Com o período de recesso do final de ano se aproximando, é fundamental se antecipar nas compras de materiais indiretos. Nessa época, todos os setores aumentam suas compras para que os estoques não sofram impactos, porém em um ano atípico com impactos econômicos devido à pandemia é preciso ter ainda mais cautela, planejamento e um mapeamento de riscos mais detalhado.
Nesse período, deve-se considerar as dificuldades que se pode enfrentar ao importar mercadorias de outro país, como encontrar empresas inteiras de férias, por exemplo. As semanas seguintes à temporada de férias podem ser igualmente difíceis, muitos transportadores tentam recuperar o atraso nos negócios, invadindo os portos e causando congestionamento.
Para que seu departamento de compras esteja preparado para esse momento e sua produção não seja afetada, listamos abaixo quais passos seguir para gerenciar riscos, antecipar e mapear possíveis custos extras.
Como se planejar para o final de ano
1- Seja criterioso na escolha do país de origem da peça
Nos períodos festivos e de alta temporada de férias, é preciso considerar também a cultura dos países de seus fornecedores. Cada região do mundo comemora a virada do ano e o natal em datas e de maneiras diferentes. Ficar atento aos dias e duração de recesso de cada lugar na hora de escolher o fornecedor da peça pode agilizar a entrega.
Nos EUA, por exemplo, o período de festas de inverno vai do fim de novembro até o início de janeiro. Começa com o Dia de Ação de Graças, celebrado na quarta quinta-feira de novembro até a virada do ano, incluindo Black Friday e Natal. Todo esse período pode fazer com que o lead time de uma compra seja maior nesse período do ano do que em outros meses. O que pode não acontecer em países do Oriente Médio e África por exemplo, como discutiremos abaixo.
Por ser um feriado festivo marcado pela religião cristã, muitos países não consideram o dia 25 de dezembro como feriado: países islâmicos (Indonésia, Paquistão, Bangladesh, Turquia, Egito, Nigéria, Líbia, Irã); os que adotam o budismo como religião (vários países da Ásia como Vietnã, China, Tibet, Camboja, Coreia do Sul, Butão, Burma, Hong Kong, Japão, Mongólia, Cingapura, Sri Lanka, Tailândia); a Índia, com o hinduísmo e a China, cultura taoísta.
Há algumas particularidades, na Rússia por exemplo comemora-se o ano novo por 10 dias, com início no dia 31 de dezembro. Na China e em alguns países da Ásia, o Ano Novo Chinês é um dos feriados mais importantes. Dependendo do local, o feriado dura de 3 a 6 dias, entre os dias 10 e 17 de fevereiro. Quando todas as linhas de produção no país param.
Uma boa dica é priorizar fornecedores em países nos quais os recessos não se diferenciam tanto dos recessos de seu país interferindo minimamente nas suas aquisições.
2- Amplie suas opções de agentes de carga
Outra maneira de se preparar para essa temporada é ampliando suas opções de agentes de carga e rotas, escolhendo aqueles que consigam manter suas operações funcionando sem problemas.
Questione e negocie prazos e possibilidades, busque empresas que otimizam os seus processos logísticos do período, adotando etapas mais enxutas e práticas, gerando entregas mais ágeis e com o menor custo possível.
3- Escolha a empresa de logística que mais te oferecer segurança
As empresas de logística buscam se preparar para o aumento de demanda nesse período apresentando planos de contingência diversos. Na hora de escolher um agente de carga, verifique se ele está preparado para proporcionar uma experiência satisfatória na entrega.
Avalie seus planos para o período e escolha aquele que apresenta a estratégia que mais beneficia suas entregas. Isso significa uma melhor organização em sua logística e todos os pormenores envolvidos em cada entrega.
A empresa de logística Kuehne + Nagel International, por exemplo, passou a alertar sobre o envio de produtos para a costa oeste dos Estados Unidos, por conta dos desafios enfrentados pelos portos e terminais de Los Angeles/Long Beach com o volume recorde de cargas.
