Técnicas de negociación que necesita saber

No es nada nuevo para nadie que el dominio de las técnicas de negociación sea fundamental para el profesional del departamento de compras, permitiendo cerrar los mejores contratos. Con eso en mente, Soluparts ha preparado una serie de artículos sobre comercio para que continúe mejorando estas habilidades.

Descubra aquí las técnicas de negociación más avanzadas y eficientes y obtenga mejores resultados en sus contratos de compra.

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Resolviendo los conflictos en la negociación

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Conozca BATNA, el método de negociacíon avanzado de Harvard

Responda rápidamente: ¿cuántas veces dejó una reunión con un cliente o proveedor con la sensación de que el acuerdo alcanzado no era ideal para su negocio? Si esto ha sucedido más veces de las que le gustaría admitir, es hora de conocer BATNA, un método de negociación avanzado desarrollado por Harvard Business School que cambiará este escenario.

Después de todo, ¿qué es BATNA?

Desarrollado por los profesores Bruce Patton, Roger Fisher y Willian L. Ury, el método BATNA se describió por primera vez en el best seller “Cómo llegar al sí”, lanzado en 1981 y considerado por los ejecutivos de todo el mundo como una de las guías más importantes para negociando el entorno corporativo.

BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), o Mejor alternativa a un acuerdo negociado, define en términos generales su “plan B”, o lo que debe hacerse para superar una situación desfavorable y llegar al mejor resultado posible, si no hay posibilidad de llegar al acuerdo inicialmente previsto para la negociación.

¿Por qué es importante tener una BATNA bien definida?

Llegar a una negociación con un cliente o proveedor sin una comprensión clara de su BATNA puede causar graves daños a su negocio.

Esto se debe a que ignorar esta técnica de negociación avanzada aumenta exponencialmente las posibilidades de que exponga a la empresa a riesgos financieros innecesarios, ya sea rechazando un acuerdo que debería haberse aceptado o, por el contrario, firmando un contrato que debería haberse rechazado debido a la ansiedad. Para cerrar un trato

Para evitar que esto suceda, es esencial llegar a la mesa de reunión con una visión bien definida no solo de sus aspiraciones con respecto a los resultados del objeto de la negociación, es decir, lo que considera su mejor resultado, sino también del límite de concesiones que puede hacer y, por encima de las cuales, deberá rechazar una oferta.

Negociacíon avanzado: ¿cómo evaluar mi BATNA?

La definición BATNA de su negocio pasa por 3 pasos fundamentales:

1. Evalúa tus opciones

Reúna a su equipo, evalúe la situación que se negociará y piense en todos los escenarios posibles: ¿qué puntos se negociarán fácilmente, qué elementos pueden generar un punto muerto, que difícilmente serán aceptado por el otro lado?

Luego, cree las posibles soluciones, ya que es importante tener una idea clara de sus alternativas más allá de lo que inicialmente se pensó.

Hacer una evaluación honesta de las posibles opciones si no se puede alcanzar los términos esperados, además de quitarle una enorme presión en ese momento, le impide tomar decisiones con bases emocionales que pueden representar soluciones que de poco beneficio para su negocio. [enlace al artículo Uso de la emoción para una mejor negociación después de la publicación]

2. Establezca su BATNA

Con las opciones disponibles en mente, es posible establecer su BATNA, es decir, la que sería su mejor opción si no es posible obtener el rendimiento inicialmente esperado .

Al establecer su BATNA, es importante considerar también el otro lado de la negociación y pensar en la BATNA de su interlocutor. En otras palabras, puede preguntarse, si el cliente o proveedor no tiene un contrato con usted, ¿cuál sería la mejor opción para ellos?

Obviamente, es importante no responder a esta pregunta basándose en “adivinar” sobre el otro lado. Una de las premisas fundamentales de esta técnica de negociación avanzada es realizar una investigación en profundidad sobre su interlocutor y el escenario en el que se inserta, para que su BATNA pueda establecerse sobre bases más seguras.

Consejo: además de la información sobre el interlocutor, la actualización en relación con el mercado global es esencial. Por lo tanto, indicamos 3 lecturas importantes sobre el tema:

1. Cómo Slowbalization afecta la cadena de suministro
2. La segunda ola Industria 4.0
3. Incoterms 2020 – para compradores

 

3. Calcule el monto de su reserva

Con el BATNA establecido, también podrá definir su valor de reserva, es decir, el límite en el que la negociación ya no es interesante para su empresa y que no es posible cruzar.

Este es el valor que define los factores decisivos, el problema o un conjunto de problemas que una de las partes de una transacción considera esencial para sus intereses y, por lo tanto, no puede ser abdicado. Estos puntos generalmente se dejan para el final de las discusiones, cuando otros elementos ya están avanzados.

En palabras simples, puede establecer el momento exacto en que debe abandonar la mesa de negociación, ya que avanzar significa firmar un contrato que es desventajoso para su empresa.

Sin embargo, es importante comprender que definir su valor de reserva en una operación es muy diferente de establecer un objetivo. Esto se debe a que, como ya sabe, el primero corresponde al valor mínimo aceptable para que sea un negocio viable, mientras que el segundo es ese valor que está dispuesto a alcanzar para que la transacción se considere un éxito.

 

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Usando la emoción para una mejor negociación

Nuestras emociones influyen en todos los aspectos de la vida. Sin embargo, tanto en lo personal como en lo profesional, mantener las emociones y los sentimientos bajo control puede ser un gran desafío.

