O conceito que examina todos os custos relacionados à aquisição, transporte e armazenamento de produtos na cadeia de abastecimento é conhecido como custo total da propriedade (ou TCO, do inglês Total Cost of Ownership).
Esse cálculo permite que os compradores diferenciem o preço de compra do custo de longo prazo na aquisição de um produto, que se relaciona a gastos de manutenção e reparo do mesmo no futuro.
Na década de oitenta, uma empresa de TI realizou esse estudo de custo para calcular os gastos referentes ao suporte dado aos clientes pela empresa após a venda de hardwares e softwares, descobrindo que ele chegava a custar entre 5 e 8 vezes o preço de compra. Neste artigo, vamos apresentar as principais contribuições desse conceito para o departamento de compras.
Conceitos e Tendências
O conceito de custo foi criado na década de 40 pelo Gartner Group, empresa norte-americana de consultoria de Tecnologia da Informação. À época, o objetivo da metodologia era quantificar o desempenho qualitativo da organização como um todo, entretanto com o passar dos anos ela foi evoluindo e passou a abranger outros setores e a ganhar novas facetas.
No departamento de compras em particular, o cálculo de TCO inclui os custos direto e indireto da compra de um produto e se estende além do processo de aquisição para incluir aqueles incorridos em toda a cadeia de suprimentos para garantir uma integração harmoniosa na montagem final, são contabilizados o transporte, taxas, custos alfandegários, seguro e embalagem, dentre outros como as despesas de estoque considerando três fatores principais: espaço ocupado, manuseio e depreciação.
Quando pensamos em valores aplicados no setor de compras, ou seja, seu orçamento, vale lembrar que muito embora o preço final de cada compra seja importante, não levar em conta o TCO de uma aquisição pode impactar significativamente dos gastos anuais – uma vez que metodologias como a análise de Variação do Preço de Compra (ou Purchase Price Variance, em inglês), tendem a desconsiderar entre 20% e 40% dos custos reais de uma aquisição, na medida em que normalmente não incluem fatores como as despesas com transporte e muitas outras relacionadas ao envio do produto até seu destino final.
Há alguns custos adicionais que nos permitem calcular o custo total de propriedade (TCO):
Custos de aquisição
A análise se inicia com o preço negociado do item excluindo qualquer valor em desconto relacionado à compras em alto volume e pagamento dentro do prazo, por exemplo.
Custo das Transações
Os custos das transações não são facilmente visíveis, eles representam serviços prestados pelos fornecedores, incluindo os processos de cálculo de estoques ótimos, requisições de material, preparação e transmissão da ordem de pedido para o fabricante, documento de embarque, manuseio e recebimento do produto.
Custo de oportunidade
Este é o item mais negligenciado do custo total de propriedade. Onde você gera mais valor? Quais oportunidades são perdidas se você se distanciar de suas competências essenciais?
O conceito de custo de oportunidade se refere a uma possível perda de rendimentos, se o fornecedor escolhido para a aquisição de determinada produto, não dispõe de materiais de qualidade, para os quais será preciso uma manutenção a curto prazo. Neste ponto vale analisar os benefícios entre um fornecedor mais caro mas com um serviço ou produto de melhor qualidade ou um custo de compra menor.
Custos logísticos
É preciso considerar o custo de transporte e armazenamento do produto, tanto internacional quanto doméstico, além de ficar atento ao tempo necessário para a sua chegada ao destino final.
Flutuações sazonais de demanda e oferta e condições climáticas adversas sazonais que podem afetar a disponibilidade de espaço e seu custo e disponibilidade de transporte devem também ser analisados.
Custos da flutuação da moeda
Na compra de produtos de país estrangeiro com o pagamento na moeda daquele país, o histórico de flutuação da moeda deve ser levado em consideração. Para poder se precaver contra esta variação, é possível optar por comprar na moeda estrangeira ao preço atual do momento da emissão de ordem de compras.
Custos de regulamentação comercial
É imprescindível listar os incentivos e restrições comerciais oferecidos pelos países em que o fornecedor se localiza, inclusive aqueles estabelecidos por meio de acordos comerciais entre países ou grupos de países.
Outros valores que devem ser considerados são as despesas de importação e exportação, no qual inclui encargos alfandegários, direitos de importação e serviços de corretagem alfandegária (na origem e no destino).
Como aplicar esse cálculo no departamento
O profissional de compras precisa listar todos os custos mencionados acima, sendo eles favoráveis ou não, do fornecedor e do material indireto, para mapear e analisar o TCO. Essa análise de dados, trará mais assertividade às atividades e decisões do departamento de compras como escolha da origem de fabricação, distribuição dos materiais, melhor fornecedor e as vantagens de aquisição.
Com esta avaliação é possível determinar fornecedores de menor custo e maior qualidade, ou seja, que dão mais retorno para a empresa.
Assim que obtiver as informações corretas, será possível a elaboração de um relatório completo com o Custo Total de Propriedade para melhorar as decisões e maximizar os resultados do setor. Abaixo os 3 principais passos para definir seu Custo Total de Propriedade:
1) Organize os objetivos que pretendem atingir com o TCO
2) Defina quais são os custos relevantes
3) Escolha um período para o cálculo
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