Formas de mejorar exponencialmente el rendimiento de compras
Siempre se puede mejorar. Especialmente en un departamento tan estratégico como el de compras, pero que al mismo tiempo puede verse tan impactado por cuestiones ajenas a la empresa, como factores políticos, económicos, tecnológicos, entre otras. En este contexto, resulta esencial revisar y evaluar constantemente los propios procesos. Con el fin de destacar varios puntos de mejora para el sector, en esta página hemos recopilado artículos que pueden ayudar a evaluar las actividades tanto macro como micro.
Comenzamos explorando el contexto de complejidad y rápido cambio que está experimentando el mundo y cómo influye en el área de compras. A continuación, revisamos todo el proceso del departamento. Y después, hablamos del cálculo del costo total de propiedad y de la mejor manera de comparar los costos de compra y reparación de piezas. Por último, aportamos consejos para mejorar la medición de sus resultados.
¿Qué son y cómo gestionar compras complejas?
Todo sobre Purchase to Pay (P2P)
Análisis del costo total de propiedad en la industria de compras
¿Piezas de Repuesto: Reparar o comprar nuevas?
La mejor forma de medir el desempeño del departamento de compras
Técnicas de optimización del control de inventario
¿Qué son y cómo gestionar compras complejas?
La gran mayoría de organizaciones se enfoca en un solo objetivo: crecer. Esta no es una tarea fácil, por supuesto: a medida que el negocio crece, es necesario resolver más desafíos. Larry Greiner, profesor de gestión estadounidense, identificó en 1972 las cinco etapas del crecimiento empresarial, y su modelo todavía se utiliza hoy para anticipar posibles dificultades a superar.
En el camino de alcanzar todas las fases hacia el “éxito”, las empresas se enfrentan al aumento de la complejidad dentro de sus organizaciones. Se puede decir que en la etapa descrita por Greiner como “crecimiento a través de alianzas”, en la que se realizan joint ventures, fusiones y adquisiciones, mantener la identidad original de una empresa, sus procesos y cultura es toda una tarea.
Por el lado “externo”, los ejecutivos se preocupan por revisar productos y servicios, con el objetivo de ofrecer al cliente una experiencia de compra fácil, sencilla y directa.
Al combinar ambos propósitos, es posible comprender, en resumen, que a medida que las organizaciones crecen, y sus planes se vuelven más ambiciosos, con más personas bajo la misma dirección, la complejidad de mantener la organización también aumenta. Este factor, que puede parecer insignificante o incluso “intuitivo” a primera vista, está ganando cada vez más atención por parte de empresas y ejecutivos, especialmente en el sector de compras.
Pero, antes de entrar en profundidad en el sector, es necesario comprender qué es la complejidad y cómo se define. En el libro Managing Complexity, George Rizevzki lo define de la siguiente manera:
“La complejidad es una propiedad de un sistema abierto que consta de una gran cantidad de componentes diversos, parcialmente autónomos y ricamente interconectados, a menudo llamados agentes. No hay control centralizado […] es incierto sin ser aleatorio”.
Además del lado negativo de generar incertidumbre, el autor señala que la complejidad trae, como cualquier crisis, una oportunidad para las empresas de diferentes sectores. La evolución de la tecnología y la economía, además de la globalización, son algunos de los efectos positivos que se presentan en respuesta a este factor en el tiempo.
En términos de sectores, la cadena de suministro se cita como ejemplo en el libro para ilustrar claramente cómo es posible lograr mejoras superando la complejidad en términos de incertidumbre y en medio de eventos imprevistos.
En la misma línea, consulte también nuestro artículo sobre cómo hacer que la cadena de suministro sea más resistente.
Complejidad de la cadena de suministro
Dada la importancia del sector – y su posterior capacidad para lidiar con lo incierto y, por tanto, con lo complejo – los ejecutivos tienen una mirada cada vez más refinada sobre este tema. Si la gestión de la complejidad se vio alguna vez como una tarea secundaria, hoy es una prioridad.
En cifras, una encuesta realizada con los directores de adquisiciones (CPO) mostró recientemente que la “gestión de la complejidad” se ha convertido en una de las cinco metas anuales principales, como parte de sus programas de metas.
Un estudio señala que existen tres tipos de complejidad en la cadena de suministro (estática, dinámica y de toma de decisiones) que se corresponden con la forma en que se generan: una situación física, características organizacionales, de origen interno o externo, oferta o demanda.
Para resolverlos, el enfoque común es reducir o eliminar la complejidad innecesaria en este proceso y luego lidiar con la complejidad necesaria para volver a analizarlo. La complejidad “necesaria” se puede definir como lo que el consumidor o el mercado está dispuesto a pagar, es decir, algo que se convertirá en una ventaja competitiva.
Otro estudio ofrece un enfoque más pragmático, que resume las fuentes de complejidad en la cadena de suministro de la siguiente manera:
- Alojamiento del cliente: los clientes esperan una mayor velocidad y visibilidad del proceso y variedad y personalización de productos;
- Globalización de las operaciones: a medida que las cadenas de suministro se expanden hacia mercados de clientes globales más variados, deben ocurrir variaciones sustanciales en los procesos de la cadena de suministro existente;
- Complejidad del proveedor: la globalización significa desarrollar y mantener estrategias para superar los problemas complejos y, a menudo, graves asociados con el abastecimiento local;
- Tendencias generales del negocio y de la cadena de suministro: el impulso de la industria por las cadenas de suministro omnicanal se ve impulsado por preocupaciones comerciales cotidianas, como la rotación de tecnología o las fusiones de empresas.
