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Saiba gerenciar seus fornecedores com excelência

Do recrutamento ao relacionamento, uma visão abrangente desse papel estratégico para o profissional de compras.

 

Como monitorar o desempenho dos seus fornecedores

Benefícios do Compliance no departamento de compras

As vantagens de compras sustentáveis e como implementar esse conceito

5 passos para melhorar o relacionamento com seus fornecedores


Como monitorar o desempenho dos seus fornecedores

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A contratação de um fornecedor envolve várias etapas. A primeira delas é a pesquisa, na qual são avaliadas todas as opções de fornecedores, seguida pela elaboração e assinatura de um contrato.

No contrato, a sua empresa estabelece todas as condições para a prestação de serviço ou aquisição de produto: os preços e condições de pagamento, os prazos e as condições de entrega e outros pormenores são acordados nesse contrato, e o cumprimento dele é parte vital do relacionamento entre empresa e fornecedor.

Entretanto, para além do contrato, é fundamental manter-se atento ao desempenho dos fornecedores em todas as etapas em que estão envolvidos. Esse monitoramento nem sempre é realizado, principalmente porque os gestores não sabem ao certo o que devem acompanhar. A qualidade dos produtos nas entregas, os atrasos e problemas e até mesmo a pró-atividade do fornecedor são pontos que podem ser medidos e avaliados, por exemplo.

Confira alguns critérios que você precisa acompanhar no desempenho dos seus fornecedores, e qual a melhor maneira de avaliar cada um deles:

Critérios de qualidade

É de suma importância estabelecer e manter padrões de qualidade alinhados entre a sua empresa e cada um dos fornecedores. Para isso, monitorar a qualidade serviços prestados é fundamental. Afinal, se o monitoramento não ocorre, o fornecedor não tem meios para saber se os padrões de qualidade estão alinhados, se a empresa está satisfeita e se existe a possibilidade do rompimento das relações com o cliente.

Um critério de qualidade muito importante de acompanhar é a quantidade de itens que são rejeitados por entrega. Esse índice diz muito sobre a preocupação do fornecedor em garantir que as entregas sejam efetuadas de acordo com o pedido do cliente.  

Para checar esse critério, as empresas costumam medir a qualidade em PPM, partes por milhão, fazendo uma escala de quantas PPM foram entregues danificadas ou foram rejeitadas. A empresa deve definir uma taxa aceitável de problemas na qualidade de cada tipo de entrega, e utilizar esse padrão para avaliar o desempenho de cada um dos fornecedores.

Além de monitorá-los, é importante ter esses padrões registrados e deixá-los claros no momento da contratação dos fornecedores. Assim, o fornecedor que desrespeitar as normas de qualidade da empresa deverá ser penalizado e até excluído da lista de prestadores de serviço, a depender da extensão da situação.

Critérios de desempenho

Outro grupo de critérios que devem ser avaliados são os relacionados ao desempenho das entregas. Ao fechar um contrato, são definidas as datas em que os produtos devem ser entregues ou os serviços prestados, e elas devem ser seguidas à risca.

Entretanto, em geral as empresas estabelecem um “desvio padrão” da data exata acordada, de cerca de 1 dia antes e 1 dia depois, e as entregas realizadas nessa margem ainda são consideradas corretas. Esse desvio existe para antecipar possíveis intercorrências na entrega, e uma margem de erro também é estabelecida para quantidades não entregues – cerca de 10% do pedido total.

Evidentemente, o cenário ideal seria a entrega ser efetuada na data acordada, na quantidade correta e sem danos ou peças rejeitadas. No caso de serviços, o ideal seria que eles fossem prestados dentro do prazo contratado, sem a necessidade de extensão ou contratação de serviços adicionais que não foram previstos.

Porém, sabemos que incidentes podem acontecer, e por isso o estabelecimento de um desvio aceitável é a melhor maneira de monitorar o desempenho dos seus fornecedores. Assim, mantenha um controle rígido sobre o respeito às datas e quantidades, resguardando a margem aceitável de erros, e atribua notas para cada fornecedor nesses quesitos.

Em uma escala de 0 a 10, por exemplo, um fornecedor só atingiria nota 10 se as suas entregas combinassem perfeitamente os três quesitos: prazo, condições e quantidade adequada.