A UPS já se prepara para o volume desse último trimestre do ano, eles alugaram novas aeronaves, expandiram as capacidades de classificação automatizada de pacotes para 400.000 e contrataram 100.000 pessoas para gerenciar as entregas.
Já a DHL observou um crescimento no volume de comércio eletrônico de cerca de 35% em 2020, e com as novas ondas de contágio do Covid-19 prevê um pico ainda maior no período e contratou mais de 10.000 novos funcionários, além de realizar investimento em infraestrutura, veículos e tecnologia de ponta para que a empresa possa multiplicar a capacidade de suas operações e gerenciar os volumes do fim do ano. Nesse período de maior demanda, uma empresa que conte o trabalho de robôs tem grande vantagem.
O final do ano é um período em que toda a cadeia logística trabalha em ritmo mais acelerado e parceiros preparados, podem fazer toda a diferença.
4- Fique atento ao tracking number
Atente-se para o código de rastreamento e monitore sua entrega mais do que em outros meses do ano, para você conseguir resolver de maneira ágil possíveis imprevistos e assim, minimizar atrasos.
5- Planeje compras com antecedência
É preciso se assegurar e dedicar tempo ao planejamento da cadeia de suprimentos, para garantir uma organização maior nesse período de alta temporada. Antecipe-se e faça uma previsão de quais serão suas demandas de peças, para que não corra o risco de estarem em falta no fornecedor. Rever históricos do mesmo período em anos anteriores vai te ajudar a entender melhor as tendências do mercado.
Fique atento ao orçamento do ano que ainda está disponível, quais são as prioridades para esse momento e o que é possível postergar. Um dos maiores custos a considerar é o potencial para taxas relacionadas a atrasos – ou seja, estadia, detenção e custos diários. As taxas de detenção são normalmente avaliadas por dia e por contêiner e aumentam de forma surpreendente.
6- Tenha um plano de gestão de risco
É sempre importante que a cadeia de abastecimento esteja atenta a possíveis imprevistos. Os compradores precisam mitigar riscos e elaborar planos de contingência de forma proativa, acelerando a capacidade de resposta em caso de imprevistos nesse período de alta demanda de todos os mercados.
Para que um departamento de compras seja resiliente é preciso ter capacidade de resistência, minimizando o tempo entre o imprevisto e a recuperação.
7- Acompanhe o inventário da sua empresa e de seus fornecedores
Nesse momento, a gestão de estoques ganha ainda mais relevância. Com essa organização em dia será possível saber quantas peças precisam ser solicitadas ao fornecedor e o tempo hábil para uma pronta entrega.
É nesse momento que se faz necessário o estoque de segurança para qualquer imprevisto. Lembre-se também de checar a disponibilidade das peças em outras filiais da sua empresa. A entrega para outra localidade de uma mesma organização costuma ser bem mais rápida.
Fique atento ao cenário internacional
Com o aumento desenfreado do consumo e a falta de matéria-prima em muitos países, as cadeias de abastecimento globais foram impactadas negativamente, o que tem gerado atraso nas demandas e até mesmo a falta de produtos no mercado.
A logística internacional passa por um momento de crise e está cada vez mais difícil conseguir espaço em contêineres para despachar cargas. Quando se consegue embarcar as mercadorias, é preciso pagar mais caro, já que os preços de frete têm sofrido um aumento exponencial nos últimos meses. É preciso verificar os países envolvidos na importação/exportação, para que não seja pego de surpresa com atrasos de cargas que podem ficar retidas em algum porto.
Conclusão:
Nesse período do ano, as entregas geralmente contam com um prazo apertado. É importante, que além de planejar a executar compras com antecedência, todos os possíveis cenários e contratempos sejam mapeados.
Não deixar nada para última hora evitará gastos desnecessários e garantirá que seu departamento não tenha que lidar com imprevistos como falta de peças em estoque e produção parada. Se o gerenciamento da cadeia de suprimentos estiver com os dados em dia e com o sistema certo, as soluções para possíveis problemas serão resolvidos de maneira ágil.
No blog da Soluparts você encontra mais artigos para te ajudar a otimizar seu departamento de compras. Abaixo, encontre alguns deles:
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