Cómo los profesionales pueden prepararse para ello
Estar preparado para los cambios es fundamental, además de saber cómo implementarlos. Según Bain & Company, reducir la complejidad depende de las siguientes habilidades gerenciales:
- Comprender las fuentes de complejidad y examinar las compensaciones entre las operaciones y su variedad o personalización para los clientes;
- Identificar oportunidades para simplificar productos, estructuras organizativas, procesos comerciales y sistemas de información para ahorrar costos al mismo tiempo que fortalece las capacidades básicas y aumenta el enfoque en servir a las audiencias objetivo;
- Tomar medidas para contener el retorno de la complejidad, revisando las tasas de obstáculos para nuevos productos y otras actividades de expansión;
- Simplifique la toma de decisiones, aclarando funciones y procesos.
Dentro de la cadena de suministro, los consultores destacan la “flexibilidad” y la “innovación” como factores presentes para realizar esta tarea, permitiendo que las empresas los utilicen como una parte importante para protegerse del fraude y obtener más beneficios. Soluparts se ajusta a este objetivo, ya que su misión es facilitar el trabajo de los compradores de materiales indirectos a través de una amplia red de contactos.
En este sentido, el uso de sensores, big data y la atención a tecnologías como el aprendizaje automático son puntos fundamentales para los profesionales. De esta forma, es posible organizar la información que proviene de diferentes fuentes y tener un sentido claro de prioridades x complejidad dentro del entorno organizacional.
Ejemplos de esto ya son reales: uno, proporcionado por McKinsey recientemente, muestra que un proveedor líder de montacargas está investigando cómo el equipo puede actuar como un centro de big data que recopila todo tipo de datos en tiempo real, que luego se pueden combinar con datos de ERP y Warehouse Management System (WMS) para identificar residuos adicionales en el almacén.
Vea cómo Business Intelligence puede ayudarlo con este complejo análisis de datos.
Desde un punto de vista personal, puntos como el acceso al liderazgo, combinado con una comprensión total de los clientes y la colaboración con los proveedores, se consideran puntos esenciales a tener en cuenta por los profesionales a la hora de afrontar la complejidad.
Este es solo un aspecto de este tema. Las organizaciones pueden comenzar a considerar esto de manera más consistente para, en última instancia, lograr ganancias significativas del “mar de datos” al que tienen acceso.
En nuestro blog, cubrimos varias tendencias en la cadena de suministro para la nueva era para que usted esté a la vanguardia de los grandes cambios que estamos experimentando.
Cómo utilizar los conceptos de economía circular en las cadenas de suministro
6 consejos para desarrollar cadenas de suministro ágiles
Robótica: el papel de los robots en la cadena de suministro moderna
Departamento de Compras 4.0: desafíos y tendencias
Todo sobre Purchase to Pay (P2P)
La tecnología juega un papel cada vez más esencial en la cadena de suministro, como hemos mostrado anteriormente en este blog. Ya hemos abordado el papel de la tecnología para cambiar el comercio global, la cadena de suministro 4.0 y las tendencias que están revolucionando las cadenas de suministro en todo el mundo.
Tomando un enfoque más egocéntrico respecto al papel de la tecnología en la vida diaria de los profesionales de compras, hoy el objetivo es aclarar qué es Purchase-to-Pay (P2P) además de mostrar sus beneficios.
¿Qué es la purchase to pay?
Este es todo el proceso involucrado en la relación entre clientes y proveedores de suministros. Todas las etapas de esta relación (comprar, pagar y recibir bienes y servicios) están incluidas en este concepto.
De una manera aún más práctica, los pagos electrónicos, la emisión de facturas e incluso el intercambio de documentos electrónicamente representan puntos de purchase to pay.
P2P también incluye la purchase-to-pay (básicamente, la parte aislada de cómo una organización adquiere bienes y servicios necesarios para su producción) y el sourcing-to-pay (que controla la parte de las cuentas por pagar y ve el proceso de manera más estratégica desde el punto de vista de los gastos).
Para comprender un poco mejor lo que esto significa, vea a continuación cuáles son cada una de las etapas de P2P y cómo se relacionan para brindar más efectividad a la vida diaria de los profesionales de la cadena de suministro.
Pasos P2P
1. Suministros
El proceso comienza cuando otros equipos de la empresa solicitan al departamento de compras (mantenimiento, por ejemplo) que busque piezas o servicios de un proveedor en particular. A partir de ahí, puede iniciar un proceso como una RFQ o la activación de proveedores ya conocidos por la empresa.
2. Contratos
Una vez finalizada la primera etapa, comienzan las negociaciones para cerrar el contrato, pactando puntos como tiempo de entrega, precio, plazos y condiciones de pago, Incoterms y similares.
3. Órdenes de compra
Al final del proceso del contrato, las órdenes de compra comienzan a emitirse, a menudo de forma electrónica.
4. Recepción de artículos
Los productos solicitados son controlados por el proveedor y enviados al cliente, evitando que se reciban artículos defectuosos (o en cantidades incorrectas).
5. Facturación
Desde el momento en que se reciben y verifican los artículos, puede comenzar el proceso de facturación (nuevamente, electrónico).
