, que permitem a existência contínua dos negócios, é imprescindível para o funcionamento de uma organização e exige um gerenciamento adequado para evitar prejuízos – isso porque a falta desses materiais poderá significar interrupções na produção e atraso em projetos.
Neste artigo, vamos abordar os desafios a serem superados para um bom gerenciamento de aquisições de materiais indiretos.
Compras de materiais indiretos: desafios
O estudo da NelsonHall, intitulado Aprimorando e redefinindo o papel da aquisição indireta, revelou que apenas 47% dos executivos da área de compras pesquisados demonstraram alto nível de satisfação com as compras de materiais indiretos em suas empresas – e esse percentual caiu para 45% quando foi analisada a capacidade de gerenciamento da equipe de aquisições de itens indiretos.
Segundo a pesquisa os principais desafios que contribuem para esses números são:
1- Forte exigência para redução de custos
Muitas vezes encarado como área de despesas, o setor de compras é constantemente cobrado para reduzir os gastos organizacionais, o que precisa ser obtido sem representar perda de produtividade para a empresa.
2- Dificuldade em gerenciar fornecedores
Essa etapa do processo de compras é considerada uma das mais complexas, envolvendo pesquisas contínuas, negociações muitas vezes complexas e, como consequência, consumindo grande tempo da rotina do setor de aquisições.
3- Falta de especialização
É muito complexo desenvolver uma equipe de compras de material indireto que tenha especialização em aquisição de produtos tão variados e requisitados com pouca frequência. E essa falta de conhecimento pode gerar problemas como compra equivocada de materiais ou negociação inadequada.
Melhorando o gerenciamento de compras indiretas
Ainda que existam obstáculos a serem superados, como já foi apontado em Departamento de Compras 4.0: desafios e tendências, é preciso encará-los como motivação para aprimorar o trabalho e o gerenciamento de compras indiretas.
Listamos, a seguir, algumas sugestões para melhorar a forma de gerenciar as aquisições de materiais indiretos.
1- Seja parceiro dos outros setores da empresa
É preciso aproximar-se dos outros setores, conquistando sua confiança a partir do entendimento de suas principais necessidades: o que estão tentando alcançar, quais os desafios que enfrentam em sua rotina e como as aquisições influenciam e colaboram nesse sentido?
Investir tempo e esforço para ouvir de verdade e entregar o que eles precisam, levará à percepção de que compras de materiais indiretos é uma operação essencial para todos os setores da organização alcançarem bons resultados.
Também é imprescindível colaborar para a capacitação do time de aquisições, com treinamentos e outros recursos que ofereçam ferramentas para aprimorar o desempenho de todos os colaboradores.
2- Use tecnologia adequada para identificar e consolidar despesas
O uso de uma ferramenta tecnológica holística para rastrear, identificar e categorizar as despesas de compras de materiais indiretos dará ao gestor de aquisições a possibilidade de agregar as necessidades de todos os setores em menos pedidos e, como consequência, obter benefícios como descontos por volume e contratos mais favoráveis.
Para identificar o nível de maturidade digital e as tecnologias mais usadas no setor compras, acesse os artigos O setor de compras na Indústria 4.0 e 4 tecnologias que mudarão o comércio global.
3- Controle o estoque de modo eficaz
A demanda por materiais indiretos pode ocorrer por conta de imprevistos. Mas, geralmente, é derivada do planejamento de manutenção preditiva e vida útil dos equipamentos e peças.
Assim sendo, o controle de estoque requer informações técnicas do estado do equipamento, bem como estatísticas que possam projetar a necessidade de compras de material indireto no futuro. Sempre baseando-se em dados históricos, no nível de criticidade da operação e na dificuldade de aquisição dos itens.
Para isso, podem ser empregados softwares de gestão de estoque, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre outras opções que já abordamos em artigo sobre os benefícios de uma cadeia de suprimentos inteligente – vale a pena ler para obter mais detalhes!
4. Fornecedores: essenciais para um bom gerenciamento de compras de materiais indiretos
Uma relação saudável com fornecedores é essencial para melhorar o gerenciamento de compras de materiais indiretos, exigindo comunicação constante e análises que extrapolam preços e prazos, passando por verificação de riscos que a empresa fornecedora possa oferecer ou requisitos legais e de responsabilidade social e ambiental – entre outros fatores.
Esse acompanhamento permitirá ter uma visão clara das condições atuais e do lugar que os fornecedores ocupam no mercado para garantir sempre o melhor negócio possível e, ainda, identificar pontos de melhoria contínua.
Contar com especialistas na busca pelos melhores fornecedores do mercado internacional, oferece muitos benefícios, como otimização do processo de compras e redução de custos. Além disso, uma empresa especializada em compras de materiais indiretos, também permite ao gestor otimizar seu tempo, focando-o em funções mais estratégicas.
A Soluparts, com escritórios na Alemanha, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong e Portugal, mantém contato com os principais fornecedores do mundo. Basta o cliente enviar as especificações do material (fabricante e part number) que buscamos as melhores condições do mercado, enviando uma cotação consolidada para otimizar o seu tempo.
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