Why is the purchasing department so strategic

Share to

Wie man eine gute Bestellung macht

Die Zusammenstellung einer Bestellung ist ein gängiger Bestandteil der Routine des Einkaufs eines Unternehmens. Innerhalb des Unternehmens ist der Materialfluss ein grundlegender Bestandteil der Unternehmenswirtschaft und kann bei nicht strategischer Durchführung zu hohen Risiken und Verlusten führen.

Unternehmen, die Einkäufe ineffizient verwalten, neigen dazu, die Wettbewerbsfähigkeit des Marktes zu verlieren, was zu Konkurs führen könnte. In diesem Sinne bedeutet die Beschaffung von Qualitätsinputs, kurz gesagt, die Aufrechterhaltung eines hohen Qualitätsstandards bei den erbrachten Dienstleistungen. Und wie wir wissen, bedeutet qualitativ hochwertiger Service, auf dem Markt zu bleiben!

Ein guter Bestellprozess ist unerlässlich, um dies sicherzustellen. Neben der Organisation der Anforderungen, der Vereinfachung des Einkaufsprozesses und der Zeitoptimierung ist ein guter Bestellprozess entscheidend für eine gesunde und dauerhafte Beziehung zu den Lieferanten.

Der Bestellvorgang erfolgt in einfachen 5 Schritten:

Bestellanalyse

In der Regel kommen Bestellungen von einer anfragenden Abteilung oder einem Mitarbeiter. In einer bestimmten Häufigkeit hat eine einzelne Abteilung oder ein einzelner Mitarbeiter keine klare Vorstellung davon, was im besten Interesse des Unternehmens liegt, wie Preise und Zahlungsbedingungen, und neigt dazu, nur den Bedarf zu berücksichtigen, den sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben.

Aus diesem Grund muss die überwiegende Mehrheit der Bestellungen überprüft und an die Realität jedes Unternehmens angepasst werden. Das bedeutet, dass es im Unternehmen einige interne Kommunikationsprobleme gibt, die ganz einfach zu lösen sind!

Die Schulung der Mitarbeiter zum Ausfüllen einer Bestellung ist von entscheidender Bedeutung. Jedes Detail des Dokuments sollte vorgestellt und sein jeweiliger Bedarf erläutert werden. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter beginnen, besser zu verstehen, was sie ausfüllen, und zwar mit größerem Eifer.

Es ist üblich, dass Bestellungen Mengen, Mindest- und Höchstfristen für die Lieferung, Lieferbedingungen (Montage von Geräten, Montagemöglichkeit bei der Lieferung usw.) und die Kosten enthalten. Fühlen Sie sich frei, alle Informationen beizufügen, die Sie für nützlich halten!

Denken Sie daran: Bestellungen müssen strategisch durchdacht sein, um die Lieferantensuche zu erleichtern und den Deal abzuschließen!

Lieferantenauswahl

Nachdem der Bedarf an Einkäufen identifiziert wurde, ist es an der Zeit, Lieferanten auszuwählen. Dazu wird nach den besten Optionen für jede Nachfrage gesucht und Preisangebote zur Bewertung angefordert.

Um die am besten geeigneten Lieferanten auszuwählen, sollten Faktoren wie Unternehmensreputation, Preis, Pünktlichkeit und Einhaltung von Fristen und Bedingungen, Erfahrung des Unternehmens in diesem Bereich, Verhandlungskriterien und sogar die Werte, die die Tätigkeit des Unternehmens bestimmen, berücksichtigt werden.

Diese Aufgabe muss mit Vorsicht erledigt werden, damit die Wahl der Lieferanten durchsetzungsfähig ist!

Nach der Auswahl müssen die Lieferanten Angebote mit den Preisen und Konditionen abgeben, die sie für jeden Bedarf anbieten können. Denken Sie daran, nach vollständigen Angeboten mit allen möglichen Informationen zu fragen! Dies ist wichtig, damit Sie sie mit dem vergleichen können, was Ihnen in der Bestellung mitgeteilt wurde, und entscheiden können, welcher Lieferant Sie am besten bedient.

