As cotações fazem parte do processo de compra de todas as empresas. Como você provavelmente sabe, primeiro vem uma demanda de um dos departamentos da empresa. Em seguida, os fornecedores.
As cotações são utilizadas para que o contratante possa compreender em que condições o fornecedor irá trabalhar, o preço cobrado pelo produto ou serviço, os prazos, as especificações técnicas de entrega, os métodos de pagamento e muito mais.
É através das cotações que o departamento de compras escolhe o fornecedor. Embora pareça um processo muito simples, as cotações têm algumas peculiaridades que podem fazer toda a diferença no preço final do produto ou serviço.
É muito importante aprender a comparar cotações, saber quais informações são relevantes e como você pode colocar fornecedores em concorrência. O estágio de cotações é um dos primeiros passos no processo de compra, e um dos mais importantes para o sucesso da compra!
Confira!
Outro fornecedor, outra cotação
Cada fornecedor apresenta suas cotações em seu próprio formato. Isso significa que o departamento de compras de sua empresa receberá centenas de cotações diferentes para o mesmo produto ou serviço, que nem sempre vão conter as mesmas informações ou estarão nas mesmas condições.
Alguns fornecedores, por exemplo, incluem o custo de transporte de mercadorias na cotação; outros permitem ao cliente buscar os produtos diretamente na fábrica ou no distribuidor. Alguns oferecem preços baixos, mas determinam quantidades mínimas para garantir esse valor; outros trabalham sempre com o mesmo preço fixo, mas oferecem outras condições vantajosas.
Devido a essas distinções, é crucial saber o que verificar para comparar cotações. Separamos alguns pontos que você não pode deixar de verificar em uma cotação, e que são critérios de escolha entre os fornecedores:
Especificações técnicas
Verifique sempre as especificações técnicas da cotação. Isso inclui todas as informações sobre o produto, como peso, cor, tamanho e outros dados. É importante que a cotação especifique as condições em que o produto chegará na entrega, montado ou desmontado, e se o fornecedor oferece ferramentas e equipe para montagem, por exemplo.
Unidade e embalagem
Falando em condições, é fundamental verificar as especificações de unidade e embalagem. Alguns produtos são comprados em grandes quantidades, como pequenas peças avulsas, ferramentas, parafusos, pregos. Outros são comprados apenas em caso de necessidade ou em pequenas quantidades, motores por exemplo. A cotação deve especificar em qual unidade o produto será comprado (por exemplo, em libras ou quilos, centenas ou milhares), bem como a embalagem na qual será entregue.
A embalagem é muito importante porque tem uma influência direta sobre o preço! Alguns insumos são transportados em caixas de paletes de madeira, outros em sacos de plástico com plástico bolha ou pedaços de espuma para proteção, e isso faz toda a diferença no preço final.
O transporte também deve ser avaliado. O frete aéreo é mais rápido, porém mais caro, enquanto o transporte rodoviário ou ferroviário podem ser mais baratos, apesar dos maiores riscos de acidentes e de um prazo mais longo. O transporte por navios envolve tarifas portuárias, além do tempo de carga e descarga, exigindo uma análise completa do preço e prazo estimados.
O que nos leva ao próximo ponto de verificação.
Data limite
O tempo de entrega é talvez a informação mais fundamental da cotação – após o preço final, é claro. O prazo de entrega deve estar alinhado com o que a empresa especifica na ordem de compra, e o fornecedor deve comprometer-se a cumprir esse prazo, salvo circunstâncias extremas, como acidentes ou greves, por exemplo.
Condições de pagamento
Cada fornecedor recebe o pagamento da forma que melhor lhe convém. Alguns oferecem a opção de parcelas com entrada, outros não solicitam pagamento de entrada, outros oferecem descontos para pagamento em dinheiro, e assim por diante. As condições de pagamento devem ser muito bem discriminadas na cotação, uma vez que é um fator primordial para a escolha final do fornecedor!
Validade da proposta
Todas as cotações têm uma data de validade. Atente-se para isso! Certifique-se de que a cotação que lhe foi enviada é válida por tempo suficiente para fazer a compra nessas condições, uma vez que o processo de seleção de preços e fornecedores pode ser um pouco demorado.
Local e condições de entrega
As cotações dos fornecedores geralmente indicam o local de entrega do produto. Pode ser na própria empresa, na fábrica, no armazém do distribuidor, no porto, no aeroporto, na transportadora, na fronteira, enfim. Identifique o local e o que está incluso no preço, por meio das siglas CIF (cost, insurance and freight) para os custos de seguro e frete inclusos e FOB (free on board) para mercadorias que serão retiradas pelo comprador.
Certifique-se de que estas condições de entrega correspondam às necessidades da sua empresa antes de avaliar o preço final!
Diferentes informações
Se duas cotações para o mesmo produto ou serviço apresentarem informações diferentes, a melhor coisa a fazer é destrinchar a cotação, ponto a ponto. Pegue cada categoria que mencionamos acima e monte uma planilha. Em seguida, divida cada cotação nesses pontos, preencha o preço individual de cada um e insira os detalhes conforme eles aparecem.
Por exemplo: se um fornecedor oferece frete grátis e uma taxa para montagem do equipamento, e outro fornecedor considera frete e montagem uma taxa única, você deve inserir essas informações separadamente na tabela, mas adicionar os valores do primeiro fornecedor, para fazer uma comparação correta com o segundo.
Ao fazer isso, você será capaz de comparar cotações que parecem ser completamente diferentes!
Então, você se sente preparado para comparar citações sem perder os pontos centrais? Não se esqueça de desvendar cada cotação, especialmente se houver informações diferentes para comparar. Demora mais tempo do que apenas olhar e comparar os preços finais, mas sua análise torna-se muito mais assertiva, assim como sua escolha de fornecedor.
Você tem maneiras diferentes de analisar e comparar citações? Conte para a gente! Deixe abaixo nos comentários!
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