Cuando hablamos de trabajo, este control se vuelve fundamental para poder llevar a cabo una carrera exitosa y en algunos sectores debe ser aún mayor. Es el caso, por ejemplo, el departamento de compras, donde los procesos de negociación son comunes y exigen mucho de los profesionales.

Este artículo te aportará información útil para utilizar las emociones de forma positiva, obteniendo mejores resultados en las negociaciones en general. ¡Mira esto!

LOS SENTIMIENTOS EN LA MESA DE NEGOCIACIONES

Hasta hace poco tiempo, la emoción se consideraba un impedimento para llegar a acuerdos constructivos. Pero este concepto está cambiando, y ahora se sugiere que controlar la emoción en la negociación puede dar resultados positivos.

En el libro Más allá de la razón: La fuerza de la emoción en la solución de conflictos, Daniel Shapiro y Roger Fisher desarrollan la idea de que es posible que el negociador estimule las emociones positivas y supere las negativas mostrando aprecio y valorizando la pertenencia, la autonomía, el estatus y la función del otro lado.

Para los autores, la ventaja de conocer y saber como tratar estas dimensiones emocionales es que pueden ser exploradas con el objetivo de comprender las expectativas de cada parte, ayudando a crear un ambiente de negociación más positivo.

Como vemos, la negociación depende mucho de la influencia de las emociones. Esto se debe a que el negociador exitoso necesita tener buenos recursos de persuasión y oratoria, pero también necesita tener la percepción y el control de sus sentimientos.

Estudiando los principios de la negociación, los investigadores Norbert Schwarz de la Universidad de Míchigan y Gerald Clore de la Universidad de Virginia usaron el teléfono para hacer preguntas sobre la satisfacción de la vida. Detalle: La mitad de los participantes respondieron a la pregunta en un día soleado y la otra  mitad en un día lluvioso.

Los participantes que fueron contactados en un día lluvioso mostraron menos satisfacción con la vida que los participantes que recibieron llamadas en un día soleado. Pero cuando los académicos comenzaron la conversación preguntando: “¿Cómo está el clima allí?” Los participantes en condiciones de lluvia respondieron tan positivamente como aquellos que experimentaron un día soleado.

¿Por qué sucedió esto? Simple: reconociendo el mal tiempo, los encuestados desactivaron el impacto de la lluvia al evaluar su satisfacción con la vida.

Por lo tanto, el estudio demostró, que es necesario desactivar los desencadenantes emocionales negativos antes de las negociaciones.

CONTROLAR LAS EMOCIONES EN LA NEGOCIACIÓN

En general, todo el mundo es capaz de controlar la forma en que expresa sus emociones, pero hay una estrategia que ayuda a aprovechar este control: ¡controla tus sentimientos! De esta manera, será posible disfrazar o enfatizar una emoción, según la necesidad y el momento.

En este aspecto, es esencial prepararse de antemano para la negociación. Por ejemplo, si hay un contratiempo en el camino a la reunión, o si entras en la habitación y te encuentras con una vieja decepción, estas situaciones deben ser trabajadas antes de empezar a negociar – es decir, en la práctica, desactivar los desencadenantes emocionales negativos.

¿Cómo se hace esto? Pida permiso para ir al baño y aproveche la oportunidad para trabajar en su respiración (respire profundamente y con pausas unas cuantas veces), haga una rápida relajación o meditación, llame a alguien que tenga la capacidad de calmarle y darle confianza, etc.

Ahora, si nota que la otra parte tiene emociones negativas relacionadas con la negociación, intente crear un puente con la fuente de esos sentimientos. Es posible identificar esta reacción en lo positivo a través del habla del individuo, pero también a través de la expresión corporal, como los ejemplos dados por los profesores de la FGV Yann Duzert y Ana Tereza Spínola, en el área de Gestión Empresarial: labios y cejas contraídos y unidos (significa ira), moviendo las uñas o la ceja es señal de impaciencia.

Posicionamiento como “¿un día duro, no?” o “¿cómo fue tu viaje hasta aquí?”, además de crear empatía, pueden ser el punto de partida para minimizar la influencia de las emociones negativas durante las discusiones.

La profesora asistente de Harvard Business School, Alison Wood Brooks, explica algunos de los sentimientos que pueden aparecer en una mesa de negociación: “La emoción más común que aparece antes de que comience el proceso o durante las primeras etapas es la ansiedad. Es más probable que mostremos irritación o entusiasmo en el transcurso de las discusiones. Y la decepción, la tristeza o la pena a menudo aparecen especialmente en las etapas finales de la negociación”.

Todos estos sentimientos pueden ser controlados y llevados a un lado más ventajoso durante el proceso de negociación, como explicó Alison, que enseña negociación en cursos de MBA y de educación ejecutiva además es miembro del grupo de comprensión del comportamiento.

Según ella, una estrategia útil para reducir la ansiedad es invitar a un experto externo para que articule la negociación, ya que estas personas tienen menos interés personal en el trabajo y pueden demostrar habilidades más controladas.

La ira puede surgir de la tendencia general al ver las negociaciones en términos competitivos y sin colaboración. Pero este sentimiento, según la profesora, no es del todo mal. Demostrar ira de manera controlada puede hacer que la gente parezca más fuerte y poderosa, lo que aumenta su autoconfianza.

Pero si la tensión es exagerada, presionar el botón de pausa es una buena estrategia. Después de calmar los espíritus, la reunión se puede reanudar de una manera más productiva.

