How to make a good purchase order

Share to

Ich habe Angebote erhalten, wie kann ich sie vergleichen?

Angebote sind Teil des Einkaufsprozesses aller Unternehmen. Wie Sie wahrscheinlich wissen, erhalten Sie zunächst eine Anfrage von einer der Abteilungen des Unternehmens. Dann müssen Sie sich mit den Lieferanten in Verbindung setzen.

Die Angebote werden so verwendet, dass der Auftragnehmer verstehen kann, unter welchen Bedingungen der Lieferant arbeiten wird, wie z.B. dem für das Produkt oder die Dienstleistung berechneten Preis, Fristen, technische Spezifikationen der Lieferung, Zahlungsmethoden und mehr.

Durch Angebote wählt der Einkauf den Lieferanten aus. Obwohl es wie ein sehr einfacher Prozess erscheint, haben die Angebote einige Besonderheiten, die den Unterschied im Endpreis des Produkts oder der Dienstleistung ausmachen können.

Es ist sehr wichtig zu lernen, wie man Angebote vergleicht, welche Informationen relevant sind und wie man Lieferanten in den Wettbewerb bringen kann. Die Angebotsphase ist einer der ersten Schritte im Einkaufsprozess und einer der wichtigsten für den Erfolg des Kaufs!

Sehen Sie Ihnen das an:

Ein anderer Lieferant, ein anderes Angebot

Jeder Lieferant präsentiert seine Angebote in seinem eigenen Format. Das bedeutet, dass der Einkaufsabteilung Ihres Unternehmens Hunderte von verschiedenen Angeboten für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung erhalten soll, die nicht immer die gleichen Informationen enthalten oder unter den gleichen Bedingungen stehen.

Einige Lieferanten beziehen beispielsweise die Frachtkosten in das Angebot ein, andere ermöglichen es dem Kunden, die Produkte direkt vom Werk oder vom Distributor zu suchen. Einige bieten niedrige Preise, aber sie legen Mindestbeträge fest, um diesen Wert zu garantieren; andere arbeiten immer zum gleichen Preis, bieten aber andere vorteilhafte Bedingungen.

Aufgrund dieser Unterschiede, es ist wichtig zu wissen, was zu überprüfen ist, um Angebote zu vergleichen. Wir haben einige Punkte aufgeführt, die Sie unbedingt in einem Angebot überprüfen müssen und nach welchen Kriterien Sie zwischen den Lieferanten wählen sollten:

Technische Daten

Überprüfen Sie immer die technischen Daten des Angebots. Dazu gehören alle Informationen über das Produkt, wie Gewicht, Farbe, Größe und andere Daten. Es ist wichtig, dass das Angebot die Bedingungen angibt, unter denen das Produkt bei der Lieferung ankommt, wenn es montiert oder demontiert wird, und ob der Lieferant z.B. Geräte für die Montage bereitstellt.

Einheit und Verpackung

Apropos Bedingungen, es ist wichtig, die Einheits- und Verpackungsvorschriften zu überprüfen. Einige Produkte werden in großen Mengen gekauft, wie z.B. kleine Ersatzteile, Werkzeuge, Schrauben, Nägel. Andere werden nur im Bedarfsfall oder in kleinen Mengen gekauft, wie z.B. Motoren. Im Angebot muss angegeben werden, in welcher Einheit das Produkt gekauft wird (z.B. in Pfund oder Kilo, Hunderten oder Tausenden), sowie die Verpackung, in der es geliefert wird.

Die Verpackung ist wirklich wichtig, weil sie einen direkten Einfluss auf den Preis hat! Einige Inputs werden in Palettenkisten transportiert, andere in Plastikbeuteln mit Luftpolsterfolie oder Schaumstoffstücken zum Schutz, und das macht den Unterschied im Endpreis aus.

