gestão logística até onde vai o papel do comprador

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7 KPIs estratégicos para o setor de compras

Você sabe o que as melhores estratégias têm em comum, além do sucesso absoluto?

Algumas pesquisas mostram que mais de metade das empresas consideram-se mais bem sucedido apenas porque elas mantêm um olhar mais atento sobre os indicadores de desempenho. E essas empresas não estão erradas!

Basicamente, seguir os indicadores de desempenho é a melhor maneira de determinar os resultados da estratégia – quais decisões estavam corretas, quais não foram, quanto dinheiro foi salvo ou perdido no processo… É tudo sobre os dados!

Dentro de uma empresa, cada departamento tem seus próprios indicadores, que exibem a qualidade e a eficiência do trabalho. Que indicadores são usados para medir o desempenho de seu departamento na empresa?

Aqui, nós gostamos de usar alguns KPIs!

Indicadores Chave de Performance

Os Indicadores Chave de Desempenho (KPI’s) são um conjunto de parâmetros utilizados para avaliar o desempenho de diferentes áreas de uma organização. Este tipo de gestão surgiu no início dos anos 90, e agora é considerado a melhor maneira de acompanhar as métricas mais importantes em cada setor de qualquer negócio.

Os KPIs são relevantes não só porque permitem medir e avaliar o desempenho em cada setor, mas principalmente porque facilitam ao gerente a identificação dos direitos e das injustiças e quais áreas precisam de mais investimento e atenção.

KPIs no Departamento de Compras

Departamento de compras é um dos setores mais importantes em qualquer negócio, grandes ou pequenos. Este setor é responsável pela mediação do relacionamento da empresa com os fornecedores: desde a escolha do melhor fornecedor ao melhor preço e qualidade, até o controle de padrões de desempenho, sem gestão efetiva, o departamento de compras fica desorganizado e pode ser responsável por grandes perdas – E até falência da empresa.

Para medir o desempenho do departamento de compras, alguns KPIs não podem ser esquecidos! Vamos passar pelos 7 KPIs mais essenciais para acompanhar o departamento de compras:

#1. Entrega:

Este KPI mede quão bem o departamento de compras é quando se trata de encontrar o que a organização precisa quando ela precisa.

Como medir: Número de entregas realizadas a tempo / Número total de entregas por fornecedor

Importante: a empresa não deve penalizar um fornecedor por falta de datas de entrega, se o prazo de entrega exigido pelo fornecedor não for cumprido pela empresa ou uma alteração for solicitada no pedido. Estas duas situações precisam ser levadas em consideração ao calcular a métrica.

#2. Cycle time:

É o tempo médio gasto entre o momento em que a requisição de outro setor é enviada e a colocação do pedido. Em outras palavras, o tempo que o departamento de compras leva para atender as necessidades da organização.

Como medir: Data de colocação da ordem de compra – Data de submissão da requisição

Esta métrica geralmente é medida em dias e exclui o lead time do fornecedor.

#3. Lead-time do fornecedor:

É a quantidade média de tempo gasto entre o ponto de ordem para a entrega.

Como medir: Data de entrega – Data da encomenda

Esta métrica também é medida em dias e deve ser medida por fornecedor. Relaciona-se diretamente com o KPI de Entrega.

# 4. Qualidade:

É importante acompanhar os padrões de qualidade, o que significa saber exatamente se as mercadorias adquiridas atendem às necessidades da empresa. Se sim, ótimo. Caso contrário, poderá ser necessária uma mudança de fornecedor – leia aqui sobre compliance no departamento de compras.

Como medir: Quantidade de itens rejeitados / Quantidade total de itens encomendados

Esta métrica é normalmente calculada mensalmente.

Se a porcentagem for muito alta, uma análise deve ser realizada para determinar por que os itens estão sendo rejeitados, se é devido a problemas com o fornecedor, com as ordens de compra ou qualquer outra coisa. Para melhorar a estratégia do seu departamento de compras, leia nosso artigo sobre Strategic Sourcing.

# 5. Risco de inventário:

A obsolescência de bens é um problema real em empresas que fazem grandes compras. Ao longo do tempo, todo o inventário pode tornar-se obsoleto, e o dinheiro gasto para comprar e mantê-lo é desperdiçado – leia aqui as aplicações dos conceitos Opex e Capex, considerando a era da indústria 4.0.

Como medir: Quantia de dinheiro perdida por obsolescência / Valor total do inventário

Esta métrica é geralmente medido mensalmente, mas também pode ser por trimestre ou semestre.

A Soluparts pode ajudá-lo a encontrar peças de reposição obsoletas: envie-nos uma solicitação de cotação.

#6. Esforços de Capacitação:

Esta métrica deve ser mais utilizado em todas as empresas, grandes e pequenos. Aqui, o gerente de compras deve verificar se o pessoal está se esforçando para oferecer mais qualidade e eficiência no trabalho.

Manter abas sobre o número de funcionários de compras com certificações que melhoram o seu desempenho no trabalho. As certificações podem ser graus de faculdade, participação em palestras, especializações, MBAs, etc Quanto mais eles buscam o conhecimento e melhoria, o melhor para a empresa-  confira 3 habilidades essenciais para adquirir profissionais para se destacar na era digital.

Esta é uma ótima maneira de descobrir se a equipe se sente motivada e motivada, e também para recompensar os funcionários que mostram os maiores esforços de melhoria. Finalmente, é uma maneira fácil de perceber a necessidade de fornecer treinamento para a equipe.

# 7 Custo:

Aqui, estamos olhando para 3 métricas.

O número um é a prevenção de custos, que ajuda a equipe de compras a encontrar o preço mais baixo para o mesmo bem entre os fornecedores.

Veja como calculá-lo: Preço de compra real – Preço mais baixo cotado

Número dois, economia de custos. Este indicador difere do último, pois mostra o quanto o departamento conseguiu economizar ao comprar o mesmo bem, do mesmo fornecedor, pela segunda vez, por um preço mais baixo. Ele demonstra o quão bom é o departamento quando está negociando.

O cálculo é este: Preço de compra real – último preço pago

Por último, vem o bem conhecido ROI, Return Over Investment. Ele mostra se os investimentos foram feitos com sabedoria, se o retorno é positivo. Se for negativo, isso significa que algo deu errado no processo e a empresa está perdendo dinheiro – veja aqui a melhor maneira de comparar cotações.

ROI = (Economia de Custo + Prevenção de Custo) / Custo da Operação de Compra

Conclusão

Estes 7 são apenas exemplos de KPIs que você deve seguir em sua empresa! Ao acompanhar esses indicadores, sua equipe de compras será capaz de entender melhor os hábitos de compra da empresa, o desempenho dos fornecedores e se os procedimentos estão funcionando como era suposto. Assim, torna-se mais fácil fazer mudanças de pessoal, realocar investimentos, em suma: avaliar as questões e encontrar as soluções adequadas.

Além de analisar os KPIs, você acompanha as novas tecnologias do departamento de compras? Temos alguns artigos a esse respeito que você poderá ler:

O setor de compras na indústria 4.0
Benefícios de uma cadeia de suprimentos inteligente
A segunda onda da indústria 4.0

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