Sin embargo, hay una línea que divide la irritación de la decepción. Y esa segunda emoción ya puede ser más dañina cuando se demuestra en la mesa de negociaciones. Uno de los factores que pueden causar decepción es la rapidez del proceso, que da la sensación de que se podría haber hecho más. La forma más obvia de reducir la probabilidad de decepción es actuar con calma y reflexión y si hay alguna duda, hacer las preguntas pertinentes para asegurarse de haber explorado todas las posibilidades posibles.

En cuanto la alegría y el entusiasmo, Alison dice que en ciertas situaciones mostrar estos sentimientos puede generar decepción en la otra parte. Los mejores negociadores hacen grandes tratos para usted, pero hacen creer a sus oponentes que ellos también han hecho un fabuloso trato.

Y así llegamos a los dos últimos consejos sobre la emoción en la negociación:

1. Respeta a los demás, no dejes que el entusiasmo haga que tus interlocutores se sientan como perdedores.
2. Sé escéptico y no dejes que el entusiasmo se convierta en un exceso de confianza, perjudicando futuras negociaciones.

Las emociones son inherentes al conflicto y desempeñan un papel positivo en la toma de decisiones, la creatividad y la creación de relaciones, como las que implican la negociación.

 

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Cerebro Trino: mejorando las ofertas de compras

Comprender como funciona nuestro cerebro puede facilitar la forma en que negociamos o transformamos positivamente nuestras interacciones con otras personas.

El concepto de Cerebro Trino, desarrollado en los años 60, amplía nuestro conocimiento sobre este órgano, que aún se comprende muy poco, y ofrece la oportunidad de desarrollarse en el entorno laboral, incluso para el profesional de compras, siempre involucrado en negociaciones relacionadas con varios interlocutores.

Después de todo, ¿qué es el cerebro trino?

Un modelo formulado por el neurocirujano Paul D. MacLean, el cerebro trino se basa en la división del cerebro humano en tres regiones distintas, organizándose en una jerarquía basada en su evolución. Son ellas:

1. Cerebro inferior o reptiliano

Como su nombre lo indica, esta parte del cerebro también se encuentra en reptiles y controla las funciones vitales del cuerpo, siendo también responsable de nuestros instintos de supervivencia. Nos alerta, por ejemplo, sobre funciones básicas como hambre, frío, calor o sed.

Ubicado en el tronco encefálico, donde la médula espinal accede al cráneo, el cerebro primitivo (o inferior) gobierna nuestros cinco sentimientos principales: ira, tristeza, alegría, asco y sorpresa.

En peligro, la estructura reptiliana se despierta, liberando sustancias químicas para actuar instintivamente, en defensa de nuestra auto-conservación. Cuando tocas con tus manos una olla caliente, por ejemplo, la reacción automática es alejarla de inmediato; actuamos sin pensar, lo cual es común cuando esa parte del cerebro está actuando.

Pero, además de los impulsos primitivos, esa parte del cerebro también está relacionado con los hábitos y la memoria de procedimiento, como subir al automóvil y comenzar a conducir automáticamente, sin tener que pensar en cada paso que involucra esta acción. La repetición lleva al reconocimiento de que la acción es segura.

2. Cerebro límbico o emocional

Su ubicación está justo encima del cerebro reptiliano, es decir, justo en el medio del Sistema Nervioso Central. El cerebro límbico (o medio) es el centro de nuestras emociones, memoria y motivación.

Cuando se activa, puede aumentar la frecuencia cardíaca, aumentar el consumo de oxígeno, preparar a nuestro cuerpo para luchar o escapar de una situación que considera peligrosa. También puede desencadenar el estrés, uno de los mayores problemas que se enfrentan en el lugar de trabajo, ya sea en la oficina o en el hogar.

Cuando recibimos un mensaje perturbador o vemos noticias impactantes, por ejemplo, se activa el sistema límbico, lo que lleva a una experiencia emocional frente a la ocurrencia.

3. Cerebro racional o inteligente

Es la parte del cerebro más joven, el cerebro inteligente está formado por la neocorteza, siendo responsable de todas las actividades conscientes de un orden superior: lenguaje, razonamiento, imaginación, creatividad, pensamiento abstracto, etc.

Ubicado justo detrás de la frente, el cerebro racional (o superior) también concentra gran parte de nuestra memoria biográfica y automática, esencial para que podamos hablar, escribir o calcular, entre otras acciones. Responder a la percepción del tiempo y el contexto, inhibir acciones inapropiadas, generar comprensión y empatía y, por lo tanto, rige la forma en que llevamos a cabo nuestras relaciones interpersonales y nos permite vivir en sociedad.

Es decir, en cualquier situación en la que razonemos, el cerebro inteligente se activa, sin involucrar otras estructuras cerebrales. Un buen ejemplo es cuando necesitamos enfrentar desafíos profesionales, buscando las mejores soluciones para cada situación.

Sin embargo, es importante destacar que el cerebro racional puede desconectarse en situaciones de amenaza (reales o imaginarias), dando paso al sistema límbico, el primero en responder cuando el objetivo es mantener nuestra seguridad.

Trino Cerebro puede mejorar las negociaciones de compras

El concepto de Cerebro Trino se puede utilizar para mejorar el rendimiento del sector de compras porque, además de que es posible desarrollar habilidades esenciales para que el profesional actúe en la era digital, también es factible comprender mejor el funcionamiento de este sistema para mejorar la rutina de trabajo. ¿Cómo conseguir un mejor trato?.

