Conheça o método de aquisições que avalia o custo total dos insumos antes da efetivação de cada compra, tornando o processo ainda mais eficiente e estratégico.

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Strategic Sourcing: mejorar el proceso de compra

¿Has oído hablar de la Strategic Sourcing? Este concepto ha sido muy difundido entre los profesionales del área de compras y del ámbito empresarial.

Básicamente, esta metodología, también conocida como Estrategias Aplicadas en Supply Chain (Cadena de Suministro), pretende analizar el coste total de adquisición de productos o servicios mediante la observación, el análisis de las especificaciones de los materiales, los niveles de servicio y los proveedores.

Siga la lectura para entender un poco más sobre el Strategic Sourcingy como colabora a un proceso de compra más estratégico.

¿Qué es Strategic Sourcing?

Cuestiones como la volatilidad política y económica, la transformación tecnológica, entre otros factores, hacen que el mercado sea cada vez más feroz, y es esencial adoptar procesos de aprovisionamiento eficaces para maximizar el rendimiento y la eficiencia de las empresas, destacándose de la competencia.

Directamente vinculada a la salud financiera de una empresa, la estrategia se basa en la evaluación de todos los ángulos de la adquisición de un material o producto, identificando el impacto generado en las finanzas de la organización. Este método se basa en la premisa de que  la compra se haga para satisfacer las necesidades de una industria, forma parte de la estrategia general del negocio.

El uso del Strategic Sourcing permite un análisis exhaustivo de todos los costos externos e internos que influyen en el valor de los productos finales, incluyendo la logística, el almacenamiento y las adquisiciones. De esta manera, es posible obtener, entre otras ventajas:

  • Reducción de los costos de los productos y servicios adquiridos;
  • Mejora en el tiempo de entrega de los proveedores;
  • Mejora de la capacidad de negociación con los proveedores y aceleración del flujo de adquisiciones.
  • Estandarización de los procesos según la formalización de las rutinas, que ahora están documentadas;
  • Mayor conocimiento del mercado de proveedores;
  • Racionalización de la base de proveedores;
  • Mejora de las relaciones internas y externas del departamento de compras de la organización.

De manera práctica, con el Strategic Sourcing, las organizaciones de compra pueden dejar de centrarse únicamente en los aspectos transaccionales de la compra, incorporando mayor inteligencia al proceso en su conjunto, incluida la elección de proveedores.

De esta forma se evitan problemas como comprar la misma categoría de materiales/productos a diferentes proveedores, pagando cantidades diferentes, lo que no es bueno para los costos de organización.

Como incorporar el Strategic Sourcing

Dada la importancia de la estrategia, la empresa consultora AT Kearney desarrolló y popularizó siete pasos en el proceso de abastecimiento:

  1. Análisis de las categorías de productos utilizadas por la empresa, las pautas de gasto, los procesos y departamentos implicados

Identificar las áreas de gasto categorizándolas por su criticidad – esta categorización ayudará a priorizar el proceso de compra. De ser necesario, pueden crearse otros criterios de categorización (gastos directos o indirectos, internacionales o internos, por ejemplo).

  1. Elaboración de una estrategia basada en los objetivos comerciales

La estrategia debe basarse en los objetivos de la empresa, estableciendo un flujo de comunicación en el que todos los interesados en las adquisiciones tengan visibilidad del proceso de compra en su conjunto.

  1. Evaluación del mercado y creación de una cartera de proveedores

Análisis en profundidad de los proveedores actuales y futuros, comprobando su posición en el mercado y evaluando los riesgos y oportunidades que ofrecen.

  1. Preparación y formalización de documentos para la solicitud de propuestas

Informar a los proveedores, además de los datos materiales deseados, de las expectativas de rendimiento esperadas, permitiéndoles tener una clara comprensión de lo que la organización necesita. Después de estos acuerdos, que deben repetirse con cada uno de los proveedores, solamente queda esperar el regreso de todos ellos y entonces seleccionar el proveedor ideal.