Outros critérios de avaliação

Também é possível avaliar o desempenho do fornecedor através da postura dele em algumas frentes de negociação. Avalie se o fornecedor se mostra aberto para reduzir custos com base nas suas propostas e se flexibiliza as condições de pagamento. Isso mostra o desejo do fornecedor de manter um relacionamento duradouro com a sua empresa.

Outra opção possível é avaliar a transparência do fornecedor, no sentido de disponibilizar contatos de clientes com os quais que você pode buscar referências, além de dados como o envolvimento da empresa em processos trabalhistas e ações judiciais, por exemplo. Isso diz da idoneidade da companhia, e a sua empresa só tem a ganhar fazendo um trabalho de checagem total das organizações às quais se une.

A análise do desempenho dos fornecedores

Após avaliar o desempenho dos fornecedores, atribuindo notas e fazendo as observações necessárias, é importante analisar esses dados. Para fornecedores que prestam o mesmo tipo de serviço, é interessante traçar um comparativo entre as notas e observações, e assim decidir sobre a permanência de ambos ou dar preferência para um deles.

Para todos os fornecedores, é importante avaliar a viabilidade de mantê-los no quadro da empresa. Se um fornecedor não demonstra um desempenho condizente com os padrões da empresa, vale a pena agendar uma reunião e rever os termos dessa parceria, e até mesmo considerar o cancelamento do contrato.

Oferecer feedbacks constantes é a melhor forma de repassar essas avaliações aos fornecedores, permitindo que eles façam melhorias em seus processos internos e estejam sempre atentos ao relacionamento com a sua empresa. Assim, é possível evitar situações extremas de insatisfação entre as partes.

Essas avaliações também são uma ótima forma de analisar o funcionamento dos processos envolvidos na gestão de suprimentos da sua empresa, e encontrar brechas e pontos problemáticos. Desse modo, a empresa sai ganhando não apenas por manter os melhores fornecedores contratados, mas também por testar e otimizar constantemente os processos e métodos de gestão.

De que forma você monitora o desempenho dos fornecedores na sua empresa? Além de manter arquivos com esses dados catalogados, também é possível utilizar sistemas automatizados e até mesmo planilhas conjuntas para agrupar os dados e analisar a performance de cada fornecedor.

Esperamos que você tenha aprendido um pouco mais sobre a importância e as diferentes formas de mensurar o desempenho dos fornecedores que você contrata. Compartilhe este artigo e ajude mais colegas a melhorar o relacionamento com os fornecedores!

 

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Benefícios do Compliance no departamento de compras

Um programa de Compliance bem estruturado está entre os principais meios para evitar fraudes no departamento de compras. Mas, também, oferece outros benefícios!

 

O conceito de Compliance, já conhecido no cenário corporativo, tem como meta adaptar as empresas às regras legais e éticas que garantem valores como transparência nas relações e procedimentos comerciais. Ele também é muito eficaz para detectar e tratar eventuais fraudes, desvios ou inconformidades que possam vir a acontecer na empresa.

Mas, e o Compliance no departamento de compras é importante? Quais seus benefícios? Esse é o assunto deste nosso artigo.

As fraudes no setor de compras

Entre outras funções, cabe ao setor julgar as melhores propostas de fornecimento de materiais, bem como escolher quais fornecedores serão contratados.

Movimentando somas variadas, essas negociações podem abrir brechas para acordos extraoficiais – onde a escolha recai sobre o fornecedor que oferecer algum tipo de benefício. Visando investigar esse cenário, a Price Waterhouse Coopers (PWC) realizou uma Pesquisa Global sobre Crimes Econômicos – Brasil.

De acordo com estudo da empresa de serviços de consultoria e auditoria, 44% das companhias vítimas de crimes econômicos no Brasil sofreram fraudes no processo de compras. O levantamento ainda apurou que 69% das vítimas detectaram fraudes durante a seleção do fornecedor, 63% na sua contratação e 56% no convite para participação em processos de licitação.

Além disso, a pesquisa apontou a “oportunidade” como principal fator a contribuir para a prática criminosa, já que as pessoas que cometem a fraude costumam conhecer muito bem os controles existentes e sabem como burlá-los, sendo essencial a existência de políticas claras e programas de treinamento voltados à ética.

Continuando com os dados, 64% dos ataques criminosos são cometidos por pessoas que atuam no departamento de compras da empresa. “Quando o fraudador está dentro da companhia, seu perfil se equilibra entre a média gerência e os membros da equipe, ambas as fatias com 39%. Integrantes da gerência executiva respondem por apenas 17% dos casos”, constatou a pesquisa.