Bien estudiado y aplicado, puede convertirse en una forma de auto-conocimiento y utilizarse para “indagar” mejor a las personas con las que interactuamos, en la vida personal y profesional, incluso cuando se negocia.

Como hemos visto, nuestro cerebro racional (o inteligente) es responsable de gobernar racionalmente nuestro comportamiento, inhibiendo los impulsos primitivos de nuestro cerebro reptil cada vez que surgen y resultan inadecuados.

Si durante una negociación surge un sentimiento primitivo, como la ira, por ejemplo, es una señal de que el cerebro reptiliano está a cargo, dando rienda suelta al lado irracional.

Vale la pena recordar que todos llevamos historias emocionales que otra persona puede despertar involuntariamente. Al igual que el sentimiento de tristeza o alegría que surge, inconscientemente, debido a un gesto o un perfume de alguien presente en la reunión, es decir, la sensación emocional fue premeditada.

En estos momentos, la mejor manera de hacer el trabajo de manera racional, tratando de entender por qué surgió y pensando en el daño que puede ofrecer, si nos está dominado. Y, por supuesto, debe ser reemplazado por un comportamiento civilizado y positivo, proveniente del cerebro racional.

Una forma de lograr este efecto es tomar un trago de agua o pedir que la conversación se posponga para otra ocasión, si hay condiciones para el aplazamiento, y especialmente para respirar profundamente: esta acción oxigena más la neocorteza para ayudar a su funcionamiento.

De hecho, siempre es posible elegir: ceder ante los impulsos y deseos primitivos del cerebro reptiliano o usar el cerebro inteligente (o racional) para controlarlos, obteniendo los mejores resultados en la vida personal y profesional, por desafiante que sea el momento.

Los tres cerebros distintos, que surgieron a medida que evolucionamos y ahora coexisten, en el funcionamiento de manera independiente: se influyen mutuamente. El equilibrio entre ellos permitirá mantener relaciones armoniosas, regular los impulsos y mantener un comportamiento apropiado en las situaciones más variadas, como el momento de una negociación importante por parte del departamento de compras.

El concepto del Cerebro Triuno se suma a otra información que puede cambiar el rumbo a la hora de negociar, una tarea esencial para el sector de compras.

 

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Inteligencia emocional en las compras: ¿por qué es tan importante?

La Inteligencia Emocional (IE), también llamada Cociente Emocional (QE), es un concepto que surgió en los años 90 entre los psicólogos, extendiéndose rápidamente hacia otros sectores, incluido el entorno organizacional.

¡Siga leyendo y descubra como esta capacidad puede generar beneficios en varias áreas, incluido el sector de compras!

Inteligencia emocional en el entorno corporativo

El cociente emocional se definió académicamente, por primera vez, en un artículo publicado en 1990 por los psicólogos estadounidenses Peter Salovey y John D. Mayer, como “la capacidad de controlar las propias emociones y la de los demás, utilizando esta información para guiar a los pensamientos y acciones”.

Sin embargo, el psicólogo y escritor Daniel Goleman, Ph.D. en Harvard es considerado el padre de la Inteligencia Emocional por popularizar y publicar un libro sobre el tema (en 1995). Y fue precisamente este trabajo, titulado Inteligencia emocional: porque puede tener más importancia que el coeficiente intelectual, lo que conmovió al mundo corporativo al afirmar que IE desempeña un papel particularmente importante en el lugar de trabajo.

Para verificar que esta afirmación sea correcta, una encuesta realizada con 2,662 gerentes estadounidenses reveló que el 71% de los entrevistados valora más el cociente emocional, en comparación con el coeficiente intelectual, en sus empleados. De estos, el 75% dijo que era más probable que promocionaran a un empleado con un EQ alto y el 59% dijo que no contrataría a un candidato con un IQ alto y un EQ bajo.

El estudio, realizado después de la crisis financiera de 2008, mostró que en períodos de incertidumbre económica, como el que estamos experimentando actualmente debido al Covid-19, las empresas necesitan personas que sepan como lidiar con un alto nivel de estrés.

En este sentido, es natural preferir profesionales que puedan tomar mejores decisiones para resolver dificultades, mantener la calma bajo presión y tener una mayor empatía, características típicas de las personas con un EQ alto.

Pero, debe destacarse: el cociente de inteligencia (IQ) siempre será muy importante para el desarrollo profesional porque implica, elocuencia o capacidad de aprendizaje, entre otros requisitos esenciales en cualquier función.

Profesionales y equipos emocionalmente inteligentes

Podemos decir que la Inteligencia Emocional puede ayudar en la evolución de cualquier carrera, porque los profesionales emocionalmente inteligentes pueden tener autocontrol y mantener su motivación, mejorando su rendimiento. Pero, ¿qué pasa con el trabajo en equipo: la IE influye en la comunidad?

Según los investigadores Druskat e B. Wolff, esto es una realidad. Los equipos con una alta tasa de cociente emocional construyen una base sólida de confianza, efectividad y cooperación, que se refleja en el desempeño general. Sin mencionar que las organizaciones con una cultura de inteligencia emocional reducen los niveles de absentismo, mientras que los niveles de compromiso aumentan.

Sin embargo, es necesario prestar atención al exceso de Inteligencia Emocional, dicen los profesores Nikos Bozionelos, de la escuela francesa EMLyon Business School, y Sumona Mukhuty, del Manchester Metropolitan. Al investigar el desempeño de 309 gerentes, el análisis concluyó que los gerentes con demasiada EQ pueden tener dificultades para tomar decisiones difíciles, como desconectar a un miembro del equipo que no cumple con las expectativas, por ejemplo.

