En el actual momento de crisis económica que atraviesa el mundo, el área de compras está pasando por varios desafíos.
Entre ellas figuran la creciente presión para reducir los costos y optimizar el rendimiento financiero y operacional, la creciente complejidad y volumen de los contratos que deben gestionarse, la necesidad de automatizar los procesos relacionados con esta esfera y la aparición de nuevos requisitos reglamentarios.
Estos factores hacen que sea esencial que los procesos de adquisición y contratación hablen muy estrechamente. Esta declaración, hecha por el Chartered Institute of Procurement and Supply, deja clara la relevancia de esta cuestión para las organizaciones.
Además, este escenario requiere que el profesional de compras desarrolle cada vez más determinadas soft skills (como el pensamiento estratégico, anlitico, buen sentido común, inteligencia cultural y emocional) para gestionar las demandas relacionadas con la gestión de contratos.
En este texto, discutiremos los beneficios de la gestión de contratos en el sector compras, y presentaremos estrategias sobre como adoptarla con éxito en el día a día de su empresa.
La importancia de la gestión de contratos en compras
En resumen, el proceso de gestión de contratos puede entenderse como la interacción entre proveedores y compradores que garantiza el cumplimiento de las obligaciones (de ambas partes) en una relación de compra.
Hay cinco puntos esenciales que deben considerarse en este proceso, ya sea en el sector de las compras o en cualquier otro:
- Bienes y servicios: dejar bien descrito lo que será suministrado por el proveedor, evitando ruidos de interpretación;
- Precios y pagos: definir cuáles son los costos de cada producto o servicio, cómo y cuándo se pagará y cuáles son las penalizaciones en caso de retrasos;
- Confidencialidad e información propietaria: decidir quién será el propietario de la propiedad intelectual si algo se ha desarrollado en asociación. Además, en el caso de la información que no puede ser revelada, es esencial que haya cláusulas de confidencialidad para proteger a la empresa que la posee, de la mejor manera posible, contra las filtraciones;
- Descargo de responsabilidad: Limitar la capacidad de la otra parte para presentar una demanda y recuperar los posibles daños – ver más detalles sobre este tema en los Incoterms 2020;
- Violación e incumplimiento de contrato: establecer las condiciones si ninguna de las partes decide rescindir el contrato.
Además, según el artículo del Purchasing and Procurement Center, el proceso de gestión de contratos incluye los siguientes pasos:
- Gestionar la prestación de servicios para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos;
- Establecer una relación fructífera entre los proveedores y los compradores;
- Gestionar el contrato en sí, asegurando que las cláusulas sean fieles a la negociación y respetadas por todos. Asegúrate de que las actividades de compra siguen lo que se ha acordado;
- Busca mejoras, aumentando así la eficiencia y la rentabilidad;
- Aplicar los cambios cuando sea necesario, ya que en los contratos a largo plazo, los cambios relativos a las actividades, las solicitudes y los productos disponibles son comunes.
También hay que adoptar estrategias que ayuden a mejorar la gestión de los contratos en las compras:
Centralizar las informaciones
El uso de un softwares de gestión de contratos para el archivo organizado de la información es una gran opción, ya que permite tener un único depósito de documentos relacionados. Si esta gestión la realizan diferentes áreas (Compras y Jurídica), es importante asegurar la coordinación y la comunicación entre ellas.
Promover las auditorías
Es fundamental para mejorar el rendimiento de los proveedores (puntualidad, controles de calidad, precios y calendarios de pago) garantizar que la organización actúe de conformidad con las normas y reglamentos definidos; vea los beneficios del cumplimiento en compras.
Mejorar la gestión de riesgos
Los retrasos en las entregas, los pagos atrasados y los recuentos de inventario erróneos, entre otros riesgos, pueden evitarse si hay una gestión eficiente del contrato con el proveedor.
Consejo práctico para la gestión de contratos: preparar checklists
La realización de checklists es una forma eficaz de describir los aspectos y las buenas prácticas relacionados con la gestión de contratos. El uso del checklist puede dividirse en tres columnas, contemplando las actividades a realizar, los interesados que participan y la frecuencia con que se realizan (utilice la periodicidad que tenga más sentido para su rutina de trabajo: diaria, quincenal, mensual, semestral, anual, al comienzo o al final del contrato).
Con el fin de optimizar el tiempo de compra y hacer la lista de actividades más organizada, lo ideal sería dividirlas en cuatro bloques principales. A continuación se presentan los temas y algunas sugerencias de tareas a contemplar en el checklist:
1. Planificación y preparación
Definición de políticas y procedimientos para la gestión de contratos (por ejemplo, establecer las responsabilidades de las partes, evaluar la necesidad de capacitación del equipo, crear un plan de acción y enumerar los posibles riesgos).
2. Período previo al contrato
Fase posterior a la negociación, en la que se revisa de nuevo el documento para detectar posibles errores, evitando riesgos para la empresa. Además, en esta etapa es importante asegurar que los documentos relacionados con el contrato sean coherentes y que todas las partes reciban las versiones actualizadas.
3. Período de contrato
Se refiere al momento donde el contrato está activo. Se debe prestar atención a su optimización y a la detección de tendencias y oportunidades para futuros contratos. Es importante que los documentos se encuentren en los instrumentos de gestión y que su ejecución se supervise mediante indicadores de rendimiento.
4. Período posterior al contrato
Es la etapa donde contrato ya no está activo, considera las tareas relacionadas con su cierre y la preparación de los informes de evaluación final.
Conclusión
En este texto hemos traído algunos aspectos relacionados con la gestión de contratos en el área de compras (su importancia, estrategias y consejos prácticos para adoptarlos), que ayuda al departamento de compras a promover la optimización operativa y financiera de su sector.
El profesional de compras debe estar atento a las estrategias que garanticen los mejores productos y servicios por un precio justo, con el cumplimiento de las responsabilidades formalizadas durante la contratación.
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