Esses dados são ratificados pelo autor Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, em sua obra “Auditoria interna e operacional: fundamentos, conceitos e aplicações práticas”, publicada em 2013. De acordo com Cordeiro, a fraude pode ocorrer quando coexistem condições básicas como intenção, oportunidade, controle interno insuficiente, fragilidade de uma política ética associada a um código de conduta fraco e risco inerente à atividade.

Importância do Compliance no departamento de compras

A falta de conformidade da atuação da empresa tanto com a legislação, quanto com as suas políticas de boas práticas, regulamentações e códigos de conduta internos podem resultar em graves prejuízos como danos à imagem da empresa e à sua reputação no mercado, comprometimento dos resultados da companhia e, em casos mais graves, processos criminais.

Segundo a autora do livro “Compliance no Brasil: Consolidação e Perspectivas (2008)”, Vanessa Alessi Manzi, são necessários quatro controles preventivos e detectivos fundamentais em um programa de Compliance:

  • Estabelecer um código de ética da organização;
  • Desenvolver os profissionais na capacidade de lidar com dilemas éticos;
  • Criar canais de identificação de condutas não éticas;
  • Possibilitar a discussão de dilemas éticos.

A autora enfatiza que programas de Compliance não são capazes de impedir totalmente a ocorrência de atos ilícitos. Todavia, a gestão do risco permite identificar, avaliar, monitorar, recomendar e reportar os riscos, combatendo-os de forma rápida.

Compliance no departamento de compras

A seguir listamos algumas práticas que ajudarão a manter a conformidade no setor de compras.

1- Criação de um programa de Compliance

O estudo da Price Waterhouse Coopers (PWC) apontou que o meio mais eficaz para combater as fraudes é a prevenção e mitigação de riscos em processo e métodos. Em outras palavras, a existência de um programa de Compliance no departamento de compras, estabelecendo um código de conduta, programas de treinamentos que envolvam valores éticos e divulguem as normas estabelecidas é essencial. Além de um canal para que os empregados denunciem o que estão vendo de errado, sem que precisem se identificar.

Os principais tópicos para a criação de um programa de Compliance em compras são:

  • Obedecer leis, regulamentos e normas existentes;
  • Criar um conjunto de normas de conduta e princípios éticos que sejam conhecidos pelos colaboradores;
  • Ter procedimentos e controles internos claros e precisos – a serem obedecidos por toda a equipe;
  • Criar relatórios que gerem informações e tornem processo de compras transparente em toda a organização;
  • Auxiliar auditores externos e Internos oferecendo todos os itens solicitados de modo ágil.

2- Auditorias frequentes

Além dos controles preventivos e de detecção de fraudes, auditorias periódicas também são uma boa ferramenta dentro da cultura de Compliance no departamento de compras. Essas auditorias podem:

  • Evitar troca de favores ou brindes inapropriados entre profissionais de compras e fornecedores;
  • Garantir controle adequado, evitando que leis sejam burladas – mesmo que de forma inconsciente;
  • Verificar se o estabelecido em contrato está sendo devidamente cumprido pelo fornecedor;
  • Observar se os parceiros de negócios também seguem princípios de Compliance.

Durante a auditoria todo o processo de aquisição é avaliado. A requisição por parte do usuário (necessidade, quantidade e urgência), seleção de fornecedores, cotação, negociação, fechamento do pedido, recebimento físico, armazenagem. Além de maior transparência, a auditoria permite aperfeiçoamento no trabalho do setor.

3- Padronização de processos

Essa é uma maneira de reduzir brechas para atos ilícitos que prejudiquem a empresa. A padronização também permitirá analisar os pontos fortes e fracos do processo de aquisições, identificando ações que levem à melhoria contínua do processo de Compliance no departamento de compras – assim, a empresa estará sempre atualizada em relação às mudanças ocorridas nas normas legais vigentes.

A padronização de processos requer a estruturação e a documentação das atividades em um material que será disponibilizado à equipe de aquisição, que poderá consultá-lo para tirar dúvidas.

4- Parceria com fornecedores que pratiquem a conformidade

Certifique-se de que seus fornecedores cumprem requisitos específicos de ética e transparência, estando qualificados para manter uma relação comercial com sua organização. Esse processo de verificação deve ser constante, avaliando também o desempenho, e as empresas fornecedoras que se mostrarem mais confiáveis devem ter prioridade em negociações futuras.