En otras palabras, el equilibrio entre los dos cocientes hará que el profesional sea más completo. Y lo mismo ocurre con el trabajo en equipo: al mezclar individuos con un coeficiente intelectual más alto con otros con un buen nivel de EQ, el equipo tenderá a ser más eficiente.

Inteligencia emocional en el sector de compras

La transformación digital ha estado influyendo en el sector de compras, y una forma de acción consistente con este avance tecnológico.

Además, el área está sujeta a cambios en la economía, en la cadena de suministro y en las políticas de la compañía, lo que requiere que los profesionales de adquisiciones se mantengan flexibles; por ejemplo, el apego a procesos antiguos podría ser muy malo para la compañía y para el profesional de compras .

Dados estos factores, o incluso durante una negociación compleja, un buen nivel de QE puede ser muy útil. ¿Pero es posible desarrollar inteligencia emocional? Según los expertos, ¡sí!

Acompañados por psicólogos, 132 personas tuvieron la oportunidad de desarrollar sus habilidades emocionales y, al final de un año, no solo demostraron una mejora (duradera) en este tipo de inteligencia, sino que también experimentaron un mayor bienestar físico y mental, menores niveles de estrés y mejoría en sus relaciones sociales.

Basándonos en esta experiencia, para lograr un mayor grado de Inteligencia Emocional, hay algunas pautas a seguir:

• Reconoce tus propias emociones y como influyen en tu desempeño;
• Acepte el hecho de que no puede controlarlo todo y evite tomar decisiones apresuradas basadas en emociones intensas. Obtenga más información en un artículo que muestra como utilizar la emoción para una mejor negociación;
• Encuentre formas de aliviar el estrés laboral: puede ser un pasatiempo, ver una buena película o hacer actividad física;
• Escuche activamente lo que otros tienen que decir;
• Empatiza y presta atención a como respondes a las personas;
• Trabaja en tu motivación, destacando lo que te gusta de tu trabajo y manteniendo una actitud positiva.

Los expertos dicen que todos somos emocionalmente inteligentes, pero cada uno necesita un momento diferente para trabajar en sus sentimientos y desarrollar el Cociente Emocional, que sin duda, puede ser un gran aliado para el profesional de compras.

Otra forma para que el área de adquisiciones obtenga beneficios en su rutina es contratar una empresa especializada en materiales indirectos para optimizar el proceso de compra y obtener los mejores resultados.

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El valor de la inteligencia cultural para el sector de las compras

Los cambios observados en los últimos decenios en la economía mundial han planteado una serie de problemas a las organizaciones. Con un mundo más conectado y una economía globalizada, la gestión intercultural se ha convertido en una dimensión importante en la que deben trabajar las empresas que se ocupan de los públicos de otros lugares (consumidores, proveedores, empleados, entre otros).

 

¿Pero qué es la cultura, de todos modos?

La cultura puede entenderse, en resumen, como el conjunto de valores, creencias y hábitos de un grupo determinado en un contexto específico. Refleja lo que consideramos normal, presente en nuestras interacciones diarias y, muchas veces, sólo nos damos cuenta de su relevancia cuando dejamos entornos familiares, lo que hace que la Inteligencia Cultural en las compras sea un factor muy importante.

Y no necesitamos ir muy lejos para confirmarlo. Cuando se viaja a otra ciudad, ¿no es posible notar diferencias en las costumbres de sus habitantes (comida, formas de ocio, horarios de expediciones, saludos, expresiones)? Estos elementos pueden suponer un reto para quienes se insertan en un nuevo contexto, dependiendo de la distancia entre las culturas implicadas.

En el caso mencionado, el lenguaje no sería una gran dificultad (sólo algunas expresiones no se entenderían). Ya en un contexto internacional, ocuparse de este importante elemento cultural resulta crucial para garantizar el éxito de la comunicación y las negociaciones. Por ejemplo, el crecimiento y la expansión en los últimos decenios del mercado asiático en la economía mundial ha planteado retos a quienes tratan con empresas de esos países.

 

La cultura en el mundo corporativo

En el contexto empresarial, los ejemplos sobre esta cuestión son diversos: probablemente, al trabajar con colegas de otras nacionalidades, ya se han encontrado algunas dificultades. Al enviar un correo electrónico, por ejemplo, puede que se haya preocupado por asegurar que no hubiera ruido de comunicación (un saludo más informal podría entenderse como una actitud tosca, o un escrito menos directo causaría dificultades de interpretación).

En una reunión cara a cara con un cliente, ¿necesitas prestar atención a comportarse en línea con el espacio donde estaba? Por ejemplo, ¿era costumbre en el lugar que la gente se levantara para saludar a alguien? ¿El ambiente de la reunión fue más relajado o los participantes fueron directamente a los temas de la agenda, sin dar espacio a otros tipos de interacción?

Estas situaciones ayudan a resaltar la importancia de comprender las diferencias entre los grupos. Así pues, la gestión de la diversidad cultural se convierte en una actividad recurrente en las organizaciones. Y esta diversidad puede entenderse en múltiples dimensiones: ya sea para tratar con empleados en diferentes lugares, pero también para los departamentos de una empresa situados en el mismo espacio que tienen características culturales particulares.