Auch der Transport sollte bewertet werden. Die Luftfracht ist schneller, aber teurer, während der Transport auf Autobahnen oder Bahnen billiger sein kann (trotz des höheren Unfallrisikos und der längeren Vorlaufzeit). Der Schiffstransport beinhaltet Hafengebühren zusätzlich zum Zeitpunkt des Be- und Entladens, die eine gründliche Analyse des Preises und der voraussichtlichen Frist erfordern.

Das führt uns zum nächsten Punkt.

Deadline

Die Lieferzeit ist vielleicht die grundlegendste Information des Angebots – natürlich nach dem Endpreis. Die Lieferzeit muss dem entsprechen, was das Unternehmen in der Bestellung angibt, und der Lieferant muss sich verpflichten, diese Frist einzuhalten, außer bei außergewöhnlichen Umständen wie z.B. Unfällen oder Streiks.

Zahlungsbedingungen

Jeder Lieferant erhält die Zahlung, wie es ihm am besten passt. Einige bieten die Möglichkeit von Ratenzahlungen mit einer Anzahlung, während andere keine Zahlung verlangen, andere bieten Rabatte bei Barzahlung usw. an. Die Zahlungsbedingungen müssen im Angebot sehr gut diskriminiert werden, da sie ein wesentlicher Faktor für die Wahl des Lieferanten sind!

Gültigkeit des Vorschlags

Alle Angebote haben ein Verfallsdatum. Achten Sie darauf! Stellen Sie sicher, dass das Ihnen zugesandte Angebot ausreichend lange gültig ist, um den Kauf unter diesen Bedingungen durchzuführen, da der Preis- und Lieferantenauswahlprozess etwas zeitaufwendig sein kann.

Ort und Bedingungen der Lieferung

Die Angebote der Lieferanten geben in der Regel den Ort der Lieferung oder Abholung des Produkts an. Es kann im Unternehmen selbst, in der Fabrik, im Lager des Distributors, im Hafen, im Flughafen, im Spediteur, an der Grenze sein. Identifizieren Sie den Standort und das, was im Preis enthalten ist, durch das Akronym CIF (Cost, Insurance and Fracht/Kosten, Versicherung und Fracht) für Versicherungs- und Frachtkosten inklusive, und FOB (Free on Board) für Waren, die vom Käufer zurückgezogen werden. Vergewissern Sie sich, dass diese Lieferbedingungen den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, bevor Sie den Endpreis ermitteln!

Verschiedene Informationen

Wenn zwei Angebote für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung unterschiedliche Informationen enthalten, ist es am besten, das Angebot Punkt für Punkt aufzuschlüsseln. Nehmen Sie jede Kategorie, die wir oben erwähnt haben, und stellen Sie eine Tabelle zusammen. Teilen Sie dann jedes Angebot in diese Punkte auf, geben Sie den individuellen Preis jedes Artikels ein und geben Sie die Details so ein, wie sie erscheinen.

Wenn ein Lieferant beispielsweise kostenlosen Versand und eine Gebühr für die Montage des Equipments anbietet und ein anderer Lieferant Fracht und Montage als eine einzige Gebühr betrachtet, müssen Sie diese Informationen separat in die Tabelle eintragen, aber die Werte des ersten Lieferanten addieren, um einen korrekten Vergleich mit dem zweiten durchzuführen.

Auf diese Weise können Sie Angebote vergleichen, die völlig anders zu sein scheinen!

Also, fühlen Sie sich bereit, Angebote zu vergleichen, ohne die relevanten Punkte zu verpassen? Vergiss nicht, jedes Angebot zu entwirren, besonders wenn es unterschiedliche Informationen zum Vergleich gibt. Es braucht mehr Zeit, als nur die Endpreise zu betrachten und zu vergleichen, aber Ihre Analyse wird viel durchsetzungsfähiger, ebenso wie Ihre Lieferantenauswahl.

Haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Angebote zu analysieren und zu vergleichen? Lasst es uns wissen! Lasst es unten bei den Kommentaren stehen!