Essa verificação pode ser feita com o acompanhamento de cada um dos fornecedores em reuniões, via redes sociais ou verificando a missão e valores da empresa, por exemplo.

A implantação de um programa de Compliance minimiza a possibilidade de atos ilícitos no departamento de compras e, em caso de ocorrências nesse sentido, combate-os de forma mais rápida.

Nesse processo, uma boa gestão de fornecedores é essencial. E a forma mais prática é contar com uma empresa especializada em spare parts.

Experiente em compras de materiais industriais – e com escritórios no Brasil,  Alemanha, Portugal, Hong Kong e Estados Unidos -, a Soluparts tem acesso a milhares de produtos e fornecedores internacionais.

Experimente as vantagens de contar com uma equipe especializada em compras indiretas, fazendo uma cotação agora mesmo! 

 

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As vantagens de compras sustentáveis e como implementar esse conceito

Compras sustentáveis extrapolam a aquisição de produtos verdes, envolvendo responsabilidade social. Saiba os benefícios e de que modo implementar esse conceito.Tendo surgido nos anos 90, o conceito de compras sustentáveis é relativamente novo.

O que começou com a opção por aquisição de produtos ecologicamente corretos, cresceu e envolveu a responsabilidade social, superando a ideia de que o departamento de compras adquira somente produtos recicláveis, envolvendo impactos sociais e econômicos, além dos ambientais. Saiba mais!

Compras sustentáveis: protegendo a sociedade e a sua marca

Também conhecida como compras ecológicas, o termo compras sustentáveis se refere à política de considerar fatores sociais e ambientais na escolha de um fornecedor pelo departamento de compras, olhando além do preço.

Neste tipo de aquisição, os materiais precisam atender às necessidades corporativas, mas também são  considerados fatores como:

 

  • Maior tempo de vida útil do item adquirido: levar em conta a durabilidade do material, desde a extração da matéria-prima até o fim de seu ciclo útil – etapa a etapa, do “berço ao  túmulo”;
  • Maior eficácia elétrica e hidráulica na produção e utilização do material: fornecedores que mantenham programas efetivos para mitigação de uso de água e energia em seus processos de produção;
  • Menor utilização dos recursos naturais: avaliar práticas voltadas à preservação ambiental, como: exploração consciente e manejo controlado de riquezas naturais ou redução de gases de efeito estufa gerados em suas fábricas;
  • Menor geração de resíduos: gestão focada em evitar desperdício de matéria prima ou diminuição do consumo de papel são exemplos práticos de como diminuir resíduos;
  • Possibilidade de reciclagem ou reutilização: coleta seletiva de lixo ou a transformação de resíduos em insumos ou produtos novos diminuem o descarte – e podem, até, gerar receita à organização.

É bom frisar que, cada vez mais, os consumidores optam por companhias que priorizam a responsabilidade social e ecológica. E em tempos de avanços tecnológicos e redes sociais, eles acompanham de perto as empresas, inclusive usando a internet para manifestar seu desagrado em relação a ações organizacionais que considerarem pouco éticas – o que pode afetar negativamente a imagem da marca.

Barreiras e vantagens de compras sustentáveis

É inegável que existem barreiras para a adoção da prática de compras sustentáveis nas empresas, mas elas não devem ser vistas como impedimento para que essa modalidade de aquisição aconteça e gere vantagens à empresa compradora e à sociedade em geral.

A seguir listamos os principais obstáculos a serem superados e mostramos como esse conceito se reverte em benefícios para as organizações.

Barreiras de Compras Sustentáveis

As principais dificuldades para implementação de um programa voltado à sustentabilidade são:

  • Romper o tradicional comportamento do departamento de compras, focado em menores custos;
  • Pesquisar e encontrar fornecedores sustentáveis;
  • Garantir que os fornecedores que se dizem sustentáveis de fato o sejam;
  • Comparar o custo-benefício oferecido pelo fornecedor tradicional e o sustentável;
  • Incluir nos critérios de seleção de fornecedores fatores como responsabilidade social e ecológica.

Para superar esses obstáculos a equipe de compras precisa reunir informações que comprovem os benefícios de compras sustentáveis para a organização. Também deve contar com um variado leque de fornecedores que atendam as exigências de um processo sustentável de modo eficaz e com os melhores valores.