También existe una preocupación en el mercado y en los estudios académicos de la zona por comprender las cuestiones relacionadas con la diversidad cultural. Según las encuestas de la Escuela de Negocios de Harvard, las empresas con equipos diversos tuvieron un crecimiento del 77% en el compromiso de los empleados. Además, cuando se reconoce y valora la diversidad, hay una disminución del 50% de los conflictos.

Para hacer frente a estos desafíos, el concepto de Inteligencia Cultural (IC) ha sido utilizado por los profesionales del área. En este artículo, presentaremos lo que es el CI y discutiremos su valor en todas las áreas de las empresas (incluyendo el sector de compras), dando consejos sobre como adquirir esta habilidad.

 

¿Qué es la Inteligencia Cultural?

Diferentes expertos discuten la importancia de la Inteligencia Cultural en el entorno organizativo. Tom Verghese, consultor en el área, define la Inteligencia Cultural como la habilidad de trabajar eficientemente entre culturas, facilitando las interacciones y promoviendo entendimiento sobre los comportamientos, valores y actitudes de las personas desde otras perspectivas culturales.

Para los Verghese, la Inteligencia Cultural se compone de cuatro dimensiones:

1. Objetivo: el interés y la motivación para adaptarse a un contexto multicultural, ya sea por cuestiones intrínsecas (estar involucrado en un trabajo significativo, por ejemplo) o extrínsecas (rendimiento financiero), con el objetivo de comprender otras culturas, normas y comportamientos.

2. Conocimiento: comprender las similitudes y diferencias entre las diferentes culturas y las particularidades de cada contexto.

3. Estrategia: capacidad de planificar interacciones multiculturales, aplicando los conocimientos adquiridos previamente.

4. Habilidades: aplicar en situaciones de comunicación (verbales y no verbales) el repertorio obtenido y adaptarlo según el momento.

En un artículo publicado para el portal de la revista Exame, Sofía Esteves, presidenta de la junta del grupo Cia. de Talentos, habla de los factores relacionados con la Inteligencia Cultural: motivacionales, cognitivos, metacognitivos y conductuales. Estos elementos se presentan en diferentes categorías a efectos conceptuales, pero dialogan entre sí en situaciones prácticas.

 

Motivación

El factor de motivación está relacionado con la voluntad de conocer y tratar las diferencias, con el interés en aprender cosas nuevas, estar abierto a comprenderlas y aceptarlas, aunque representen valores diferentes a los suyos.

Cognitivo

Lo cognitivo se refiere al respeto de las normas de otra cultura, es decir, a comportarse en estos espacios de acuerdo con las normas sociales del grupo.

Metacognitivo

El metacognitivo está relacionado con la “capacidad de conciencia transcultural” y la capacidad de “interpretación de textos”, es decir, de comprender la cultura del otro a partir de la propia, de aprender a leer atentamente, de absorber el mensaje transmitido y de cuestionar cuando algo no está claro.

Comportamental

Por último, el factor de comportamental es nuestra capacidad de respetar y adaptarnos a la otra cultura. Como ya hemos comentado, las muestras de afecto en diferentes contextos culturales pueden tener múltiples significados: un fuerte apretón de manos puede entenderse como un símbolo de confianza o falta de respeto, dependiendo de dónde se encuentre.

 

Según un artículo publicado en la  Harvard Business Review, existe un diálogo entre la inteligencia emocional y la inteligencia cultural: la primera está relacionada con lo que nos hace humanos y, al mismo tiempo, diferentes el uno del otro. La segunda se refiere a la detección de elementos en el comportamiento de una persona o grupo y a la comprobación de si son ciertos para todas las personas/grupos o peculiares de estos individuos.

Es decir, si serían universales o no en comparación con otras realidades. En otras palabras: cuando nos sorprende la actitud de un compañero de trabajo que vive en otro lugar, es posible observar si está relacionada con la personalidad de la persona o con el comportamiento común del grupo. Esta construcción de valores y hábitos entre la gente, son crucial para entenderlos.

 

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Inteligencia cultural en el área de compras

En los últimos años, la Inteligencia Cultural se ha convertido en una habilidad a desarrollar por todos los empleados de la empresa. Como ya se ha comentado, es importante en la gestión de equipos interculturales en diferentes países, pero también es válido para reducir las tensiones culturales entre las áreas de una organización ubicada en el mismo lugar.

Por ejemplo, en los proyectos en los que intervienen participantes de diferentes áreas, existe el reto de comprender la cultura de cada uno, permitiendo la alineación de los empleados. Los equipos de tecnología de la información tienen algunas características diferentes de los profesionales de las empresas, mientras que el departamento de compras tiene un ritmo diferente del área jurídica. Comprender estas diferencias es fundamental para el éxito de la empresa.

