No contexto corporativo, o planejamento orçamentário está ligado, de maneira intrínseca à manutenção e crescimento de uma empresa.
No departamento de compras, particularmente, a cobrança para redução e controle de gastos, por parte da diretoria é enorme. A lucratividade de toda a empresa depende da boa gestão do departamento e das atividades diretamente ligadas a ele, como logística e manutenção. Assim, os profissionais de compras deixam de atuar apenas no processo de aquisição e passam a participar ativamente da discussão orçamentária.
Neste texto, discutiremos a importância da elaboração de um orçamento para a área de compras. Além disso, traremos algumas dicas sobre como se manter fiel a ele e até reduzir custos (um grande desafio, diante da realidade complexa, volátil, dinâmica e competitiva de uma empresa).
Por que o orçamento de compras é importante?
Os especialistas que discutem o tema citam alguns pontos relacionados à relevância de um orçamento para compras:
- Informa a estratégia de compras, deixando claro o que é possível ou não comprar, de acordo com o orçamento estabelecido;
- Ajuda a mensurar os gastos, sinalizando quando há problemas com as finanças, se há um gasto além do previsto que pode prejudicar o processo de aquisição, ou se existem peças sendo compradas com o valor acima da média do mercado;
- Garante transparência entre as áreas da empresa, podendo o departamento de compras ficar responsável por suas finanças;
- Auxilia em um gerenciamento mais efetivo das finanças das aquisições, já que um orçamento permitirá a alocação apropriada de recursos para projetos de compras;
- Provê insights para a tomada de decisões. Informações dos orçamentos de compras (tendências de gastos) podem te ajudar a fazer tomar melhores escolhas.
- Em função das vantagens anteriormente descritas, o orçamento para a área de compras é primordial para a redução de despesas de curto, médio e longo prazo.
Dicas para se manter fiel ao orçamento de compras
Para obter sucesso na elaboração e no acompanhamento das informações relativas ao orçamento de compras, há uma série de orientações que podem ser seguidas:
1. Identifique os produtos que precisam ser comprados
Defina quais peças deverão ser compradas, qual a quantidade, quando precisarão ser usadas e quanto está disposto a pagar. Pesquise opções de fornecedores e considere aqueles que possuem uma boa reputação, bons preços, serviço ao consumidor e melhor tempo de resposta. Por fim, feche negócio com o fornecedor que oferecer as melhores condições.
Este processo pode se tornar cansativo, já que envolve etapas de negociação, mas é extremamente necessário!
A gestão de estoque, que se estende para outra filiais ou outras plantas, também é muito importante para manter o orçamento da área. Antes de comprar uma peça cujo uso é baixo, vale verificar se ela está em estoque em outras filiais e, em caso positivo, solicitar a peça para a filial que a necessita.
Quando essa checagem de estoque não é feita da maneira correta, corre-se o risco de que peças sejam sucateadas – e esse é a principal causa de gastos desnecessários e desperdícios.
Vale lembrar que materiais indiretos de baixa rotatividade guardados em depósitos imobilizam verba e diminuem o capital de giro, podendo levar à perda de boas oportunidades de compra por falta de capital disponível.
2. Obtenha a aprovação de outras partes interessadas
Promova a credibilidade e a legitimidade do orçamento, ao envolver outras áreas estratégicas (como contabilidade e finanças), que poderão sugerir economias.
Algumas empresas têm o orçamento anual definido pela diretoria financeira e, durante o mês, uma reunião é feita com todo o departamento de compras e a diretoria para acompanhamento de despesas. Da mesma forma, outra reuniões internas do departamento são necessárias para o estudo de estratégias de redução de gastos – esses encontros periódicos com foco no orçamento são importantes para manter as despesas sob controle!
3. Planeje seus gastos com antecedência
A pessoa responsável pela área de compras precisa saber o valor disponível para a compra de um item específico, e deve deixar claro aos fornecedores o quanto ela está disposta a pagar por determinado produto.
O planejamento aqui é essencial também para entender qual deve ser a condição negociada para tal entrega. Uma compra feita com antecedência de alguns meses, permite que o preço baixo seja priorizado em detrimento do lead time, por exemplo.
Já uma peça comprada de última hora, mesmo que seja muito necessária para a produção, acaba saindo a um preço maior – sem contar que o preço do frete urgente acaba saindo mais caro.
Um planejamento bem feito permite, ainda, a consolidação de carga, diminuindo o preço do envio do material. Isso porque é feito um embarque único de todas as peças – mas, para isso é importante ter um parceiro que forneça várias marcas e seja capaz de guardar seus produtos no depósito para um embarque único, algo que a Soluparts oferece.