Vantagens de Compras Sustentáveis

Empresas em todo o mundo já investem no desenvolvimento de compras sustentáveis. Além da questão ética, benefícios levam a essa opção – veja os principais:

  • Aumento na receita: empresas sustentáveis podem inovar e criar novidades, aumentar o preço de produtos e serviços de selo verde, obter renda com reciclagem;
  • Redução de riscos: trabalhando somente com fornecedores que também valorizam a ética e a responsabilidade social e ecológica, a chance de problemas com o que foi acordado no contrato diminui, assim como os riscos de ter sua marca atingida por práticas negativas (como trabalho infantil);
  • Maior facilidade para estar em Compliance: a adoção de práticas sustentáveis, colabora para a empresa estar em conformidade com as regulamentações governamentais em vigor;
  • Vantagem competitiva: comparando-se com outras empresas do setor que não adotam compras sustentáveis, a organização cria uma vantagem competitiva, obtendo uma percepção aprimorada por parte dos consumidores e melhorando a imagem da marca – segundo o Fórum Econômico Mundial, empresas sustentáveis podem ter um aumento de 15 a 30% no valor da marca!

Adotando práticas de Compras Sustentáveis

Em épocas de Indústria 4.0, o departamento de compras vem passando por muitas transformações, demonstrando sua capacidade de adequação e adoção de novas práticas, como as propostas por compras sustentáveis.

Anotamos na sequência um passo a passo simples para tornar o processo de compras sustentável.

1- Definição de uma política de sustentabilidade

Cabe à direção organizacional decidir se esse será o direcionamento da empresa. Em caso positivo, devem ser desenvolvidas as diretrizes e os requisitos para a responsabilidade socioambiental que nortearão todas as ações corporativas. Uma boa ideia é criar um comitê de sustentabilidade formado por pessoas de vários setores, tendo o setor de compras no centro desse time.

2- Revisão do Planejamento de Compras

Reavaliar o planejamento de compras, considerando a possibilidade de alugar, reutilizar ou compartilhar recursos – com essa prática, é possível evitar a produção de um novo produto/material, economizando recursos naturais.

A decisão deve ser tomada analisando se o ativo é de uso temporário e qual a frequência de uso (hoje e no futuro) – ajudam nessa reflexão, conhecer a diferença e indicação de Opex e Capex em seus negócios.

3- Estabelecendo critérios e selecionando os fornecedores

O departamento de compras deve estabelecer critérios condizentes com a política organizacional de sustentabilidade, para homologação de novos fornecedores e avaliação dos já existentes.

Uma das partes mais importantes e complexas, já que todo fornecedor (novo ou já homologado) precisará ser submetido a uma análise criteriosa que avalie aspectos comerciais e, ainda: práticas socioambientais adotadas, reputação no mercado, riscos que oferece ao meio ambiente, etc.

4- Gestão de fornecedores

Em compras sustentáveis, os profissionais da área precisam monitorar os fornecedores, certificando-se que estão respeitando as boas práticas sócio-ambientais informadas durante o processo de seleção. Esse acompanhamento garantirá maior transparência ao processo de compras sustentáveis, permitindo avaliar todo o processo e implementar melhorias.

Como saber se um fornecedor é sustentável


A seleção de fornecedores sempre foi uma das etapas mais importantes no setor de aquisições.

Criar uma planilha com os principais itens a serem avaliados em cada fornecedor – sempre pautando-se pelas políticas socioambientais da sua organização – é uma maneira de facilitar o processo de qualificar seus fornecedores – vide a planilha que preparamos para te ajudar nessa tarefa.

São vários os quesitos para análise. Destacamos alguns que devem ser verificados com cada empresa fornecedora:

  1. Biodiversidade: neste quesito devem ser avaliados, entre outros itens, se a empresa: possui Política Ambiental, utiliza embalagem reciclada (sendo de papel ou madeira, possui certificação florestal?), recebeu multa ambiental nos últimos anos, respeita todos os cuidados com o meio ambiente (dentro de suas dependências e no entorno), etc;
  2. Condições de trabalho: se tem programa de educação socioambiental e de prevenção de acidentes, se os colaboradores recebem benefícios e trabalham de modo legal, entre outros aspectos;
  3. Eficiência hidráulica e elétrica: como faz o monitoramento e quais as ações para redução de consumo;
  4. Responsabilidade Social: se possui ou colabora com projetos sociais, contrata mão de obra local, incentiva os colaboradores a efetuar trabalho voluntário, possui ações voltadas à saúde do colaborador, família, comunidade local e/ou povos originais, são alguns exemplos;
  5. Segurança Digital: como cuida da proteção digital de seu ambiente, se está em conformidade com a LGPD;
  6. Reputação: como a empresa é vista no mercado – redes sociais e Procon são ótimas fonte de pesquisa.