6. Análisis de gastos
Como parte del proceso, las empresas deben tener un control estricto sobre el gasto en proveedores. El gasto racional es la mejor forma de garantizar la sostenibilidad del área dentro de cualquier empresa.
Al tratarse de una acción que involucra a múltiples agentes en diferentes puntos de contacto, toda la relación debe estar muy bien coordinada para que el objetivo final se logre sin presentar grandes pérdidas de mayor complejidad en la cadena de suministros.
Contar con un socio capaz de comprender todas las necesidades de su departamento de compras y lograr los mejores precios del mercado global es fundamental. Por ello, Soluparts se dedica activamente a construir el mejor entorno posible para que sus clientes puedan encontrar las piezas que necesitan, con todas las garantías y los mejores precios.
De esta forma, los profesionales de compras pueden ahorrar tiempo y tener, además del soporte tecnológico, un verdadero socio para realizar sus compras de la manera más rápida y eficiente posible.
El papel de la tecnología
Todos los pasos involucrados arriba pueden contar con el soporte de soluciones electrónicas para ser realizados de manera ágil y con el fin de minimizar errores. Los denominados “sistemas de compra electrónica” son de gran valor en este contexto: si se emplean correctamente, pueden generar ahorros de hasta un 80% para el sector de compras.
Los expertos señalan que la recuperación de la inversión por este tipo de solución debería ocurrir muy rápidamente dentro de diferentes empresas. La parte más delicada de este proceso es precisamente el inicio: conseguir que la cultura de la zona se adapte a estas nuevas etapas y que comprenda plena y eficazmente el funcionamiento del nuevo software que formará parte de su día a día.
Según Fernando Motta, líder del área de Inteligencia de Procesos de gA, empresa de tecnología global que utiliza plataformas digitales para empoderar a las grandes empresas, algunos de los puntos que se pueden mejorar con el uso de software como este son:
- Reducción significativa de retrabajos en los procesos de compra;
- Eliminación del retraso en la aprobación de pedidos, ya que el software dirige los procesos a los responsables y sigue los procesos de forma automática;
- Reducción de divergencias entre pedidos y facturas;
- Además de eliminar retrasos en los pagos.
Finalmente, como estos trámites involucran una cantidad importante de datos, es posible realizar un completo proceso de analítica para entender dónde es posible generar más eficiencia y entender más sobre los productos adquiridos y su demanda, convirtiéndose en una verdadera ayuda y capaz de colaborar, en todos los sectores de la empresa.
Beneficios
Además de las ganancias de eficiencia ya descritas, se pueden vincular otros beneficios a la contratación para pagar. La principal sería la visibilidad que tiene el área de la cadena de suministro dentro de la empresa, con una comunicación más fácil entre esta y el resto de áreas de negocio, lo que permite gestionar de forma más eficaz puntos como precios e inventarios.
Otro punto que merece atención es la toma de decisiones más asertiva basada en el análisis de datos que el proceso es capaz de construir. De esta forma, los profesionales de la cadena de suministro pueden ser agentes que contribuyan activamente a la salud financiera no solo de sus áreas, sino de toda la empresa.
Finalmente, la optimización del rendimiento operativo es el resultado de todo este proceso. A partir de la agilidad lograda con las nuevas metodologías y la inserción de software capaz de asistirlos, los profesionales ahora tienen más tiempo para dedicarse a tareas estratégicas y pueden contribuir de manera más significativa al avance de las empresas en las que operan.
Para actualizarse sobre las últimas tendencias del mercado para la cadena de suministro, continúe leyendo nuestro blog:
7 estrategias para hacer que su departamento de compras sea más resiliente
La importancia de la economía compartida para las cadenas de suministro modernas
¿Cómo hacer que las cadenas de suministro sean más éticas?
Cómo utilizar los conceptos de economía circular en las cadenas de suministro
Análisis del costo total de propiedad en la industria de compras
El concepto que examina todos los costos relacionados con la adquisición, transporte y almacenamiento de productos en la cadena de suministro se conoce como el costo total de propiedad (o TCO).
Este cálculo permite a los compradores diferenciar el precio de compra del costo a largo plazo de comprar un producto, que se relaciona con los costos de mantenimiento y reparación en el futuro.
En la década de los ochenta, una empresa de TI realizó este estudio de costos para calcular los gastos relacionados con el soporte que la empresa brinda a los clientes luego de vender hardware y software, descubriendo que podía costar entre 5 y 8 veces el precio de compra. En este artículo presentaremos las principales aportaciones de este concepto al departamento de compras.
Conceptos y Tendencias
El concepto de costo fue creado en la década de 1940 por Gartner Group, una empresa de consultoría de tecnología de la información de América del Norte. En ese momento, el objetivo de la metodología era cuantificar el desempeño cualitativo de la organización en su conjunto, sin embargo a lo largo de los años ha ido evolucionando para incluir otros sectores y ganar nuevas facetas.
En el departamento de compras en particular, el cálculo del TCO incluye los costos directos e indirectos de la compra de un producto y se extiende más allá del proceso de adquisición para incluir los incurridos a lo largo de la cadena de suministro para garantizar una integración fluida en el ensamblaje final. Se incluyen transporte, impuestos, gastos de aduana, seguros y embalajes, entre otros como los gastos de inventario que se pueden determinar en función de tres factores principales: espacio ocupado, manejo y depreciación.