Achtung: Versuchen Sie, diesen Prozess so leicht und schnell wie möglich zu gestalten, damit Sie bei den nächsten Schritten keine Verzögerungen verursachen!

Lieferantenwahl und Bestellversand

Nach Erhalt der Angebote ist es an der Zeit, die Vor- und Nachteile der einzelnen Lieferanten abzuwägen. Zusätzlich zur Analyse der Preise und Konditionen, die jedes Unternehmen vorgeschlagen hat, können Sie Muster oder Demonstrationen der Produkte anfordern, um Ihnen bei der endgültigen Auswahl zu helfen.

Mit dem gewählten Lieferanten wird die Bestellung übermittelt, und von hier aus liegt der Prozess vorübergehend außerhalb Ihrer Hände!

Hier ist ein Hinweis: Legen Sie immer eine durchschnittliche Zeit fest, um Ihre Bestellung an Lieferanten zu übermitteln, um einen Standard in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Indem Sie diese Frist immer einhalten, entwickeln Sie mit Ihrem Lieferanten einen weiteren Glaubwürdigkeitsfaktor bei der Einhaltung von Terminen!

Produktlieferung

Wenn Sie eine Lieferung erhalten, überprüfen Sie, ob alle Bedingungen der Bestellung erfüllt sind. Überprüfen Sie Mengen, Formate und andere Daten in der Rechnung und achten Sie auf Vorfälle oder Verzögerungen, die nicht gemeldet oder begründet wurden.

Nach der Prüfung kann die Ware an die anfragende Abteilung geschickt werden, die alle Informationen überprüft. Der Verantwortliche für den Auftrag muss mitteilen, ob alles in Ordnung ist, und den Antrag für den letzten Schritt freigeben!

Lieferantenabrechnung und -zahlung

Nach allen notwendigen Kontrollen muss die für die Zahlung verantwortliche Abteilung den Beleg und den Abnahmebericht aus dem anfordernden Bereich erhalten. Mit diesen Informationen wird der Kauf genehmigt und bezahlt!

Wenn alles reibungslos läuft, ohne unvorhergesehene Umstände oder Probleme, ist dies die Grundlage für die nächsten Geschäfte.

Nun zu den letzten Tipps:

Verwenden Sie eine Managementsoftware

Mit Hilfe einer Managementsoftware können Sie den Prozess einfacher und organisierter gestalten. Es stehen viele Optionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, alle wichtigen Informationen einzugeben und schnelle Nachverfolgungen zu jeder Bestellung durchzuführen.

Behalten Sie eine gute Kontrolle über Ihr Inventar.

Der beste Weg, um den Kauf von Artikeln unnötig zu verhindern, ist eine gute Kontrolle des Lagerbestands. Sie können hier auch eine Managementsoftware verwenden, um die Dinge einfacher und übersichtlicher zu gestalten.

Bleiben Sie den Umsatzprognosen treu

Jedes Unternehmen trifft Vorhersagen über die Umsatzerwartungen für das nächste Jahr oder Semester. Was einige Leute zu vergessen scheinen, ist, dass die Umsatzprognosen grundlegend sind, um zu verstehen, wie die finanzielle Situation für den betreffenden Zeitraum aussehen wird.

Überprüfen Sie bei der Analyse von Bestellungen immer, ob die Verkaufsprognosen den Erwerb rechtfertigen und ob es möglich ist, ihn zu bezahlen, ohne das Budget des Unternehmens zu gefährden.

Passen Sie Ihre Kaufprognosen immer an die Verkaufsprognosen an! Auch wenn einige der Einkäufe aus ungeplantem Bedarf stammen, sind die meisten von ihnen vorausschauende Reparaturen und Ersatz, die Sie ganz einfach zuordnen können.

Wir hoffen, dass Sie erfahren haben, warum es so wichtig ist, eine gute Bestellung zusammenzustellen, und wie Sie es ohne Komplikationen machen können! Verwaltet Ihr Unternehmen also die Bestellungen auf eine andere Weise? Wie? Haben Sie irgendwelche Tipps oder andere Erkenntnisse, die hier nicht erwähnt werden? Lasst sie unten in den Kommentaren stehen!