Ainda que os aspectos sociais sejam mais difíceis de mensurar, progressos já são observados com a criação de normas como a AS 8000. Ela dispõe sobre as ações da empresa no campo social, da mesma forma que a ISO 14001 trata da gestão ambiental – e à medida que as empresas fornecedoras cumprem esses requisitos, podem anexá-los à documentação comprovando seu comprometimento socioambiental.

Mudar a cultura da empresa e do departamento de aquisição, passando para compras sustentáveis é um trabalho complexo, mas cada vez mais urgente, tendo em vista a mudança comportamental dos consumidores que, em geral, preferem uma organização consciente – mesmo que paguem um pouco mais pelos produtos e serviços.

Corroborando essa afirmativa, Roberto Azevedo, diplomata brasileiro que esteve no comando da Organização Mundial do Comércio (OMC) por sete anos, afirma que os principais fundos de investimento do mundo não analisam apenas a contabilidade organizacional. Eles consideram, também, critérios como responsabilidade social, corporativa e ambiental das empresas. “Esse tipo de avaliação é uma tendência que está em evolução,” afirma Azevedo.

Implementar o conceito de compras sustentáveis é um trabalho que exige grande empenho dos profissionais de aquisição, mas você pode simplificá-lo baixando nossa planilha de qualificação de fornecedores segundo critérios se sustentabilidade e responsabilidade social.

ACESSAR PLANILHA

Com o apoio da Soluparts, especializada em compras de materiais indiretos com escritórios ao redor do mundo e acesso aos principais fornecedores do planeta, é possível otimizar o processo de compras em sua empresa, sobrando tempo para o gestor se dedicar a outras tarefas – fale com nossos especialistas e saiba como!

E sua empresa? Ela está preparada para compras sustentáveis? Prepararmos um Quiz para você descobrir. Clique e comece já – é rápido e prático!

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5 passos para melhorar o relacionamento com seus fornecedores

4 etapas para melhorar seu relacionamento com seus fornecedores

Encontrar um bom fornecedor não é tarefa fácil. Às vezes, a empresa pesquisa e procura por meses até encontrar uma opção financeiramente viável, com altos níveis de qualidade no serviço e que possa ser verdadeiramente uma boa adição ao time de colaboradores e parceiros.

Porém, muitas empresas se decepcionam com a performance dos fornecedores ao longo do tempo, apesar da primeira pesquisa e avaliação ter sido muito positiva. Isso pode ocorrer porque o relacionamento com os fornecedores não está sendo conduzido como deve.

Para assegurar uma relação duradoura mantendo os padrões de qualidade, é imprescindível atentar-se para alguns pontos críticos! Descubra em 5 passos como melhorar seu relacionamento com os fornecedores da sua empresa:

1- Ofereça feedbacks constantes

Faça avaliações e monitore o desempenho dos seus fornecedores constantemente. Você pode fazê-lo a cada entrega, ou em caso de vários pedidos, ao final de um semestre ou ano. Avalie a qualidade do serviço prestado, a quantidade de produtos rejeitados na entrega, se os prazos foram cumpridos, se o transporte foi efetuado conforme acordado em contrato, e outros pontos que achar importantes.

Dê notas para os seus fornecedores  e repasse esses relatórios para eles. Assim, eles podem compreender melhor como foi a sua experiência como cliente, de que forma podem melhorar o serviço, o que fizeram de positivo e até mesmo encontrar problemas nos processos e diretrizes de trabalho deles.

Aproveite as avaliações para verificar se os seus processos não interferem ou burocratizam o trabalho dos fornecedores, e assim ambas as partes saem ganhando com esse relacionamento!

2- Respeite o pedido de compras

Se uma entrega é prejudicada por mudanças repentinas no pedido, a culpa não é do fornecedor. Esse tipo de alteração pode causar desgaste no relacionamento com fornecedores, portanto deixe as mudanças para serem feitas apenas em momentos de extrema necessidade.