Cuando pensamos en valores aplicados en el sector de compras, es decir, su presupuesto, vale la pena recordar que si bien el precio final de cada compra es importante, no tomar en cuenta el TCO de una adquisición puede impactar significativamente los gastos anuales – ya que Metodologías como el análisis de Varianza del Precio de Compra, tienden a desconocer entre el 20% y el 40% de los costos reales de una adquisición, ya que normalmente no incluyen factores como los gastos de transporte y muchos otros relacionados con el envío del producto a su destino final.
Existen algunos costos adicionales que nos permiten calcular el costo total de propiedad (TCO):
Costo de adquisición
El análisis comienza con el precio negociado del artículo excluyendo cualquier monto de descuento relacionado con compras de gran volumen y pago a tiempo, por ejemplo.
Costo de la transacción
Los costos de transacción no son fácilmente visibles, representan servicios prestados por proveedores, incluyendo los procesos óptimos de cálculo de inventario, requisiciones de materiales, preparación y transmisión del pedido al fabricante, documento de envío, manejo y recepción del producto.
Costo de oportunidad
Este es el elemento que más se pasa por alto en el costo total de propiedad. ¿Dónde genera más valor? ¿Qué oportunidades se pierden si se distancia de sus competencias básicas?
El concepto de costo de oportunidad se refiere a una posible pérdida de ingresos, si el proveedor elegido para adquirir un determinado producto no cuenta con materiales de calidad, para lo cual se requerirá mantenimiento en el corto plazo. En este punto, vale la pena analizar los beneficios entre un proveedor más caro pero con un servicio o producto de mejor calidad o un menor costo de compra.
Costos logísticos
Es necesario considerar el costo de transporte y almacenamiento del producto, tanto internacional como nacional, además de prestar atención al tiempo requerido para su llegada al destino final.
También se deben analizar las fluctuaciones estacionales en la demanda y la oferta y las condiciones climáticas estacionales adversas que pueden afectar la disponibilidad de espacio y su costo y disponibilidad de transporte.
Costos de fluctuación de moneda
Al comprar productos de un país extranjero con pago en la moneda de ese país, se debe tener en cuenta el historial de fluctuación de la moneda. Para poder protegerse contra esta variación, es posible optar por comprar en moneda extranjera al precio actual en el momento en que se emite la orden de compra.
Costos de regulación comercial
Es fundamental enumerar los incentivos y restricciones comerciales que ofrecen los países en los que se encuentra el proveedor, incluidos los establecidos mediante acuerdos comerciales entre países o grupos de países.
Otros valores que se deben considerar son los gastos de importación y exportación, que incluyen cargos aduaneros, derechos de importación y servicios de intermediación aduanera (en origen y destino).
Cómo aplicar este cálculo en el departamento
El profesional de compras debe enumerar todos los costos mencionados anteriormente, sean favorables o no, para el proveedor y el material indirecto, para mapear y analizar el TCO. Este análisis de datos aportará más asertividad a las actividades y decisiones del departamento de compras como la elección de la fuente de fabricación, la distribución de materiales, el mejor proveedor y las ventajas de adquisición.
Con esta evaluación, es posible determinar proveedores de menor costo y mayor calidad, es decir, aquellos que dan más retorno a la empresa.
Una vez que obtenga la información correcta, será posible producir un informe completo con el Costo Total de Propiedad para mejorar las decisiones y maximizar los resultados del sector. A continuación, se muestran los 3 pasos principales para definir su costo total de propiedad:
1) Organice los objetivos que desea alcanzar con TCO
2) Definir cuáles son los costos relevantes
3) Elija un período para el cálculo
Ahora que comprende la importancia de estos indicadores, puede contar con una empresa como Soluparts, especializada en negociar con los principales proveedores del mundo, obteniendo mejores condiciones comerciales en la adquisición de materiales indirectos.
Ofrecemos garantía de fabricante y trabajamos para evitar cualquier tipo de inconveniente en el caso de una pieza de repuesto. Hable con uno de nuestros expertos para obtener más información.
¿Piezas de Repuesto: Reparar o comprar nuevas?
El departamento de compras es uno de los más importantes dentro de cualquier negocio, siendo sumamente estratégico. Se espera que el área genere valor para la organización. Precisamente por este motivo, siempre es necesario buscar nuevas formas de mejorar los procesos de compra y mejorar sus KPI.
Los KPI (Key Performance Indicators) son parte de un tipo de gestión de procesos que surgió en la década de 1990 y es una de las mejores formas de monitorear el desempeño y la evolución de cualquier sector.
En el área de compras, la métrica más importante y más utilizada para medir el éxito del departamento es el ahorro en los suministros comprados. Esta reducción de costes se suele medir comparando directamente los precios cobrados en un período anterior con los nuevos precios del mismo material.
Se pueden adoptar varias prácticas para reducir los costos: simplificar la gestión del ciclo de vida del proveedor, aumentar la eficiencia aprovechando el análisis de las métricas de la cadena de suministro, negociar contratos a mediano y largo plazo o guiar al personal sobre cómo ahorrar costos de manera efectiva.
Sin embargo, hay una serie de métricas que se pueden utilizar para descubrir cómo el equipo está contribuyendo a la evolución del negocio. El seguimiento de estos indicadores ayuda a responder preguntas como:
- ¿Qué se necesita optimizar?