TMA World, una empresa consultora especializada en Desarrollo y Aprendizaje, centrada en la capacitación de equipos interculturales, enumera las razones por las que es importante ocuparse de la Inteligencia Cultural en el contexto de las organizaciones y sus diferentes áreas (entre ellas, el sector de compras):

 

1. IC ayuda a desarrollar una profunda comprensión de los estilos de trabajo en otras culturas, generando tolerancia, confianza y comprensión entre los empleados. Las diferencias culturales se convierten en puntos fuertes en la resolución de problemas, mientras que una mayor colaboración genera la capacidad de responder más rápidamente a los cambios del mercado;
2. Los directivos que trabajan con equipos en la línea de producción, con diferentes grados de educación, deben tratar la dimensión cultural con cuidado, ya que puede ser relevante para asegurarla participación de estos empleados. La alta dirección de la empresa también debe prestar atención a los desafíos que enfrentan quienes administran estas áreas;
3. Los socios locales, los clientes y los sectores subcontratados se acercarán, y la inteligencia cultural ya no será un obstáculo para el éxito debido a sus diferencias;
4. El IC también es importante en el contexto de los mercados emergentes, debido a las diferencias en los estilos de gestión y las expectativas creadas. En algunas situaciones, estos mercados pueden lograr el éxito en sus operaciones sin tener que seguir necesariamente todos los protocolos definidos por las empresas del país de origen.
5. Un individuo culturalmente inteligente gana confianza. Al asimilarse a una cultura local, sumergiéndose en sus costumbres y reflejando los gestos de la gente a su alrededor, uno se vuelve más empático, siempre y cuando la inmersión en la otra cultura sea genuina;
6. Los líderes con sensibilidad cultural son mejores administradores, capaces de resolver conflictos, incluso en las negociaciones, de manera más eficiente, y de comprender más claramente la dinámica de los grupos multiculturales;
7. La capacitación sobre el tema es crucial para los empleados y sus familias que se trasladan de un país a otro para trabajar en una sucursal de la empresa, reduciendo el choque cultural y haciendo que el individuo sea más eficaz y esté preparado para integrarse en el nuevo lugar de trabajo.
8. El marketing multicultural es importante para todas las áreas de la empresa, ya que entender a sus consumidores y sus necesidades es un elemento esencial del IC, respetando su género, edad, raza, etnia, orientación sexual, entre otros.
9. La conciencia cultural ayuda a las personas a reconocer las áreas de su propia comunicación que pueden ser mejoradas, para hacer más efectiva y agradable su interacción diaria con colegas internacionales -y nacionales-. Además, al desarrollar las habilidades de comunicación, las interacciones del individuo (familia, amigos, vecinos) también mejoran.

 

Compras internacionales

Cuando hacemos adquisiciones en nuestro país, no se suelen sentir muchas diferencias en términos de cultura. Sin embargo, cuando el sector de compras trata con proveedores de otras naciones, nos damos cuenta de estas cuestiones, lo que nos obliga a pensar globalmente.

Una de las mayores ideas falsas en el proceso de adquisición es que las personas actuarán de manera similar a nosotros, lo que puede generar ruido durante el entendimiento entre las dos partes. Por lo tanto, llevar los conceptos de Inteligencia Cultural al contexto de compra es muy válido.

Para Fabio Hoinaski, director general de IBID – E-procurement, hay una serie de cuestiones que afectan a la buena relación entre personas de diferentes culturas en el proceso de compra:

 

1. idioma

En el mundo globalizado, el inglés es fundamental para la comunicación; sin embargo, no todos los países tienen la costumbre de utilizarlo con frecuencia, prefiriendo el idioma local. Podemos mencionar a los franceses, que generalmente usan más su lengua materna. También hay naciones que han comenzado a fomentar el aprendizaje del inglés sólo en las últimas décadas, y sigue siendo un desafío interactuar con la mayoría de la población.

Sin embargo, al aprender los términos básicos del idioma local y demostrar que se está haciendo un esfuerzo por hablar en el idioma de su interlocutor, se rompe una barrera y la persona está más abierta a la comunicación y la negociación.

 

2. Forma de tratamiento entre las personas

Hay culturas en las que las relaciones se caracterizan por una mayor formalidad y jerarquía, sin demostraciones afectivas en público, por ejemplo. Las relaciones de trabajo también cambian: los brasileños desarrollan relaciones más estrechas y amistosas que sus colegas de otras nacionalidades (como los Estados Unidos y Alemania).

También es importante señalar que hay países que presentan una cultura más colectivista, mientras que en otros las personas son más individualistas. Esto define en última instancia la forma en que los equipos interactúan en un entorno de trabajo, con diferentes grados de cooperación entre sus miembros.

 

3. Zona horaria

Genera diferencias en los horarios de trabajo entre los países y puede dificultar algunos formatos de comunicación, como las videoconferencias y las llamadas telefónicas (cuando un correo electrónico y un mensaje de texto no bastan para alinear un asunto). Citando un caso, al hacer negocios con los países asiáticos, prepárese para hacer frente a una diferencia de once horas de zona horaria, aproximadamente, según la posición en el continente.

 

4. Historia de un país

Otro punto que debe observarse es la comprensión de como se han constituido los principales valores de un país y como repercuten en la organización del Estado. Los gobiernos nacionalistas, por ejemplo, presentan medidas más proteccionistas, como impuestos y derechos de aduana.

Además, la historia de un país hace que algunas cuestiones (como los episodios de dificultades que enfrenta la población) se conviertan en tabú, y saber si esto existe antes de una conversación es sumamente importante para evitar posibles incomodidades.

 

5. Plazo de entrega

Las culturas lo abordan de diferentes maneras, y es necesario dejar claro el momento de la realización de una determinada actividad para garantizar la alineación de las expectativas. Hay estudios que demuestran las tasas de productividad de los trabajadores en cada país. A veces, obligar a los empleados a adaptarse al ritmo y a la cultura del país de origen de la organización puede dar lugar a una reducción del compromiso.

 

6. Leyes y normas comerciales

Comprender como se han estructurado las leyes y las normas arancelarias de un país ayuda a mejorar la comprensión de su cultura, evitando dificultades en los procesos de exportación e importación de productos – en este sentido, le sugerimos que conozca los principales cambios en los Incoterms 2020!