4. Tenha uma margem para flexibilizar o orçamento
Essa margem irá ajudar a ajustar o orçamento da área de compras diante de incertezas e riscos como aqueles relacionados a projetos, aquisições e entregas. É importante manter as partes interessadas cientes dessas mudanças, para que eles entendam a situação real e o quanto dessa margem já foi usada. Essa cautela é fundamental em tempos de crise econômica como a que estamos vivendo no momento.
5. Documente e acompanhe os termos com seus fornecedores
Essa etapa é imprescindível para auxiliar no controle dos acordos firmados, mantendo, consequentemente, o orçamento atualizado.
Entre os pontos essenciais deve ficar bem claro o que o fornecedor deve oferecer (e qual o preço, condições de pagamento e prazos de entrega), condições no caso de quebra contratual e a garantia de confidencialidade – confira na íntegra artigo sobre os benefícios da gestão de contratos em compras.
6. Use a tecnologia a seu favor
Use softwares que atualizem gastos, em tempo real e ajudem a rastrear pedidos e aprovações. Desta forma, as informações ficarão mais organizadas e os profissionais poderão se focar em atividades menos operacionais e realizar um trabalho mais analítico, buscando otimizar os processos, reduzir despesas e, consequentemente, aumentar o lucro da empresa. Veja o nosso artigo sobre os 10 softwares para o departamento de compras para dicas.
Alguns softwares da área de compras emitem pedidos de compra automáticos para peças que são compradas regularmente – como de três em três meses -, com base no último preço ofertado pelo fornecedor. É necessário acompanhar esses pedidos de perto para que seja possível renegociar os preços, que tendem a aumentar dependendo do contrato.
O ideal é procurar entender porque o possível aumento aconteceu e de que forma vai impactar nos gastos – esse reajuste pode ser por conta de tarifas, por exemplo.
Mantenha cotações e contatos de outros fornecedores que tenham essa mesma peça para acioná-los, caso o preço aumente a ponto de não ser mais viável sua compra com a mesma empresa. Como podemos notar, renegociaçãoe controle de contrato são muito importantes e precisam ser acompanhados.
Além disso, crie em seu software de Business Intelligence, um dashboard exclusivo para analisar as métricas relacionadas à redução de despesas e controle de orçamento.
7. Tenha uma equipe que entenda de orçamento
Grandes empresas oferecem a seus profissionais da área de compras treinamentos sobre fluxo de caixa, gestão financeira e orçamento para qualificá-los a tomar decisões importantes para controle de gastos.
Conhecer a fundo o funcionamento da supply chain e ter conhecimentos de logística é fundamental. Procure entender também o ciclo de produtividade e lucro gerado por cada peça adquirida. Isso vai te ajudar a definir a prioridade e urgência de uma compra específica e os Iconterms e condições de pagamentos ideais para ela. Por exemplo, se a válvula que você comprou precisa produzir por X meses para gerar Y de lucro em 180 dias, e esse valor pagar a válvula, você pode negociar o pagamento para 180 dias após embarque da mesma.
Conclusão
Neste artigo, discutimos a importância de controlar de perto o orçamento da área de compras. O crescimento de uma empresa, no mundo de hoje, é complexo e traz vários desafios, tornando o planejamento orçamentário peça importante para seu sucesso e rentabilidade.
É importante haver um diálogo frequente entre a equipe de compras e o departamento financeiro, para existir um alinhamento entre todos. Além disso, é necessário manter a flexibilidade, o controle e a transparência sobre as decisões tomadas.
A efetivação de estratégias de redução de gastos nas organizações as deixa mais competitivas, por possibilitar investimentos em seu crescimento e em pessoas, como:
- Renovação de maquinário;
- Capacitação de colaboradores;
- Melhoria e ampliação da estrutura física.
Para a realização de compras com bons preços, uma ótima opção é contar com uma empresa como a Soluparts. Nossa equipe de especialistas em compras de materiais indiretos consegue sempre as melhores propostas comerciais para sua empresa.
Oferecemos também o Contrato Anual: a partir de sua assinatura, os preços cotados de cada peça permanecem inalterados pelo período de um ano, garantindo mais liberdade para realizar as compras no período que preferir.
Isso te ajuda a mapear e planejar os custos aproximados de spare parts para o próximo ano, permitindo um melhor controle de seu orçamento. Experimente esses benefícios e mantenha seu orçamento sob controle: Saiba mais sobre nosso Contrato Anual.
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