- ¿Cómo nos comparamos con otras organizaciones?
- ¿Estamos logrando resultados?
- ¿Estamos evolucionando?
Salim Khalife, fundador, presidente y director ejecutivo de Paramount WorkPlace recomienda algunas formas de medir, como: tiempo de entrega, desempeño del proveedor, tiempo de ciclo, gastos bajo administración, ahorro de costos y porcentaje de pedidos, como ya se discutió en nuestro blog.
En este artículo, enumeramos algunos otros indicadores que llevarán la medición de su área de compras a un nivel más avanzado y estratégico. ¡Revisa!
Rentabilidad
Uno de los KPI de compra más importantes es el ROI de la adquisición. Determina la rentabilidad de las inversiones del departamento y para calcularla es necesario dividir el ahorro de costes anual por el coste de adquisición interno anual y expresarlo como una proporción.
El ROI del área de compras debe tener un retorno significativo y establecerlo 10 veces más alto que las inversiones internas para el departamento es un buen objetivo.
Atención, este KPI es diferente del ROI calculado con la fórmula ROI = (ganancia de inversión – costo de inversión) / costo de inversión.
Compras de emergencia
La tarifa de compra de emergencia es un KPI centrado en pedidos no planificados. Estos pedidos se suelen realizar cuando hay escasez de productos en stock y la compra y reposición de una determinada pieza debe ser inmediata.
Este indicador tiene un factor tiempo, es decir, se mide en un período determinado y se expresa como un porcentaje entre las compras de emergencia y las compras totales. El objetivo es mantener el índice lo más bajo posible, evitando cuellos de botella en la cadena de suministro, escasez en la cartera de productos y gastos adicionales como fletes más rápidos, por ejemplo.
Este indicador mostrará qué tan efectiva es la planificación del área y si es necesario ajustar las estrategias futuras. Una adecuada planificación es fundamental para reducir costes y mejorar la calidad de las compras del sector, impactando directamente en el beneficio de la organización.
Para mejorar el funcionamiento de su departamento y solucionar sus principales problemas, le recomendamos este artículo.
Calidad de proveedores
La calidad de los proveedores se puede medir con el uso de varios parámetros, tales como: análisis de confiabilidad, plazos y calidad de entrega, tiempo de comunicación, calidad de los productos suministrados, competitividad de precios, número de pedidos pendientes o vencidos, calidad de relación, entre otros. Estos criterios deben definirse de acuerdo con las prioridades y objetivos de su departamento.
El control de los estándares de desempeño de sus socios se refleja no solo en la optimización de los procesos del departamento, sino también en la producción, evitando retrasos, desperdicios y maquinaria parada.
La calidad media de los servicios prestados por los proveedores puede mejorarse mediante nuevos criterios para la elección de nuevos proveedores o mediante la renegociación con los existentes.
Otro consejo es hacer un análisis SWOT de cada proveedor antes de cerrar el contrato, para evitar posibles riesgos relacionados con el acuerdo, como se explica en este artículo.
Efectividad de compra
Un método popular para evaluar la efectividad de las compras es revisar las tasas de rotación del inventario. El índice mide el número de veces, en promedio, que las acciones se utilizan o se rotan durante un período determinado.
La medición en este caso puede traer mejoras relacionadas con:
- Reducción de stock muerto
- Ahorro en costos de almacenamiento
- Disminución de compras urgentes o imprevistas.
Con este indicador es posible medir la liquidez del stock, pero es fundamental estar atento a las compras estacionales que pueden hacer que esta medida sea inexacta. Una solución sería tener un indicador de eficacia separado para las compras estacionales.
Mejoras de transporte
Los costos de transporte son una parte importante de los costos logísticos generales, pero a menudo son negociados y definidos por el comprador. De esta forma, poder bajar los precios de los fletes al momento de negociar con los transportistas ayuda a reducir los costos totales del departamento de compras, ayudando en su evaluación de efectividad.
Entrar en esta negociación es la elección del Incoterm incluido en la orden de compra. Algunas empresas utilizan Incoterms estándar en la mayoría de los pedidos, pero una evaluación cuidadosa de las posibilidades puede ayudarlo a ahorrar.
Trate siempre de planificar y hacer más consolidaciones de carga, comprando más materiales del mismo proveedor o de la misma ubicación en poco tiempo, así, se realizará un solo envío y se reducirán los costos totales de transporte.
En este proceso, nunca deje de comparar los valores del flete que ofrece el proveedor con la tabla de precios del flete que le brinda la logística de su empresa, optando por el más asequible.
Para una mejor medición es necesario automatizar
Además de definir indicadores para evaluar el desarrollo de actividades en el área e identificar cuellos de botella en los procesos, estos datos deben ser correctos y estar siempre disponibles para el seguimiento. La mejor forma de hacerlo es automatizando la cadena de suministro.
La automatización no solo mejora la gestión de datos, también reduce los costos y previene el fraude, minimizando los riesgos de las operaciones y las frustraciones posteriores. Utilice herramientas para optimizar cada paso y recopilar, analizar y monitorear datos de todo el proceso.
Para interpretar mejor la información generada a través de los datos, sugerimos utilizar el software Business Intelligence para centralizar toda la información que necesita ser analizada y utilizada en la toma de decisiones. De esta forma, será posible ver posibles fallas en los procesos del departamento e implementar mejoras con mayor precisión y facilidad.
