Equipo de compras, personal de mantenimiento, gerentes, supervisores, operadores…. una empresa está formada por varios centros de actividad, cada uno con su propia forma de trabajar y producir. ¿Alguna vez ha tratado de analizar exactamente cómo se relacionan las actividades de cada sector entre sí?
Aunque están separados por nombres y funciones diferentes, cada departamento tiene una influencia directa en el resultado final de la producción. Si un pequeño sector falla y los errores no se corrigen, la operación podría verse completamente comprometida.
Trate de visualizar su negocio como una gran máquina. Una máquina es construida por muchos engranajes, que tienen diferentes tamaños y giran a diferentes velocidades. Para que todo funcione como es debido, cada engranaje debe encajar perfectamente en el otro, para girar en sintonía, ¿verdad? Cuando uno se acelera, el otro se ralentiza, y así se garantiza la armonía.
En su empresa, dos engranajes son grandes pilares del éxito y deben funcionar en perfecta armonía. Estoy hablando del equipo de compras y del personal de mantenimiento! Estos dos departamentos funcionan de forma complementaria, por lo que la relación entre ambos debe ser totalmente sinérgica, de modo que los engranajes sigan girando perfectamente juntos.
Muchas empresas todavía no trabajan en esta dirección, por lo que los departamentos trabajan casi uno contra el otro. Si uno no ayuda al otro, entonces todo el proceso se arruina desde el principio.
¿Cree que estos dos departamentos están funcionando bien en su empresa? Vea a continuación algunos consejos sobre cómo construir una relación ideal entre el equipo de compras y el personal de mantenimiento, y qué hacer para asegurar el fácil flujo de comunicación entre ellos.
Equipo de Compras X Personal de Mantenimiento: ¿cómo se relacionan?
El personal de mantenimiento es responsable de asegurar el funcionamiento completo de los equipos en una empresa. Si una máquina se rompe o se produce un accidente, este es el departamento que se encargará eficazmente del problema. Aquí decimos “efectivamente” porque no trabajan solos. El equipo de compras es el departamento que se pondrá en contacto con los proveedores para trabajar hacia
la compra de piezas de recambio o nuevas para su sustitución.
Dentro de una industria, podemos destacar tres tipos distintos de mantenimiento: preventivo, correctivo y predictivo. Como su nombre indica, el mantenimiento preventivo es el que se realiza antes de que el equipo presente algún problema, teniendo en cuenta la vida útil aproximada del artículo, estimada por los fabricantes, y el tiempo que tarda en quedar obsoleta esa tecnología.
El mantenimiento correctivo ocurre cuando se producen averías y accidentes, corrigiendo errores que la máquina muestra de forma inesperada. Por último, el mantenimiento predictivo sólo se produce cuando es absolutamente necesario sustituir la pieza de repuesto o el equipo, porque ya no funciona como debería.
Para cada tipo de servicio, hay que ponerse en contacto con el equipo de compras, que se encargará de que el mantenimiento sea eficaz y se lleve a cabo en el menor tiempo posible.
¿Por qué es importante?
Como puede ver, los dos departamentos necesitan trabajar juntos, de lo contrario, el mantenimiento puede ser muy complicado y, por lo tanto, toda la operación puede verse afectada. Un equipo de compras desconectado del departamento de mantenimiento puede causar daños incalculables a su empresa.
Lo ideal es que el mantenimiento se realice siempre de forma programada, para reducir los riesgos y los daños. Un mantenimiento programado previene que un dispositivo ofrezca peligro a los empleados o perjudique una etapa de la producción. Sin embargo, los accidentes ocurren todo el tiempo, y los accidentes no son tan raros como nos gustaría. En esos momentos, la sinergia entre los sectores es esencial para que la situación se resuelva con rapidez y eficacia.
¿Cómo mejorar la relación entre los dos equipos?
Si se pregunta cómo se puede garantizar una buena relación entre el equipo de compras y el personal de mantenimiento, aquí tiene algunos consejos:
#1. Es importante compartir responsabilidades, ya que cada equipo tiene su papel en todo el proceso. El equipo de compras es responsable de hacer un seguimiento del ciclo de vida estimado de los equipos y piezas, así como de estar en contacto constante con los operadores para verificar que se está siguiendo la forma de uso recomendada por los proveedores. Esto es crítico en un enfoque preventivo, ya que permite predecir con mayor asertividad el momento ideal para una intervención del equipo de mantenimiento.
#2. También es importante comprobar constantemente la conservación de las piezas, realizando inspecciones durante el funcionamiento y también cuando el equipo no está en funcionamiento. De esta manera, es posible mantener a los proveedores preparados y ahorrar mucho tiempo durante el mantenimiento.
#3. Hablando de proveedores, aunque pueda parecer extraño, hay una conexión importante allí. En los casos de mantenimiento correctivo, el equipo de compras trabaja en caso de emergencia, para asegurar que el producto o pieza de repuesto sea reparado o reemplazado tan pronto como sea posible para evitar más pérdidas de producción. En estos casos, la comunicación entre los dos sectores es crucial para determinar la elección del proveedor y llevar a cabo el mantenimiento.
#4. En caso de accidente, por ejemplo, es necesario comprobar las causas y el alcance de los daños. Lo que sucedió se debió al mal uso del equipo o fue un defecto de fabricación? ¿Será necesario un cambio de proveedor? ¿Necesitará reemplazar todo el equipo o sólo piezas de repuesto?
#5. Todas estas preguntas serán contestadas por el personal de mantenimiento, y pueden llevar a cambios en el curso de acción del equipo de compras. Ahí lo tienen, más pruebas de la tan necesaria acción conjunta de los departamentos.
#6. El personal de mantenimiento debe ponerse en contacto inmediatamente con el equipo de compras en caso de que el operador informe de un daño, en caso de que se produzcan cambios en el comportamiento del equipo y en caso de que se sospeche que hay defectos. Deberían celebrarse reuniones periódicas para mantener actualizados los datos compartidos. La clave aquí es ejercer las demandas de previsibilidad!
Como puede ver, es esencial mantener una relación sinérgica entre el equipo de compras y el personal de mantenimiento. Los gerentes de cada área deben concentrar sus esfuerzos en asegurar que la interacción entre los sectores se produzca de la mejor manera posible, y ciertamente estos esfuerzos serán recompensados: ¡más productividad, mayores niveles de calidad en la producción, menos pérdidas y un entorno mucho más seguro para toda la empresa!
¿Conoce alguna otra actividad en la que esos dos equipos deban trabajar juntos? Déjalo en los comentarios de abajo!