 

Consejos para trabajar con la Inteligencia Cultural

La inteligencia cultural es muy importante para los negocios diarios. Por lo tanto, enumeramos algunos consejos dados por los expertos que ayudarán en el desarrollo de esta importante habilidad, colaborando positivamente en el desempeño de las actividades del departamento de compras. ¡Continúa!

• Adquiera conocimientos sobre una cultura en la que esté interesado. Leer libros, revistas y noticias, ver películas y series sobre el país, escuchar programas de radio, podcasts. A partir de estos materiales, se pueden observar las reacciones y costumbres de un pueblo, y adquirir vocabulario y expresiones del lenguaje hablado.
• Visite espacios históricos, museos, galerías de arte y lugares donde pueda aprender más sobre otras culturas. Hay varios espacios culturales en todo el mundo que ya ofrecen su colección digitalmente, siendo también una opción interesante. De esta manera, adquirirá un repertorio relevante, que podrá ser utilizado en futuras situaciones de trabajo;
• Al tratar con personas de otros países, observe su lenguaje corporal, gestos y expresiones faciales. Es importante entender mejor las reacciones de la gente, reduciendo el posible ruido;
• Haga siempre un autoanálisis, reflexione sobre sus emociones y comportamientos en estas situaciones de diferencias culturales, descubriendo como puede cambiarlos para tener una mejor interacción (por ejemplo, cambie el tono de su voz y la velocidad del habla para que sea más claro);
• Si es posible, sumérjase en el país que le interesa para comprender mejor su cultura. Aprovechar las vacaciones o los permisos para hacer un curso en el extranjero en otro lugar, y se puede tener una experiencia muy enriquecedora al interactuar con los habitantes;
• Si no puede viajar, aprenda el idioma del país de interés a distancia. Existen varias opciones de sitios y aplicaciones para adquirir este tipo de conocimiento, dirigidas a usuarios de diferentes niveles (básico, intermedio y avanzado), interactuando en algunos casos con profesores internacionales;
• En la interacción, evite reproducir el sentido común y los estereotipos existentes. Es decir, no haga comentarios que de alguna manera generalizan el grupo en el que está insertado (a menudo esta actitud puede entenderse como una señal de falta de respeto a la cultura de su interlocutor);
• Realizar estudios de mercado para detectar las percepciones y comportamientos de los habitantes de una región en la que se va a hacer negocio;
• Busque información sobre el país deseado en las publicaciones de las empresas y organismos gubernamentales. Estos datos suelen estar disponibles y se publican en Internet;
• Si usted es un gerente, lleve a cabo un entrenamiento intercultural con los equipos, ayudando a reducir los choques y haciendo que el individuo sea un profesional más efectivo, preparado, creativo y de mente abierta en su lugar de trabajo, permitiéndole entregar su trabajo sin preocuparse por resolver los posibles ruidos;
• Si es necesario celebrar reuniones virtuales, trate de respetar en la medida de lo posible el horario de trabajo de su interlocutor, demostrando que está atento a esta cuestión. A muchas personas les molesta tener que ampliar su horario de trabajo, ya que pueden tener otros compromisos sociales;
• Estudie las nuevas tecnologías que facilitan su trabajo en el contexto de la gestión intercultural (hablando de ello, compruebe las habilidades esenciales para el profesional en la era digital). Estas nuevas formas de comunicación pueden ser importantes aliados para asegurar la participación de los equipos en diferentes lugares;
• ¡Pregunta! No tengas miedo de cuestionar – respetuosamente – a la gente sobre sus culturas, esta es una manera importante de crear lazos y relaciones, mostrando interés y respeto por los demás.

 

Sugerencia de la película

El documental “American Industry” (Estados Unidos, 2019, Netflix), ganador del Oscar 2020, informa sobre la entrada de una multinacional china fabricante de vidrios para automóviles en la ciudad de Dayton, Ohio. Se trata de un interesante retrato de los desafíos que se examinan en este texto y un ejercicio para reflexionar sobre la importancia de la Inteligencia Cultural dentro de las organizaciones.

La película muestra que la ciudad estaba en profundas dificultades financieras tras el cierre del patio de producción de una empresa automotriz estadounidense ubicada allí, que garantizaba puestos de trabajo a la población. La llegada de la organización china trae optimismo a todos, sin embargo, su instalación trae una serie de tensiones. Entre ellos, los choques culturales entre los trabajadores americanos y la dirección del país emergente, ya que la relación con la mano de obra es profundamente distinta en ambos países.

 

Conclusión

En este artículo, hemos visto lo importante que es la Inteligencia Cultural para asegurar la alineación entre individuos en diferentes culturas y situaciones. Ya sea que se trate de diferentes áreas de la organización o de empleados y proveedores de otros estados y países, ser consciente de la cuestión es primordial en nuestros tiempos. Y esto es un desafío para todas las personas de una organización (no sólo los gerentes).

Otro punto importante es contar con un equipo especializado y culturalmente diverso para facilitar las adquisiciones en diferentes contextos culturales. Para eso, cuente con Soluparts.

 

Nuestros colaboradores, de varias nacionalidades, hablan varios idiomas y muchos han vivido en el extranjero. Por lo tanto, tenemos un equipo experimentado en el trato con diferentes contextos culturales, pudiendo llevar a cabo mejores negociaciones y optimizar su proceso de compras. ¡Solicita uma cotización!

 

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