Conclusión
Desarrollar una medición eficaz para el equipo de compras no es una tarea fácil. Depende de los análisis del funcionamiento del departamento y la definición de las principales prioridades, metas y objetivos.
Después de identificar las necesidades reales del negocio y comprender la naturaleza de los indicadores clave de desempeño de compras, es fácil elegir aquellos que estén en línea con los objetivos definidos.
El seguimiento de los indicadores y KPI con su equipo les permitirá comprender mejor los hábitos de compra de la empresa, el desempeño de los proveedores y si los procedimientos están funcionando como deberían. Así, se hace más fácil realizar eventuales cambios de personal, reasignar recursos, mitigar riesgos y evitar cuellos de botella, en definitiva: evaluar problemas, encontrar soluciones y optimizar el departamento.
En nuestro blog encontrarás decenas de contenidos que te ayudarán a optimizar y modernizar tu departamento de compras. También tenemos una serie de artículos sobre negociaciones y desarrollo profesional. ¡Revisa!
Para comprender mejor cómo Soluparts puede contribuir al departamento de compras de su empresa, ¡póngase en contacto con nuestro equipo!
La mejor forma de medir el desempeño del departamento de compras
El departamento de compras es uno de los más importantes dentro de cualquier negocio, siendo sumamente estratégico. Se espera que el área genere valor para la organización. Precisamente por este motivo, siempre es necesario buscar nuevas formas de mejorar los procesos de compra y mejorar sus KPI.
Los KPI (Key Performance Indicators) son parte de un tipo de gestión de procesos que surgió en la década de 1990 y es una de las mejores formas de monitorear el desempeño y la evolución de cualquier sector.
En el área de compras, la métrica más importante y más utilizada para medir el éxito del departamento es el ahorro en los suministros comprados. Esta reducción de costes se suele medir comparando directamente los precios cobrados en un período anterior con los nuevos precios del mismo material.
Se pueden adoptar varias prácticas para reducir los costos: simplificar la gestión del ciclo de vida del proveedor, aumentar la eficiencia aprovechando el análisis de las métricas de la cadena de suministro, negociar contratos a mediano y largo plazo o guiar al personal sobre cómo ahorrar costos de manera efectiva.
Sin embargo, hay una serie de métricas que se pueden utilizar para descubrir cómo el equipo está contribuyendo a la evolución del negocio. El seguimiento de estos indicadores ayuda a responder preguntas como:
- ¿Qué se necesita optimizar?
- ¿Cómo nos comparamos con otras organizaciones?
- ¿Estamos logrando resultados?
- ¿Estamos evolucionando?
Salim Khalife, fundador, presidente y director ejecutivo de Paramount WorkPlace recomienda algunas formas de medir, como: tiempo de entrega, desempeño del proveedor, tiempo de ciclo, gastos bajo administración, ahorro de costos y porcentaje de pedidos, como ya se discutió en nuestro blog.
En este artículo, enumeramos algunos otros indicadores que llevarán la medición de su área de compras a un nivel más avanzado y estratégico. ¡Revisa!
Rentabilidad
Uno de los KPI de compra más importantes es el ROI de la adquisición. Determina la rentabilidad de las inversiones del departamento y para calcularla es necesario dividir el ahorro de costes anual por el coste de adquisición interno anual y expresarlo como una proporción.
El ROI del área de compras debe tener un retorno significativo y establecerlo 10 veces más alto que las inversiones internas para el departamento es un buen objetivo.
Atención, este KPI es diferente del ROI calculado con la fórmula ROI = (ganancia de inversión – costo de inversión) / costo de inversión.
Compras de emergencia
La tarifa de compra de emergencia es un KPI centrado en pedidos no planificados. Estos pedidos se suelen realizar cuando hay escasez de productos en stock y la compra y reposición de una determinada pieza debe ser inmediata.
Este indicador tiene un factor tiempo, es decir, se mide en un período determinado y se expresa como un porcentaje entre las compras de emergencia y las compras totales. El objetivo es mantener el índice lo más bajo posible, evitando cuellos de botella en la cadena de suministro, escasez en la cartera de productos y gastos adicionales como fletes más rápidos, por ejemplo.
Este indicador mostrará qué tan efectiva es la planificación del área y si es necesario ajustar las estrategias futuras. Una adecuada planificación es fundamental para reducir costes y mejorar la calidad de las compras del sector, impactando directamente en el beneficio de la organización.
Para mejorar el funcionamiento de su departamento y solucionar sus principales problemas, le recomendamos este artículo.
Calidad de proveedores
La calidad de los proveedores se puede medir con el uso de varios parámetros, tales como: análisis de confiabilidad, plazos y calidad de entrega, tiempo de comunicación, calidad de los productos suministrados, competitividad de precios, número de pedidos pendientes o vencidos, calidad de relación, entre otros. Estos criterios deben definirse de acuerdo con las prioridades y objetivos de su departamento.
El control de los estándares de desempeño de sus socios se refleja no solo en la optimización de los procesos del departamento, sino también en la producción, evitando retrasos, desperdicios y maquinaria parada.
La calidad media de los servicios prestados por los proveedores puede mejorarse mediante nuevos criterios para la elección de nuevos proveedores o mediante la renegociación con los existentes.
Otro consejo es hacer un análisis SWOT de cada proveedor antes de cerrar el contrato, para evitar posibles riesgos relacionados con el acuerdo, como se explica en este artículo.