De hecho, este proceso puede optimizarse en el caso de contratar una empresa especializada en piezas de repuesto, que se encarga de la cotización con los principales proveedores del mundo y que, entre otras ventajas, sigue ofreciendo la garantía del fabricante – vea el artículo y descubra lo didáctico que es este tipo de servicio.

  1. Negociación con los proveedores seleccionados sobre la base de un análisis cuidadoso

Su objetivo es conseguir el mejor acuerdo posible para la empresa. Este es un paso muy importante y detallado, por lo que sugerimos leer los artículos:

Negociación avanzada: prepárese para obtener mejores resultados

Departamento de Compras 4.0: desafíos y tendencias

La segunda ola de la industria 4.0

 

  1. Elección de los proveedores y acuerdos firmados

Este es el paso burocrático en el que se redactan los documentos y contratos, es decir, representa el final del proceso de compra. Pero tenga en cuenta que el Strategic Sourcing no termina aquí, ya que la relación con los proveedores es constante, especialmente cuando son responsables de entregar algún recurso estratégico a la organización.

  1. Vigilancia del rendimiento y optimización del plan de suministro, según sea necesario

La medición eficaz del rendimiento de los proveedores en relación con los requisitos y objetivos de la organización es una labor continua que le ayudará a comprender los riesgos y a planificar estrategias para reducir al mínimo las posibles interrupciones de la cadena de suministro.

Entre las formas de seguimiento, es posible adoptar la técnica QBR (Quartely Business Review), que, como su nombre indica, consiste en hablar trimestralmente con los principales proveedores de la empresa y discutir temas como la reducción de costes y la mejora del servicio.

La realización de una encuesta de satisfacción y control de calidad con los departamentos que solicitaron los servicios del sector de compras es una buena forma de reunir otros datos y evaluar el desempeño de los proveedores, así como de determinar si se está cumpliendo lo establecido en el contrato. Estos datos serán muy útiles para la reunión de la QBR y también para dirigir las mejoras y buscar las mejores soluciones para anticipar y/o resolver los problemas.

Hacer un análisis detallado de sus proveedores utilizando la matriz de abastecimiento estratégico (abajo) es otra forma de rastrear el desempeño de los proveedores.

Matriz de Strategic Sourcing

Después de los 7 pasos de Strategic Sourcing recomendamos la formación de la llamada matriz  estratégico abastecimiento – descargue aquí nuestra hoja de cálculo que le ayudará a preparar su matriz.

Es básicamente un gráfico dividido internamente en 4 cuadrantes – ver el modelo a continuación:

Image: forbes.com

 

Hemos preparado un modelo Matrix para ayudarles a visualizar sus proveedores. ¡Para descargar el material haga clic aquí!

 

Analizando el eje Crítica/Impacto Empresarial, veremos en la parte superior los ítems de mayor peso financiero para la empresa, representando mayor importancia estratégica para el negocio. En el fondo, tenemos los artículos con menos peso financiero y menos relevancia para la empresa.

Dificultad en la obtención/Complejidad de Mercado es el eje en el que, a la derecha, tenemos los materiales insertados en un mercado más complejo (pocos proveedores, precios influenciados, monopolios, cárteles, etc). En el lado izquierdo, vemos los productos o servicios que están en un mercado más competitivo, con varios proveedores luchando por contratos de suministro.

El posicionamiento de cada producto en un gráfico como éste ayuda a los profesionales de las compras a tener una visión más amplia de las necesidades de la empresa y sus respectivos impactos financieros en el negocio.

 

¡No olvides de acceder aquí al material que hemos preparado para ayudarte con visualización de proveedores!

 

Por consiguiente, la aplicación de la contratación estratégica en una organización requiere la colaboración y la conciencia de la importancia de la reunión de datos. Además del manejo de la tecnología, se requiere inteligencia operacional -véase el artículo Habilidades esenciales para el gerente de compras 4.0 – y el uso de plataformas y sistemas, como la Business Intelligence, por ejemplo.

Aproveche la oportunidad de probar los servicios de Soluparts, especialista en la adquisición indirecta de materiales, que cuenta con los principales proveedores del mundo. Negociamos los mejores precios y condiciones de pago para optimizar el proceso de compra de su empresa: ¡Realice una cotización con Soluparts!

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