Confira e repasse o pedido e o planejamento de entrega quantas vezes forem necessárias, alinhe todos os pontos e mantenha-se fiel ao que foi acordado. Acompanhe cada etapa do processo de perto, mostrando preocupação, mas não desconfiança. Confie no trabalho do fornecedor que você escolheu, e faça o possível para não se tornar um obstáculo na execução desse trabalho.

3- Incentive a comunicação

Desde o primeiro contato, é importante estabelecer um vínculo forte de comunicação com os fornecedores. Defina por quais canais o fornecedor deverá te contatar em caso de problemas, mudanças, imprevistos, dúvidas e outros tipos de contato, e esteja atento para responder a essas solicitações.

Além de manter-se em contato com os fornecedores atuais, para acompanhar o andamento dos pedidos, é interessante também tentar permanecer no radar de fornecedores antigos, que não possuem contratos ativos no momento. Afinal, você nunca sabe quando pode precisar dos serviços deles.

Esteja por dentro das atividades da empresa, pesquisando nas redes sociais e mídia, ou procurando diretamente na fonte, por meio de contatos informais com funcionários. Assim, os fornecedores terão uma lembrança bem construída da sua empresa, e se colocarão à disposição quando uma necessidade aparecer.

4- Automatize os processos

A burocracia é o grande mal das empresas atualmente. Cada novo pedido significa preencher fichas, relatórios, planilhas, tabelas, notas fiscais, ordens, etiquetas, papeis infinitos. Transferir esses papeis para um computador, pura e simplesmente, não facilita ou otimiza o processo, apenas altera o tipo de trabalho a ser feito.

Automatizar os processos significa adotar ferramentas que facilitem e otimizem a organização e a consulta aos dados mais importantes de cada pedido. Existem inúmeras opções de software de gestão, que permitem visualizar todos os fornecedores, suas atividades, analisar a performance de cada um e até prever ameaças que oferecem aos seus negócios.

5- Seja transparente e honesto

Compartilhe com os seus fornecedores  informações como os processos internos da sua empresa. Você pode convidá-lo para conhecer a operação de perto em uma visita à sua empresa, e assim apresentar a ele a forma como vocês fazem a mágica acontecer. Dessa forma, o fornecedor pode adequar alguns passos do processo deles para facilitar a integração com a sua operação, e até sugerir melhorias para você.

Além disso, é importante saber fazer críticas ao serviço prestado por um fornecedor. Uma gestão transparente leva em conta todas as variáveis envolvidas na situação, ou seja, se uma entrega foi realizada fora do prazo combinado por problemas exclusivamente do fornecedor, é importante expressar o seu descontentamento com a quebra do acordo.

Na mesma medida, é igualmente importante reconhecer quando a sua empresa tem culpa em algum atraso ou erro de entrega, e valorizar quando o serviço une o melhor preço, a entrega no prazo e nas condições acordadas. O fornecedor que se sente valorizado trabalha com mais vigor, se compromete e se esforça mais para garantir que você receba o melhor serviço.

Um bom relacionamento com fornecedores é fundamental para atingir sucesso nos seus negócios. Mantendo uma boa política com seus parceiros, você consegue fazer planejamentos de longo prazo envolvendo seus fornecedores, pois pode confiar que a relação será duradoura. Assim, você pode programar compras futuras de materiais de uso frequente, garantindo um preço menor e boas condições de pagamento.

Também é importante salientar que construir bons relacionamentos com os fornecedores é uma ótima forma de consolidar uma reputação positiva no mercado. Ser a empresa com quem todos querem negociar é o sonho de qualquer companhia, e dedicar um pouco de atenção às necessidades dos fornecedores pode ser a chave para conquistar esse título!

Um relacionamento de parceria com fornecedores envolve compartilhar objetivos, metas e sonhos. Se você consegue fazer com que seus fornecedores acreditem na sua visão, os fatores de risco do relacionamento são praticamente eliminados. Engaje-se em parcerias com empresas que partilham dos seus valores, da sua visão de mundo, da sua forma de fazer negócios.

Assim, você garante um time de parceiros prontos para te ajudar a crescer e alcançar seus objetivos através de um trabalho de qualidade! Integração é a palavra-chave para obter resultados duradouros em qualquer negócio, portanto não tenha medo de abrir suas portas para os fornecedores!

Como você mantém um bom relacionamento com seus fornecedores? Deixe suas dicas nos comentários abaixo!

 

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