Efectividad de compra
Un método popular para evaluar la efectividad de las compras es revisar las tasas de rotación del inventario. El índice mide el número de veces, en promedio, que las acciones se utilizan o se rotan durante un período determinado.
La medición en este caso puede traer mejoras relacionadas con:
- Reducción de stock muerto
- Ahorro en costos de almacenamiento
- Disminución de compras urgentes o imprevistas.
Con este indicador es posible medir la liquidez del stock, pero es fundamental estar atento a las compras estacionales que pueden hacer que esta medida sea inexacta. Una solución sería tener un indicador de eficacia separado para las compras estacionales.
Mejoras de transporte
Los costos de transporte son una parte importante de los costos logísticos generales, pero a menudo son negociados y definidos por el comprador. De esta forma, poder bajar los precios de los fletes al momento de negociar con los transportistas ayuda a reducir los costos totales del departamento de compras, ayudando en su evaluación de efectividad.
Entrar en esta negociación es la elección del Incoterm incluido en la orden de compra. Algunas empresas utilizan Incoterms estándar en la mayoría de los pedidos, pero una evaluación cuidadosa de las posibilidades puede ayudarlo a ahorrar.
Trate siempre de planificar y hacer más consolidaciones de carga, comprando más materiales del mismo proveedor o de la misma ubicación en poco tiempo, así, se realizará un solo envío y se reducirán los costos totales de transporte.
En este proceso, nunca deje de comparar los valores del flete que ofrece el proveedor con la tabla de precios del flete que le brinda la logística de su empresa, optando por el más asequible.
Para una mejor medición es necesario automatizar
Además de definir indicadores para evaluar el desarrollo de actividades en el área e identificar cuellos de botella en los procesos, estos datos deben ser correctos y estar siempre disponibles para el seguimiento. La mejor forma de hacerlo es automatizando la cadena de suministro.
La automatización no solo mejora la gestión de datos, también reduce los costos y previene el fraude, minimizando los riesgos de las operaciones y las frustraciones posteriores. Utilice herramientas para optimizar cada paso y recopilar, analizar y monitorear datos de todo el proceso.
Para interpretar mejor la información generada a través de los datos, sugerimos utilizar el software Business Intelligence para centralizar toda la información que necesita ser analizada y utilizada en la toma de decisiones. De esta forma, será posible ver posibles fallas en los procesos del departamento e implementar mejoras con mayor precisión y facilidad.
Conclusión
Desarrollar una medición eficaz para el equipo de compras no es una tarea fácil. Depende de los análisis del funcionamiento del departamento y la definición de las principales prioridades, metas y objetivos.
Después de identificar las necesidades reales del negocio y comprender la naturaleza de los indicadores clave de desempeño de compras, es fácil elegir aquellos que estén en línea con los objetivos definidos.
El seguimiento de los indicadores y KPI con su equipo les permitirá comprender mejor los hábitos de compra de la empresa, el desempeño de los proveedores y si los procedimientos están funcionando como deberían. Así, se hace más fácil realizar eventuales cambios de personal, reasignar recursos, mitigar riesgos y evitar cuellos de botella, en definitiva: evaluar problemas, encontrar soluciones y optimizar el departamento.
En nuestro blog encontrarás decenas de contenidos que te ayudarán a optimizar y modernizar tu departamento de compras. También tenemos una serie de artículos sobre negociaciones y desarrollo profesional. ¡Revisa!
Para comprender mejor cómo Soluparts puede contribuir al departamento de compras de su empresa, ¡póngase en contacto con nuestro equipo!
Técnicas de optimización del control de inventario
Saber administrar y optimizar el inventario puede ser la diferencia para definir un negocio exitoso, contribuyendo al objetivo de reducir costos y reponer materiales para sus operaciones solamente cuando sea necesario.
Ya hemos cubierto en nuestro blog ejemplos y técnicas para una gestión más eficiente de su inventario y, en este texto, profundizaremos el tema con más consejos sobre cómo optimizar la gestión de su inventario y discutiremos su importancia para una gestión eficiente de las compras.
La importancia de la optimización de stock en la era digital
El inventario organizado significa que el control de todas las partes y los flujos de efectividad son efectivos, lo que garantiza que sea posible tener los artículos correctos en el lugar correcto en el momento correcto.
La optimización del inventario es diferente a la gestión básica. El segundo involucra pedidos, almacenaje y movimiento de stock, mientras que el primero consiste en concentrar los artículos adecuados en las cantidades adecuadas para satisfacer la demanda, sin gastos excesivos, es decir, haciendo uso de métricas y análisis para diseñar la mejor manera (momento y cantidad) para realizar sus compras.
En optimización, es necesario establecer y mantener el foco en las metas, asegurando que se adquirirá el suministro adecuado con base en cálculos que tienen como objetivo pronosticar las posibles demandas de material del equipo de mantenimiento, de manera que las compras se planifiquen con anticipación y seguimiento. La mejor estrategia económica, siempre teniendo en cuenta las variables de oferta y demanda.
Vivir tiempos inciertos y volátiles, con tantos cambios rápidos, mantener la productividad y optimizar el tiempo ha sido un gran desafío. Las empresas deben realizar un seguimiento de las complejas cadenas de suministro y anticipar y hacer frente a las nuevas amenazas en todo momento. Por lo tanto, la optimización completa solo es posible mediante la adopción de algunas técnicas e innovaciones, como los sistemas de TI integrales para automatizar los procesos, haciéndolos lo más eficientes posible.
Al optimizar su inventario, podrá pronosticar el mantenimiento y la estacionalidad de la demanda para ciertas piezas y determinar exactamente cuánto y cuándo pedir un material. Será posible mantenerse alineado con los proveedores y cumplir con el cronograma y él tiempo, asegurando que los materiales estén disponibles con anticipación, sin gastar más de lo planeado.
Técnicas para optimizar el inventario
1) Tener un sistema de gestión
Para iniciar una optimización, la empresa debe estar preparada para hacer frente al flujo de demandas en el área. La automatización del inventario lo ayuda a predecir las cantidades de los pedidos, los tiempos del ciclo de reabastecimiento, el stock de seguridad, los pronósticos, la estacionalidad y más.
Un software eficiente contribuirá no solo al seguimiento de los niveles de stock, pedidos y entregas, sino también al seguimiento de todo el proceso de compra. El sistema calculará automáticamente la demanda de artículos, analizará los datos históricos de retiros y se asegurará de que las cantidades mínima y máxima de cada producto sean precisas en cada período y ubicación.
Algunas empresas utilizan plataformas tecnológicas como WMS. El WMS (Warehouse Managment System) contribuye a respaldar la operación del día a día. Se puede dividir en tres frentes principales: gestión de inventarios; ejecución de la obra; e información. Este software permite la integración con otros sistemas importantes, como ERP, asegurando la centralización y transparencia de los datos en toda la empresa.
En este sentido, consulte nuestro artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente.
Para medir el desempeño de la operación periódicamente, es necesario establecer indicadores de desempeño (KPIs), y nunca dejar la valoración de los números en un segundo plano.
Cabe recordar que para que la gestión de inventarios sea de hecho optimizada y eficiente, es necesario dar un paso más en el seguimiento constante de métricas.
El análisis de números y gráficos, así como el establecimiento de metas y proyecciones de demandas futuras son fundamentales para anticipar problemas, como la falta de repuestos en stock y planificar compras al menor costo.
Un consejo importante es tener reuniones periódicas con todos los compradores del equipo para que estos análisis se hagan en conjunto, asegurando que todo el departamento esté trabajando con la misma estrategia y los mismos objetivos.
2) Establecer políticas de inventario
Defina una política de inventario para determinar qué materiales almacenar y cuánto guardar para cada unidad. Para ayudar en su preparación, realice un análisis de inventario ABC.
Esta técnica tiene como objetivo identificar el stock que está generando beneficios, mediante una clasificación que separa los materiales en tres niveles o categorías diferentes:
Los artículos A son los más importantes en términos del valor que agregan a la empresa, mientras que los artículos C son los menos valiosos.
El análisis de inventario ABC es importante porque lo ayuda a administrar los materiales indirectos más importantes para la operación y adaptar sus políticas de control de inventario.
3) Previsión de demanda
Es necesario hacer un pronóstico y calcular dinámicamente las demandas de acuerdo con los datos históricos de compras para garantizar que las cantidades de pedido mínima y máxima sean las ideales.
Además, es fundamental elaborar un presupuesto de inventario anual, ayudando al área de compras a prepararse con mucha anticipación, evitando imprevistos. Estos son los puntos principales a considerar en este presupuesto:
-
- costo total de adquisiciones para mantener un nivel adecuado de inventario durante cada período del año;
- costo de almacenamiento;
- costo de movimiento;
- costos operativos fijos;
- costos de transporte;
- costos y gastos diversos.
4) Mejorar los procedimientos de compra
Para mantener el stock con las cantidades adecuadas, es necesario adoptar procedimientos de compra que se alineen con el historial de entrada y salida de materiales.
Todos los artículos que no han tenido un volumen de inventario o que no han salido dentro de un período contable determinado, generalmente doce meses, deben clasificarse como inventario obsoleto. Estos artículos de baja demanda deben marcarse en el sistema y sus límites de inventario deben ajustarse a la baja para evitar gastos innecesarios.
¿Qué errores evitar en el proceso de optimización?
El primer paso para evitar errores es establecer y seguir el proceso del departamento. Algunos de los principales elementos necesarios son la planificación, la estrategia, la ejecución eficiente y el seguimiento.
Entre estos errores, destacamos el control de inventarios, que puede resultar en el famoso desabastecimiento (falta de stock de un determinado producto). Otra situación que ocurre con frecuencia en operaciones con gestión manual es el exceso de stock. Ambos escenarios son perjudiciales para el negocio, provocando pérdidas económicas.
Otro error común es en el uso del espacio, por lo que es importante revisar periódicamente la disposición del stock, ya que con el tiempo el espacio necesita cambiar según la diversificación de materiales. Intente maximizar el uso del espacio físico vertical.
¡No ignore los avances tecnológicos! No recopilar y analizar datos con la ayuda de la tecnología hace que la empresa sea menos competitiva. Necesita obtener herramientas básicas de administración de inventario y mantenerse al día con las tendencias con frecuencia. La automatización ayuda a reducir los costos laborales, mejorando la accesibilidad de los productos, categorizando el inventario de manera sistemática. Usar la tecnología a su favor le ayudará a evitar los problemas mencionados anteriormente.
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